客户行业 建筑行业
问题类型 绩效管理信息化系统
【客户背景及现状问题】
某大型建筑公司成立于2014年，是某国企集团下属二级公司。随着公司规模不断扩大，目前现有职工300多人，成立10多个部门，业务范围涵盖房地产建设、物业管理、公寓管理、会展中心管理等，多次组织举办了国家级、省级的重点活动。前几年公司处于稳定发展阶段，重在业务扩展，成立多个业务板块和项目组，在各地区均建立了项目公司，以其品质保障、优质服务水平，奠定了在同行业领域中的领先地位。
公司目前采取的绩效管理方法，要求员工定期将考核内容记录成表，并打印后上报，形成档案，包括工作记录、目标完成情况、考核成绩等等，但是随着市场环境的变化与企业发展的需要，该方法渐渐无法满足企业的管理需要，导致公司在绩效管理中出现了一些问题。例如，公司要求将员工的考核情况记录成表，打印归档，从而形成了大量的文件与报告。因为太过繁琐，大家渐渐变成形式化提交，内容不仔细审查，人事部也没精力检查，降低了工作效率；考核结果没有被充分利用，只是被用作评价员工的绩效成绩，对于员工培训、薪酬激励、干部选拔等管理目标没有发挥支持作用。在此情况下，公司领导决定与华恒智信进行合作，邀请专家团队帮助公司研究落实绩效管理信息化系统工作，降低管理成本，做好绩效管理工作。
【华恒智信问题分析】
华恒智信项目组对该公司的实际情况进行了深入调研，通过查看目前的考核制度、工具，与关键人员沟通，发现公司原有的绩效管理方式存在以下主要问题：
1、绩效管理重考核，轻管理，没有支持培训、干部选拔、职位晋升等管理目标的实现 通过调查分析发现，公司目前的绩效管理主要围绕员工的考核工作展开的，主要针对员工的月季年的工作情况进行考核评价，将得到的评价结果形成报告，仅仅运用于员工绩效工资或奖金的发放，或者在进行年度评价时，为领导提供参考依据，没有将绩效考核结果充分运用到员工培训、干部选拔、职位晋升等管理工作中，导致公司的绩效管理流于形式，没有真正发挥管理支持的作用。 2、采取纸质记录，信息难以实时更新与传递，导致任务过程无法及时跟进 该公司目前考核工作中，更多是以纸质文件作为载体，因此许多内容需要员工手动记录，导致信息在录入过程中可能出现错误或遗漏问题；并且由于需要记录的内容非常多，因此积累了大量的文件报告，大家需要花费很多时间去翻阅，因此信息传递时效率非常低，甚至出现关键信息丢失问题；此外该公司作为建筑公司，许多项目周期比较长，由于信息传递的低效性，导致无法及时跟进任务进程，例如有些项目应该在年末完成，结果在年度报告时发现，项目组在年初时遇到的问题还没有解决，导致任务进程搁置了，降低了工作效率，不利于对公司的长远发展。 3、绩效管理记录工作任务繁重，重复性操作居多，降低工作效率 公司目前采取的绩效管理工具，主要是Excel等办公软件进行记录，要求员工手动将文件与工作情况录入，并将其印发成纸质文件，并且统计考核结果时，需要员工一项一项对比计算，从而得出考核成绩，因此，人力资源部承担工作量比较沉重，经常进行重复性且比较繁琐的操作，工作效率也比较低；并且在整个过程中积累了大量的纸质文件，导致领导与员工无法有效地选择自己想要的数据，在获取资料时带来极大不便。
【华恒智信解决方案】
通过对该公司各层级领导及员工的深入访谈及分析，针对公司绩效管理的问题现状，华恒智信组成专项小组，结合公司管理需求，建立了一套符合管理要求的绩效管理信息化系统，帮助公司解决以上问题：
1、基于管理视角建立信息化系统，提供数据分析，支持不同管理目标的实现 针对公司存在的绩效管理重考核，轻管理的问题，结合公司管理需要，华恒智信研发了一套基于管理视角的绩效管理信息化系统，该系统能够结合多项考核管理指标，进行结果的计算与分析，保证考核结果能够全面客观地反映出员工的工作情况；项目组专家采用日周月季年的工作统计方法，充分收集了公司各部门岗位的工作情况，将其录入系统中，并根据不同的管理目标进行分类，例如当公司想要进行干部选拔或者员工培训时，就可以选择考核成绩、工作完成情况或者内部评价结果等方面作为参考，为领导的决策提供客观科学的建议。此外信息化系统能够详细记录各项数据，形成历史沉淀，为后续管理工作开展提供依据。 2、提供信息共享平台，实现信息及时更新与传递，及时跟进任务进程 公司目前采取纸质考核的方式，其信息传递效率与更新水平比较低，而华恒智信提供而绩效管理信息化系统能够为其提供信息共享平台，将任务进程与工作记录及时上传，实现信息的及时更新与传递，尽可能避免出现信息在传递过程中出现遗漏丢失的问题，并且该绩效管理信息化系统统一管理规范，形成的数据文件条目清晰、方便查阅，有利于实现任务进程及时跟进，对于项目出现的问题，能够及时反馈，在第一时间发现问题，解决问题，提高了工作效率。 3、根据不同职级，提供针对性管理操作页面，降低工作量 华恒智信研发的绩效管理信息化系统，不仅能实现传统的绩效管理记录工作，并在此基础上进行优化，例如在记录时，设置了统一的规范与条目，不需要人力资源部一项一项地手动录入，降低了工作量；在考核结果的运算分析时，设置符合公司绩效核算特点的公式，可以直接得出分析结果，提高了工作效率。项目组同时结合贵公司的管理需要，根据不同的职级，提供针对性的管理操作页面，例如针对高管与普通员工设置不同权限，提供针对性的信息管理系统，方便公司领导员工在使用时能及时得到自己想要的数据，降低操作难度。
【华恒智信总结与思考】
实现绩效考核信息化管理，是人力资源部门提高工作效率，更好地服务好其他部门的一个公正平台，通过绩效考核信息化管理，能够帮助企业实现对员工的全方位、标准化、透明化考核，进而实现公司的管理目的。因此，随着信息化技术在企业管理中的不断深入，越来越多的企业逐渐引入管理信息化系统，希望借助软件提升企业人力资源管理能力，就像本案例中的公司，由于过往的绩效管理方式，无法满足公司的发展需要，出现了工作效率降低，信息传递性与及时性比较差，项目进程无法有效跟进等问题。 华恒智信组成专项研究小组，并结合多年咨询工作经验，研发了一套基于管理视角的绩效管理信息化系统，该系统能够将目标的层层分解过程清晰地展现出来，及时地了解战略目标在各个部门的完成情况，随时监控目标的执行情况，发现偏差及时纠正；将绩效管理与培训、职位晋升、干部选拔等各模块有效挂钩，支持不同的管理目标的实现；并且能够为其提供针对性的管理操作页面，大大提高了工作效率，帮助公司做好绩效管理工作，推进企业长远发展。
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