问:我是单位的办公室主任,分管我的领导却什么也不管,我该怎么办?
这位分管办公室的副职领导真是“大智若愚”。你应该感谢他“什么也不管”。他要是管起事来,你就麻烦了。比如,分管领导让你买梨子当福利,一把手让你买苹果当福利,你听谁的?
所以,分管的领导不管事才是“聪明”的,对你也是有利的。你连这个都“拎不清”吗?
【一】办公室的定位比较微妙。
任何单位都有两个部门地位微妙,一个是办公室,一个是人事部门。一般情况下,单位的一把手应该分管办公室和人事部门。
但是,有些一把手“矫情”,不想被别人说自己抓权,“故意”让其他副职领导分管办公室和人事部门,其实,给这两个部门造成很大困扰。
人事部门是“管人”的,“人事权”是一把手的“天然”权力。办公室是单位的“大管家”,也是一把手的贴心“小棉袄”。
这两个部门,安排给哪位副职分管都不好管理。聪明的副职一般都是“只挂名不管事”,反正都是一把手说了算,何必给自己惹麻烦呢。
从办公室主任的维度来看,副职什么都不管,更有利于开展工作,说句“难听的话”——围着一把手转就对了!话糙理不糙。
在现实中,哪位办公室主任不是一把手的“贴心小棉袄”?如果不是,那么,他的职位不保。副职夹在正职和办公室主任之间,当“电灯泡”吗?
【二】分管领导采取的是“避嫌”策略,有利于办公室主任开展工作。
办公室有三个职责:为领导服务、为同级服务、为下级服务,号称“三服务”。但是,在现实中,办公室主任为领导特别是一把手服务,是核心职责。如果让一把手不满意,办公室主任是干不长的。
在单位里,办公室主任的进步概率比较大,因为一把手掌握“人事权”,服务得好,可以提拔进班子。如果服务不好,也容易被调整到冷门岗位,打入冷宫。
所以,办公室主任这个角色,既有“近水楼台先得月”的优势,也有“伴君如伴虎”的风险,正所谓“成也萧何败也萧何”。
办公室主任都非常清晰地认知自己的定位,主要围绕一把手来开展工作、兼顾其他副职的需求。分管的副职领导比办公室主任更清楚地知道自己的定位和办公室主任的定位,不干预办公室的工作,也许就是对办公室主任的最大理解和支持。
办公室主任,一般情况下,都是一把手亲自挑选的,应该是一把手信得过的心腹。一把手在名义上让副职分管办公室,但是,在实际工作中,有事都是直接找办公室主任的,出门也带着办公室主任,家里的私事也会安排办公室主任,不可能再通过副职安排办公室主任。有些事物,分管的副职领导都不知道,怎么管呢?
再说了,在工作运行中,一把手与分管领导在安排工作上存在分歧必然发生,那么,办公室主任应该听谁的呢?
在现实中,聪明的办公室主任必须听一把手的,那么,分管领导怎么办?所以,分管领导不介入、不插手、不干预,能够有效避免矛盾发生,实现一把手、副职和办公室主任的“三赢”。
【三】办公室主任应该怎么做呢?
办公室承担着“综合服务、文字写作、公文办理、上下通联、左右协调、督查督办、参谋助手”等多项重要职责,可以说是单位的中枢部门、牵头部门,一般排在其他部门的最前面,经常被同级戏称是“0号部门”。
既然是中枢部门、牵头部门,肯定要围绕一把手的意图来运行,又不能仅仅围绕一把手来运转,还要兼顾其他副职领导的服务,兼顾协调其他部门的运行,兼顾下级单位的上情下达、下情上达等运行。
所以,平衡各方面的需求就是办公室主任的核心职责,也是考验办公室主任的难点。
只有一把手满意,其他副职领导都不满意,办公室主任也是不容易被提拔的;其他副职都满意,只有一把手不满意,那么,办公室主任一定“死定”了。
所以,作为办公室主任,分管领导不管我怎么办?高手用这4招,实现一把手、副职和办公室主任的“三赢”。办公室主任要做到以下4点:
一是要摆正办公室主任的位置。
不能依仗一把手的信任而盲目自大,忘乎所以,把其他副职不放在眼里。办公室主任不仅仅要为一把手服务,还要为其他副职服务。
办公室主任不是一把手的“私人管家”,而是整个单位和班子的“大内总管”。
有人恭维办公室主任是“二当家”的,千万不要“上当”,千万不要被“捧杀”,必须摆正自己的位置,尊重每一位副职领导,尤其要尊重分管的副职领导,“狐假虎威”的“二当家”的下场都不太好
二是要主动向分管领导汇报工作。
分管领导可以不管你,但你不能不汇报,汇报工作,既是职责所在,也是一种尊重。
分管领导也知道你的安排是一把手的授意,一般情况下都会同意你的汇报。汇报要讲究一个技巧:不能凡事都说是一把手定的,分管领导都是聪明人,看破不说破,同意你去做即可。
但是,你总是说这是一把手定的,分管领导心里会想:既然一把手都定了,还向我汇报个毛线呢?所以,双方都是心知肚明的,你摆正位置、态度谦虚就可以了。
三是对待大家要一视同仁。
办公室位于单位的中枢,既要服务领导,也要服务同级部门,更要服务下级。如果只盯着一把手服务,其他副职会有意见;
如果只为班子服务,同级部门背后一定说你是一只“哈巴狗”;
如果只为领导和部门服务,下级员工就会告你的状。
尽管心里要围绕一把手转,但不能表露出来,对谁都是一视同仁,不分贵贱,不能势利眼,让大多数人评价你还行,就算成功了。
四是发挥好管家的作用。
办公室主任既是单位的“大管家”,也是一把手的“小管家”,甚至是一把手的亲信和嫡系。要精通业务,把单位的综合性事务办理得明明白白的。
要平衡好班子副职的关系,要做“润滑剂”,促进班子的团结,不要乱传闲话。重点是不能得罪一把手,要把一把手的事情办得明明白白的。
班子成员多了,众口难调,你是很难取悦所有人的,难免会得罪一些人。
只要不得罪一把手,一把手最终能为你兜底,如果你得罪了一把手,谁也救不了你。
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