6年前我刚入行时，负责的第一个工作项目就是关于“时间管理”主题的培训。“时间管理”是职场培训中经久不衰的一个能力主题，它实在很重要，也有非常多这方面的书籍、资料，可还是有很多人做得不够好。
今天聊一聊我对时间管理的一些看法。
一
没有“时间管理”，只有“精力分配”
现在的工作节奏越来越快，压在每一个人身上的任务越来越多，有些人甚至需要通过996才能勉强应付。
忙的时候，被事情追着走，焦头烂额，没有轻重缓急，经常忘事儿，感觉没有喘息的机会；闲的时候，不知道要干什么，追剧、睡觉、打游戏，又会觉得工作很无聊。
其实不管忙还是闲，一天24小时不会变的。从这个角度来看，时间管理是个伪命题，我们能管理的只有自己——每天24小时，你的精力如何分配。
本季《职说》已经为大家分享过很多工具和模型，今天我想借用前面提过的PDCA模型来分享对时间管理的看法。
二
Plan：计划
计划有两种类别，一种以时间为轴，比如下面这张周六的日程表——
这个计划看着如何？是不是感觉非常充实并且劳逸结合、张弛有度？
可是，并没有什么用。
从7点起床开始就失败了，闹钟响了三遍，可心里另一个声音说平时那么累、今天就多睡会儿吧。9点终于起床，看着时间，为自己的自控力不足而懊恼，一天从挫败感开始。
做工作总结的时候，没什么思路，心不在焉，忍不住刷微信，这项计划也没有完成。
到了晚上十一点，很多计划没实现，感觉自己一天的时间又虚度了······
这就是时间计划表的缺陷：
如果前一项没有完成，会影响之后的任务，还会造成挫败感
如果有临时任务，很难调整
只罗列事项，没有关注成果
相对于时间计划表，更合适的方式是待办事项表，把任务罗列出来，给每一项任务做好计划，计划制定描述要符合SMART原则——一句话，最小任务可执行。
有些事情，看起来像任务，其实那是目标。比如做方案这件事，看起来就像任务。但当开始做的时候，大多数人完全不知道如何下手。按照SMART原则，我们可以拆解为构思、找资料、整理素材、初稿、终稿等多项可执行的具体任务。
接下来要对待办事项进行排序，这里最广为人知的就是紧急重要度模型，把各项任务从重要度和紧迫度两个维度进行分类——
这个模型告诉我们要把优先级放到第二象限（重要不紧迫），但这个工具也有两个陷阱——
紧急度好判断，但怎么区分重要度呢？其中的关键在于提升思考能力，具体参考本季职说的“思考篇”。
每个人都有惰性，我们本能的喜欢做睡懒觉、打游戏、看电视等第三象限的事。解决这个问题只能靠自控力。
三
Do：执行
计划是关键，做好了计划，执行就容易很多。关于执行，我分享两点：
（一）专注力：一次只做一件事，重要的事情找不被打扰的时间做。
关于如何保持专注力，可以参考番茄工作法。
番茄工作法注意事项：
1.番茄法仅适用于个人专注时间，不适合娱乐、外出、沟通讨论等场景。
2.使用番茄钟之前，请确认自己的时间不会被打断。
番茄工作法应用步骤：
1.设定一个25分钟的闹钟；
2.默念3、2、1（321法则），开始全身心投入工作；
3.用专注的状态高效25分钟，不允许走神；
4.如果做到了步骤3，就完成了1个【番茄钟】；
5.如果在25分钟内走神/被打断，则【番茄钟失败】，回到1重新开始；
6.每完成1个番茄钟就休息5-8分钟，然后用321法则开始下一个番茄钟。
番茄工作法的精髓在于，它能帮我们大脑保持专注，让每一分钟都格外有效率。你可能会发现，全神贯注的25分钟，平常状态也许要花1个小时。
另外，之所以设定25分钟的时间段，是因为我们既可以短时间内保持注意力集中，又可以在短时间内完成目标，得到满足感。
（二）先完成再完美
有些朋友天生细节控，做任何事都一丝不苟，这当然很值得鼓励。但还记得我们之前提过的2/8法则吗？并不是任何事情都需要做到100分，即使是，也不是说你第一次就做到100分。
不重要的事情先完成，及格就够了；重要的事情也请你先给出一个可见成果，然后小步快跑地迭代完善。
四
Check：检查、复盘
同一年毕业的校友，进入同一家公司，做同一个岗位，为什么工作5年后彼此能力差异越来越大？
因为有些人的“5年”是8年，有些人的“5年”只是3年。
区别就在于是否有检查和复盘的思考习惯。
复盘的目的在于通过反思提升达到举一反三。
做一件事，成功了，有没有可以提取的经验下次继续用？
做一件事，失败了，遇到了哪些坑？为什么在做计划的时候没有提前预想到？以后还会出现类似的情况吗？我应该怎么避免？
你还可以根据我们前面提到的why-how-what模型来复盘——
做到这些并不困难，无非每件事做完后，多问自己几个问题罢了。
五
Action：套路、翻盘
这里的Action，我把它称之为“翻盘”，把复盘反思的经验模板化、套路化。
大多数事情都能分解为：第一步，第二步，第三步。那么，如果是重复性工作，可以总结成操作指南，下一次就能节省很多时间。
比如我刚开始工作时，经常负责一些培训项目的执行，一个项目从调研、联系供应商、物资准备、现场执行、费用报销、项目闭环，需要1个多月，工作组5、6人，学员对象30-50余人，并且每个季度都会有一个类似的项目需要承接。
于是，在做完第一个项目后，我写了一个培训项目操作手册——
每一步需要做什么，有哪些可供参考的模板，梳理的清清楚楚，以后不管自己做还是交给别人做，都很方便。这份2014年写的文档，到现在还可以应用。
这就是“套路”的价值。
六
总结
最后，放一张思维导图作为总结：
下期《职说》再见！
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