办公用品管理制度
第一章 总则
第1条 为加强办公用品管理,提高效率,规范流程,特制定本制度。
第2条 办公用品实行集中采购,统一管理。
第3条 办公用品的管理、领用需严格履行相关手续,遵守审批程序:
需求人→部门负责人→办公室→分管领导
第二章 内容
第4条 采购
4.1 每月1--5日(节假日顺延),部门主管签字后提交《办公用品申请单》至办公室。办公室于6--10日采购并发放到位。
4.2 采购专员可线上线下采购,务求质优价廉,质量合格。
第5条 领用
5.1 每月6-10日(节假日顺延),各部门在《办公用品领用登记表》签字领用。
5.2 个人领用时,持部门主管签批的《办公用品申请单》方可领用。
5.3 员工离职需交还A类和B类办公用品,并做好E类交接。
5.4 各部门每季度汇总A类办公用品使用情况,一式两份填写《办公用品资产汇总表》,部门主管签字后一份自留,一份交办公室存档。
第6条 保管
6.1 办公用品应指定专人负责,建立《办公用品库存表》台账,掌握办公用品使用及库存情况。
6.2 办公用品仓库应保持整洁,定期盘点。如发现账物不符,应及时查明原因,做到账物相符。
6.3工作岗位人员有更替的,办公用品库存作为移交资料之一。
第7条 使用
7.1 精心使用办公设备特别是电脑,每天对电脑进行杀毒维护,即时进行数据备份,文件归类整理。
部门负责人有义务监督本部门员工对虚拟办公用品的管理、应用、保存和更新。如因个人原因导致数据丢失使公司蒙受重大损失,将追究责任人的主要责任及部门负责人的连带责任。
7.2办公用品不得据为已有,挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。
7.3办公设备出现故障,由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;因使用不当,人为造成设备损坏的,直接责任人应负赔偿责任。
第8条 报废
价值高,使用年限长的办公用品须经专业人员确认无法维修时,方可填写《办公用品报废申请单》,由部门负责人签字确认,提交办公室审核,报废品原购买价值单件超过3000元的,办公室须报请分管领导审批方可办理。报废品由办公室统一安排回收处理。
第9条 其他
本制度适用于公司全体员工,自发布之日起执行。
附1:办公用品申请单 办公用品领用登记表
A类办公用品资产汇总表 办公用品库存表
A类办公用品报废申请单
附2:
办公用品详细分类:
1. 固定资产(A类):各类价值较高的办公设备,如:电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、办公桌、椅、文件柜等。
2.非消耗性办公用品(B类):文件夹、拉杆夹、档案框、文件袋、订书器、剪刀、计算器、裁纸刀、插座、U盘等。
3.消耗性办公用品(C类):笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。
4.其他物资(D类):.广告类,如宣传单页、宣传册等;节日礼品、购物礼券等;其他。
5.虚拟办公用品(E类):电脑应用软件(信息管理系统、制图软件、财务软件、采购软件等)、各种数据、各类报表、设计图等
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