高效办公技巧Excel篇——信息快速录入技巧

常见问题

上面这些问题，你是不是也经常遇到，比如输入身份证号码的时候总是显示错误，想要输入数字零零六，但是输入完成之后却只有一个六，前面的零统统被舍去。对日期进行排序的时候，明明是升序排序，但是七号的日期却总是排在十八号的后面，想要提高输入的效率，就要避免上面这些错误，接下来我们就来一个一个攻破这些问题

解药

1、身份证号码显示错误。

首先为什么身份证号码会显示错误呢？我们都知道，身份证号码通常是一个十八位的数字，从数字来说这是一个非常大的数字，表格会自动认为我们人类在阅读这个数字的时候是非常困难的，所以就会用科学计数法来呈现出来，但是这显然不是我们想要的，所以要避免身份证号码显示错误，就要告诉表格这串数字不是一个数字，而是文本不要用科学计数法来给我看，所以问题就变成了如何把身份证号码转换成文本。

通常有两种方法，单引号法和文本格式。首先是单引号法，就是在输入身份证号码之前先输入一个英文状态下的单引号，然后再输入身份证号码，不过这个方法一个缺点就是每一个身份证号码都要先输入一个单引号，效率非常的低，而且你必须先输入单引号。第二个方法，文本格式法就是把单元格的格式设置为文本，然后再进行输入。首先选择身份证号码这一列，在开始选项卡中设置他的格式为文本，这样就告诉表格，这一列全都是文本，不要给我用科学计数法。

2、第二个是序号补零的问题，我们在表格中填写序号的时候，为了对齐或者美观，在长度不足的数字前面会补零，比如工号都是三位数，那么我们在输入六的时候就会输入006，但是很多时候我们按下回车时6前面的0就没有了，这是被被excel自动给省掉了。因为他会认为数字前面的零是没有意义的，所以就帮我们自动省掉了，而我们想要的实际上是数字按照原本的文本样式显示出来，所以我们可以先把格式设置为文本然后再输入006。不过和身份证号码不同的是，这些起到美化作用的零需要不断的重复输入。

实际上我们可以建立一个规则，让Excel自动补零，这个方法叫做自定义单元格格式，我们首先选中你想要设置的列，然后点击右键选择设置单元格格式（ctrl+1）。然后选择数字选项卡，在左边的列表当中选择最后一个自定义，然后在选项当中输入三个零，点击确定这样就可以了。我们相当于自定义了一个格式代码，在格式代码当中零表示数字站位，我们输的三个零就表示数字，必须是三位数，如果我们输入的数字长度不够，那么就会用零来补齐，刚好符合我们的需求。

3、日期输入问题。在工作中也非常的常见，比如在一列日期当中，有一个10月28号还有一个10月7号，当我对日期进行升序排序的时候，10月7号就排到了10月28号到下面这是什么情况？

这种问题通常是因为我们使用了错误的日期格式导致的，年月日之间如果通过点来连接是不对的，在Excel当中，只有使用横线或者斜线来连接的日期才会被识别成日期，其他的点、空格等等都会被认为是文本，然后就导致了排序的错误。所以要解决这个问题，我们需要掌握日期的正确输入姿势，那就是数字之间用横线或者斜线来间隔。