声像档案的分类、归档范围和整理要求
一、声像档案的分类
1、F1底片
2、F2正片
3、F2.1建设面貌
4、F2.2人物类
5、F2.3会议类
6、F2.4参观视察类
7、F.2.5业务活动类
8、F2.6荣誉类
9、F2.7文体活动类
10、F3录音带
11、F4录像带
12、F5磁盘
13、F6光盘
二、声像档案的归档
（一）归档范围
1、凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，应归档保存。
2、根据国家档案局《照片档案管理规范》及市档案局有关声像档案归档的要求。
声像档案归档范围及保管期限为：
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| 序号 | 属类名称 | 内 容 | 保管 |
| | 建设面貌类 | 本单位建设面貌的声像信息材料（包括：地理概貌、城乡建设、工程项目、名胜古迹、自然风光、办公环境等） | 永久 |
| | 人物类 | 本单位历任领导班子照片（单人照） | 永久 |
| | 会议类 | 各种重要会议的声像信息材料 | 永久/长期 |
| | 参观视察类 | 上级机关领导或社会知名人士来本单位视察、检查工作的声像信息材料 | 永久/长期 |
| | 业务活动类 | 本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的声像信息材料 | 永久/长期 |
| | 荣誉类 | 被评为市级以上先进集体及各种奖项、称号的荣誉实物的声像信息材料(将实体拍成的照片) | 永久 |
| | 文体活动类 | 本单位组织的各项文娱体育活动的声像信息材料 | 长期 |
3、编制本单位声像档案的归档范围。
为了确保本单位声像信息材料的完整、准确、系统。各单位都要根据本单位实际情况制定声像档案归档制度和保管期限表。归档制度包括归档的范围、时间和要求，并明确有关人员的职责。
三、声像档案的整理
（一）照片档案的整理
△底片档案的整理
1、整理要求：
（1）底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，并将底片号完整的写在底片册对应的位置及底片袋上，装满一册为一卷，每一卷底片编一个流水张号。底片不需制作目录。
（2）底片与照片应分开存放。
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2、编底片张号（机关档案）
F1—1（1） 底片张号（一本底片内编一个流水号，从1 起开始编）
F1—1（1） 底片案卷号（从1起编）
F1—1（1） 一级属类（照片类代号）
F1—1（1） 大类代号（声像档案）
3、编底片册号（案卷号）
F1—1 第一卷（底片册号，从1起编）
F1—1 一级属类（底片类代号）
F1—1 大类代号（声像档案代号）
4、填写底片册封面、背脊（机关档案）
封面格式：
| 全宗名称：广州市海珠区XX局 | |||
| 题 名： 底片 | |||
| 全宗 号 | 50 | 档号 | F1-1 |
| 目录 号 | | 起止张号 | 1～ |
| 年 度 | 2006～ | 保管期限 | 长期 |
脊格式：
| 全 宗 号 |
| 50 |
| 目 录 号 |
| |
| 年 度 |
| 2006～ |
| 类 别 |
| 底片 |
| 档 号 |
| F1-1 |
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△照片（正片）档案的整理
1、照片分类：
按内容分类（一般分七大类见归档范围），每类设一册或若干册，按时间先后顺序，装满一册为一卷。
2、照片筛选：
各类照片按内容分组，形成两张以上（含两张）照片称为一组，最好每组筛选4—6张，筛选的照片要充分反映整个活动的特点（标致物、主背景、主要人物、主场景、横幅、主要过程等）。
3、照片入册：
像册内按时间先后，一组照片排完后，再依次排另一组照片。
4、照片整理编号：
照片均在各自像册内编张号，每个像册内照片的编号均从“1”开始，同一像册内照片或底片张号不能重复。并在照片背面写上相应的照片号。大张照片不能装入普通的像册，要在相应像册内编号后再单独存放，标明存放地点，照片袋上贴上档案标签，便于查找。
机关照片档案编号
F 2.1— 1（1） 正片张号（一本正片内编一个号、从1起开始编）
F 2.1— 1（1） 正片案卷号（从1起编）
F 2.1— 1（1） 二级属类（建设面貌类）
F 2.1— 1（1） 一级属类（照片类代号）
F 2.1— 1（1） 大类代号（声像档案）
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5、编写总说明：
每一组照片要编写“总说明”，“总说明”中要标明活动的时间、地点、内容、机构、人物全名、职务及本组照片的起止张号等，让陌生人看了一目了然。“总说明”在像册内占一张照片的位置，打印后放在本组照片的前面。
总说明示例：
2000.4.6海珠区档案局在区小礼堂召开档案工作表彰大会。广州市档案局副局长XXX、海珠区副区长XXX、海珠区政府办主任XXX、广州市档案局监指处XXX等参加了会议。
照片共4张，照片号为：F2.2—1(1)～（4）
6、编写分说明：
| 正片号 | F2.2—1（1） |
| F1—2（10） | |
| 参见号 | |
| 摄影者 | XXX |
| 时间 | 2000.07.01 |
| 说明:广州市XX局副局长XX(右四)在座谈会上讲话 | |
由于总说明已对一组照片的主要内容作了提示，分说明只需将照片各自的主题进行说明，如果照片中人物多时，则注明照片中主要人物的具体位置。只形成一张照片时，只需写“分说明”，此时“分说明”内容应包含“总说明”的内容。
分说明示例(此例为一组照片中某张照片的分说明)
或
| 照片号 | F2.2-1(5) | 说明：给区档案局颁发证书。区委书记XXX（前排左二）、区长XXX前排左一）、区档案局局长XXX（前排右二）、副局长 |
| 底片号 | F1-2(214) | |
| 摄影者 | XXX |
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| 全宗名称：广州市海珠区XX局 | ||||
| 题 名 ： XX局参观视察照片 | ||||
| 全宗 号 | 50 | 档号 | F2.2—1 | |
| 目录 号 | | 起止张号 | 1～ | |
| 年 度 | 1999～ | 保管期限 | 长期 | |
| 背面 | ||||
| 全宗号 | ||||
| 50 | ||||
| 目录号 | ||||
| | ||||
| 年 度 | ||||
| 1999- | ||||
| 类 别 | ||||
| 参观视察 | ||||
| 档 号 | ||||
| F2.2—1 | ||||
7、填写照片档案册封面与背脊标签
正面
8、填写照片卷内目录
（1）每个像册内都需要附有照片卷内目录。
按像册内照片号的顺序依次在卷内目录上逐栏写入每组照片“照片号/底片号”的起止号、“题名”（即一组照片反映的内容“总说明”）、“拍摄时间”等。
（2）照片卷内目录一式两份，一份放像册内，一份放照片目录夹内。
示例：
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照片档案卷内目录
| 照片号/底片号 | 题 名 | 拍 摄 | 备注 |
| | 2000年2月14日,市委书记XXX、副书记XXX等市领导同志到市档案局（馆）向全体干部拜年，并参观了档案馆技术室。照片共3张，照片号为F2.2-1（1）～（3） | | |
| F2.2-1（1） | XXX书记向档案馆全体同志拜年 | 2000.02.14 | |
| F2.2-1（2） | XXX(右一)、XXX（右二）档案馆全体同志拜年 | 2000.02.14 | |
| F2.2-1（3） | 市领导参观技术室（左起：1XXX,3XXX,5XX） | 2000.02.14 | |
| | 2000年3月18日，XXX处全体同志到珠海市档案馆参观学习。照片共2张，照片号为F2.2-1（4）～（5） | | |
| F2.2-1（4） | 全体同志在珠海市档案馆前留影 | 2000.03.18 | |
| F2.2-1（5） | 参观珠海市陈列室 | 2000.03.18 | |
9、填写照片案卷目录
（1）以像册为登记单位分类编写照片的案卷目录。按像册档号的先后顺序依次在案卷目录上逐栏写入每个像册的“档号”、“题名”、“日期”、“张数或分钟”、“保管期限”等。
（2）照片的案卷目录只出一份，放入“声像档案目录”夹中，与照片的卷内目录（位于案卷目录之后）一起组成照片的检索目录。
示例：
声像档案案卷目录
类别：照片类
| | | | 张数或 | 保管期限 | |
| F2.1—1 | 广州市海珠区档案局面貌建设 | 1985- | 20 | 永久 | |
| | | | | | |
| | | | | | |
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类别：照片类
| | | | 张数或 | 保管期限 | |
| F2.2—1 | 海珠区档案局（馆）各种会议及档案系统会议的照片（一） | 1985- | | | |
| F2.2—2 | 海珠区档案局（馆）各种会议及档案系统会议的照片（二） | 1991- | | | |
| F2.2—3 | 海珠区档案局（馆）各种会议及档案系统会议的照片（三） | 1996- | | | |
10、照片档案目录的装订：
照片档案目录的组成：目录夹、照片案卷目录、照片卷内目录（所有目录要用档案管理软件注录打印）采用“三孔一线”装订法。
11、编制照片档案目录夹标签
声像档案目录封面标签：
| 全宗名称 | 广州市海珠区XXX局 |
| 全宗号 | 10 |
| 目录号 | F2-1 |
| 年 度 | 1966～ |
| 类 别 | 照片 |
| 保管期限 | 永久 |
上述标签为该本目录没装满的情况下的写法，如果装满则其中“年度”均要写起止年度。
△数码照片的编写示例说明（机关）
F5-13. 6（101）数码照片尾号（尾号为101，为原始编码中尾端不同部分）
F5-13. 6（101）光盘内文件夹的编号（按每次活动时间的先后从1起编）
F5-13. 6（101）第13张光盘
F5-13. 6（101）光盘代号
· “F5-13”为第13张光盘
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· “F5-13.6”为光盘内第6个文件夹
“F5-13.6(101)”为光盘内第6个文件夹中尾号为101的数码照片
· 说明：数码照片的编号填写在“分说明”中“底片号”栏
注：在数码照片中应挑选几张能准确、全面反映活动内容的照片，晒成纸质照片归档。
（二）录音、录像带及光盘、磁盘的整理
1、整理要求
（1）录音带、录像带、光盘等载体类型的声像档案以自然的盒、张为组卷单位进行整理，一盒（张）编一个案卷号。
（2）同一载体类型按时间顺序编流水号；
（3）直接填写案卷目录、不需填写卷内目录。
2、编号示例：
F 3—1 案卷号（第一盘录音带）
F 3—1 一级属类（录音带）
F 3—1 声像档案
F 4—2 案卷号（第二盒）
F 4—2 一级属类（录像带）
F 4—2 声像档案类
光盘、磁盘以此类推。
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3、录音带、录像带、光盘等声像的载体与包装上均应贴上它的档号标签。
如：
| 档号 | F3—1 |
或
| 责任人 | XXX | 档号 | F5—1 |
| 题名 | XXX局数码照片 | ||
| 制 作 | 2000.03.09 | 密级 | |
| 应 用 | ACDsee、windows Media Player 等 | ||
| 应 用 | DOS、windows95/98/2000/xp linux等 | ||
4、填写录音带、录像带、光盘等声像档案目录
（1）录音带、录像带、磁盘、光盘等载体声像档案以自然盒、张为登记单位编写案卷目录。按各自档号的先后顺序依次在案卷目录上逐栏写入同类载体的“档号”、“题名”、“日期”、“张数或分钟”、“保管期限”等。
（2）此种案卷目录只出一份，放入“声像档案目录”夹中，形成录音带、录像带、磁盘、光盘等载体档案的检索目录。
示例：
声像档案案卷目录
类别：录音带
| | | | 张数或分钟 | 保管期 限 | 备注 |
| F3-01 | “中心”意见征询会录音（一） | 1995.09.24 | 60 | 长期 | |
| F3-02 | “中心”意见征询会录音（二） | 1995.09.24 | 60 | 长期 | |
| F3-03 | “中心”意见征询会录音（三） | 1995.09.24 | 60 | 长期 | |
5、录音带、录像带、光盘等声像档案目录的组成：“目录夹、案卷目录”
6、编制录音带、录像带、光盘等声像档案目录（光盘为例）
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7、目录的装订与照片档案目录相同，采用“三孔一线”装订法。
8、如果本单位声像档案少，为节省资源，不必每类设置一本目录，可将照片、录音带、录像带、光盘等目录分别打印后装订成一本目录，组成一种声像档案检索目录。
声像档案目录封面、背脊标签的填写：
封面标签格式
| 全宗名称 | 广州市XXX局 |
| 全宗号 | 10 |
| 目录号 | F-1 |
| 年 度 | 1966~ |
| 类 别 | 照片.录音.录像.光盘 |
| 保管期限 | 永久、长期 |
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