中山大学实验材料采购平台上线试运行
本报讯 记者高荣月报道 为进一步提高学校采购工作效率，完善采购管理内控机制建设，实现采购过程的公开透明、可追溯，中山大学组织开发了采购管理信息系统和实验材料采购平台，实验材料采购平台已于11月上线试运行。
“实验材料采购很复杂，时常给采购活动带来诸多问题，我们基于采购平台对原有的科研试剂耗材采购管理流程做了重大变革。跟以往相比，实验材料采购从下达订单、审批经费开支、送货验收到财务结算，所有的环节都在平台上完成。”中山大学设备与实验室管理处实验材料采购主管赵国芳对此表示。
据了解，中山大学实验材料采购整个环节包括下达订单、多级审批、拍照验收、统一结算和危险化学品管理等，这一系列操作都将在平台操作完成。依托实验材料采购平台，将逐步实现实验材料采购从“选择耗材到发起采购任务，再到审批、与供应商协商议价、确定采购、冻结预算，再到货到验收、结算报销”的全过程管理。依托采购管理信息系统，学校各单位的统一采购项目将逐步实现从“预算计划到采购论证，再到招投标管理，再到合同管理、效果评估”的全流程信息化管理。
赵国芳表示，新平台主要解决学校实验材料分散采购难点，包括缺乏行业标准导致的产品质量问题；信息不对称造成的价格虚高问题；科研试剂耗材采购金额少、频次高、品种杂、实时性高等特点导致管理成本高、财务人员工作量大的问题；未对接财务信息系统无法形成“人、财、物”闭环管理导致实验材料的交易真实性存疑、出入库管理不到位等审计问题。通过平台采购，整个采购过程实现了公开透明、无纸化、可追溯，并随时可以查阅、调取相关信息。
据了解，该平台还将科研人员从繁琐的采购报销环节中解放出来。科研人员在平台上购买实验材料，试剂耗材的品牌、价格、销量、送货周期、使用评价等信息均在系统上展示，科研人员可以在平台500多万种商品中自由选购，经过课题负责人审批后生成订单，供应商发货后，采购人拍照验收即可。供应商汇总当月交易订单后，统一到学校财务部门办理结算手续。
“整个流程采用线上审批，无需纸质签名与合同，科研人员免去了之前来回跑职能主管部门签订合同、找课题负责人签字、跑财务报账等诸多繁杂过程。新流程真正实现了‘卸下科研人员身上的报销担子’。”赵国芳表示，“在科研采购环节‘能放尽放’，加强了采购过程的合规化管理，充分体现出校方在科研采购管理中的‘放管服’思想。与此同时，平台通过统一结算的方法，大大减少了供应商开发票的频次，减少了财务部门的工作量，有效地缩短了供应商的回款周期。”
据了解，新平台对准以往在实验材料采购过程中各课题组采购自主权过大、采购各环节管理过于分散等现象，其目的是解决以往采购各部门、各环节衔接比较滞后等问题。新平台在仔细论证了管理的底线基础上，通过系统对接的方式，利用包括采购多级审批、拍照验收、危化品管理（包括涉危化品商家资质审核、管制品采购审批留痕、危化品存量管理和采购预警）、采购项目预算管控等方式使整个流程符合规范，进一步满足了学校采购内控管理的全方位要求。
新平台不仅改变了整个采购流程，长此以往新平台还将不断累计大量采购数据，利用好这些数据，除了推动科研管理信息化建设，简化采购工作流程，还能为学校科研采购服务提升、为开展科研管理工作提供充足的数据资源。比如，财务部门能够实时掌握各课题采购明细，方便审计工作开展；学校设备处可统计全校采购情况，针对采购量大的商品进行招标集采，从而不断降低采购成本，提供更好的采购服务；科研处可利用数据资源，全局了解全校科研动向，推动校内科研立项工作。
为保证采购管理信息系统和实验材料采购平台应用顺利推广,学校政府采购与招投标管理中心、信息化管理办公室、设备与实验室管理处于11月中旬分别在广州校区南校园、北校园、东校园和珠海校区举办了四场系统上线试运行培训会。
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