第一章 总则
第一条 为加强档案管理，促进档案工作为本单位各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》等有关规定，结合本单位实际，制订本办法。
第二条 档案是指本单位在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 加强对档案工作的领导，明确档案管理机构，配备档案管理人员、为档案工作提供必需的条件。
第四条 档案工作的基本原则是:集中统一管理本单位全部档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。
第二章 档案管理体制及其职责
第五条 成立以分管档案工作的领导为组长，以综合档案室为核心，各部门专(蒹)职档案员为成员的档案管理网络体系。
第六条 负责档案工作的部门依法履行下列职责：
(一)贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策，建立健全档案工作各项制度;(二)统筹规划并负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和开发利用等工作，确保档案资料的完整、准确与安全，积极主动地为各项工作服务;
(三)对各部门文件、资料的形成、积累和归档工作进行监督、指导;
(四)参加新产品、科研项目鉴定，设备开箱与基建工程项目竣工验收工作，对有关文件材料的完整、准确情况进行监督；
(五)监督指导所属单位的档案工作;
(六)参与所属产权变动单位档案的处置工作;
(七)完成与档案工作相关的其他工作。
第七条 各部门专职或兼职档案人员，负责本部门形成文件材料的收集、积累和立卷归档工作。
第三章 文件材料的形成与归档
第八条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作列生产、技术、经营、建设等部门工作计划和程序，列入各部门的职责范围及有关人员的岗位责任制。
第九条 各部门及承担重大科研、技改和建设等任务的项目负责人应确定人员负责文件材料的积累整理和归档工作。
第十条 举行重大活动或发生重大事件时，以及在产品试制定型、科研成果鉴定、外购设备仪器开箱验收基建工程竣工验收和所属单位产权变动过程中对资产处置时，有关部门应通知档案人员参加，档案人员应做好文件材料的摄录、收集工作，对文件材料的完整、准确情况进行审查、验收。
第十一条 产品、工程创优、科研成果评奖，应将归档材料是否完整、齐全、准确作为审查内容，归档材料不完整、不准确或档案部门不签署意见的，不得申报和奖励。
第十二条对因公外出学习、考察、参加会议获取的材料和外购资料、书籍，有关人员应及时向档案部门办理移交登记手续，经档案部门接收，并在所发生的差旅费用或购书凭证上签字后，财务部门方可办理报销手续。
第十三条 文件材料的归档范围
(一)按材料来源分:
1.本单位各部门形成的文件材料;
2.本单位外部形成的对本单位有保存价值的文件材料;
3、本单位所属单位应移交的文件材料;
4.本单位派出(包括境外)机构应移交的文件材料;
5.本单位参与投资的全资、控股、参股企业应移交的文件材料;
6.本单位参与的合作项目、合作单位应移交的文件材；
7.本单位改制过程中兼并、购买其它单位的有关材料。
(二)按发展阶段分
1.筹备、设立过程中形成的文件材料；
2.运营中形成的文件材料;
3.合并、重组、分立、解散和破产等产权变动过程中形成的文件材料。
(三)按载体形式分
1.纸质文件、图纸;
2.存储电子文件的光盘、磁盘、磁带(相应的软件和文字说明);
3.录音带、录像带;
4.照片底片;
5.实物;
6.其它。
第十四条 文件材料归档的具体归档和要求见《文件材料归档办法》。
第四章 档案的管理
第十五条 遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，依据本单位管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学的类与编号，具体方法见《档案分类编号办法》。
第十六条 编制档案总目录以及分类目录、底图目录、专题目录等检索工具，其内容格式见《档案装具与用表格式》。
第十七条 配备适应需要的档案库房和橱具等设施，并具有防盗、防火、防潮、防光、防高温、防有害生物、防污染等安全措施。
第十八条 对新接收入库的档案进行杀菌灭虫处理。
第十九条 珍贵的、绝密的档案应放入保险柜或采取专门措施保存。
第二十条 定期鉴定已超过保管期限的档案。
第二十一条 建立档案统计台帐，按年度对档案管理的基本情况进行统计，统计的内容包括档案种类、数量、档案提供利用及其效果等方面。
第二十ニ条 档案人员应严格执行档案保密规定，做到不失密、不泄密，确保档案的安全。
第ニ十三条 档案管理纳入本单位信息化管理系统，要适应现代化管理需要。
第二十四条 档案人员变动时，应办理档案交接手续。交接双方应对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字
第二十五条 人员调离时，须将档案资料交档案室后方可办理调离手续。
第二十六条本单位实施破产、兼并、出售、租赁、股份制改造时，其档案处置与管理办法按《湖南省国有企业产权变动档案管理办法》的规定执行。
第二十七条档案部门应大力开发档案信息资源，为改善本单位经营管理、提高产品量、实现产品更新换代、降低物质消耗、增加经济效益等方面服务。
第五章 奖励与处罚
第二十八条 有下列情形之一的，给予表彰或奖励:
（一）在档案的收集、管理和利用等方面做出显著成绩的；
（二）在档案科学研究方面做出重要贡献的；
（三）将个人所保存的珍贵档案捐献给单位的；（四）为保护档案安全做出突出成绩的；
（五）同违反档案法律、法规的行为做斗争表现突出的。
第二十九条有下列行为之一的，责令限期整改，拒不整改或情节严重、造成损失的，按规定对其部门负责人和责任人给予相应的处罚:
（一）不按规定归档和移交档案的；
（二）违反本办法第十条的；
（三）档案库房不符合规定，危及档案安全的；（四）档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的；（五）擅自提供、抄录、复制档案或者泄露档案秘密的；
（六）擅自销毁档案的；
（七）利用档案谋取私利的。
第三十条 违反档案法律、法规，构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
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