10大经典的项目管理工具:①项目组成员表、②项目范围说明书、③Project & WBS、④项目进度计划表、⑤项目风险管理表、⑥项目沟通计划表、⑦项目会议纪要、⑧项目状态报告、⑨项目变更管理表、⑩项目总结表。简简单单的10张工具表格,浓缩了项目管理的知识与方法。
《10大经典的项目管理工具》系列,一张思维导图,回顾往期精彩内容:
这节,我们接着往下看第6张工具表:《项目沟通计划表》
我们都知道,一个项目往往都会牵扯到很多人,比如,项目组的成员、公司的领导、甲方客户、上下游的供应商等等,这些人,不管是直接还是间接地,影响着(或者被影响着)项目的实施进度,这,在项目管理中,被称为'干系人'或者'相关方'。
项目的顺利实施,实际上,就是在权衡多方利弊后,各干系人对项目的期望达成共识的过程。项目的成功实施,就是满足客户、公司对项目的期望,也就是常说的在时间、成本、质量约束条件下的项目目标。
这,就是沟通的意义。
项目实施过程中,很多的问题,往往都是沟通不畅造成的:各干系人间的信息不对称、相互间的误会、各种不合作、协作困难,造成了项目各种各样的返工、时间、成本上的浪费。这些情况,不会随着项目的推进自动变好,若,不能及时解决,终将会造成项目的失败。
所以,项目实施过程中,项目经理最该干的事,就是搞定干系人,想办法给各方干系人,营造一个良好的沟通氛围,建立起一套顺畅的沟通机制,这就是《项目沟通计划表》的作用。
如下示例:
《项目沟通计划表》包含两部分内容:项目基本情况和沟通计划。
一、项目基本情况
内容有,项目名称、项目编号、制作人、审核人、项目经理、制作日期,这些都是项目基本信息,在10大经典项目管理工具中,都有,不用多说。
二、核心、项目沟通计划
这,实际上是一个计划列表,内容有,利益干系人、所需信息、频率、方法、责任人:
当,你把项目干系人都识别出来,并针对不同干系人的特点,制订了针对性的沟通计划(沟通内容、频率、方式、责任人)后,在项目实实施过程中,再根据计划的实施效果,跟进修订,这样,才能保证项目在一个良好的沟通氛围中,持续顺利地推进。几个要点:
《项目沟通计划表》,是项目开始时,项目经理需要完成的一项重要工作,它定义了项目实施过程中的沟通框架,“什么时候,和什么人,进行何种方式的沟通,沟通的内容什么?”
概括如下:
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