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大家都知道，开办一个养老机构，其投入是巨大的。很多运营者都在说运营不挣钱，原因是各种成本降低不下来导致收费高，市场接受度就变低了，如何降低采购成本、节约每一分钱，采购最适合的产品而不是最贵的产品是关键。
因此，做好养老机构采购成本的精细化管理控制特别有必要。今天，我们结合上海市闵行区制定的《社区居家养老服务设施设备及用品采购管理规范》这个地方标准，帮助大家规范养老机构的采购工作。
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不同层级的管理人员，对采购工作负有不同的职责。明确各级管理人员的采购职责，是养老服务机构做好采购工作的关键一步。以下是采购工作中各层级责任人的职责：
1.高层领导
控制采购经费和采购成本费用，批准采购计划。
确定采购设施设备及用品的流程，明确采购审批和执行权限，确保资金使用的合规性与合理性。
2.采购归口部门负责人
对各部门上报的采购申请进行审核，编制采购计划。（报高层领导批准）
电脑服务器或其他专用设备，组织IT管理人员或其他专业人员进行采购。
3.申购和使用部门负责人
合理确定采购需求，确保采购需求的合理性与必要性。
指定专人实施采购、验证一般家用电器设备、办公用品或生活用品，保存相关记录和单据。
负责采购设施设备的台账管理。
4.财务部门
核对采购计划的品种、规格、数量与采购发票凭证的一致性，予以报销或付款。
设施设备及用品的采购费用，纳入成本核算，并定期审计。
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1.申购和审批
部门因日常工作或发展需要，提出设施设备及用品采购申请，申购部门负责人签字同意后，报采购归口部门审核。
采购归口部门对采购申请进行审核，调查核实采购要求及必要性，汇总采购需求，进行资金预算。
对纳入固定资产的设施设备采购，采购归口部门应会同相关部门（如设备、财务）共同会签审核。
批量或大宗固定资产的设施设备采购，应由相关人员集体讨论决定。
审核通过后制定采购计划，提交高层领导批准。
2.设备设施的选择
采购人员对所需设施设备、用品的型号、规格、参数等进行考察，遵循技术上先进、经济上合理、实用的原则。
专业设施设备或用品的采购，应根据使用部门实际需要，确定技术参数和型号、规格。
3.供应商评价和选择
对供应商进行评价和选择，应做到货比三家、择优就近。
应对供应厂商资格进行审查，验证营业执照、相应的生产许可证等文件。
应与有资质的供应商签订采购合同或订单协议。
4.采购
一般采购家用电器或日用品，宜在国内排名前位的电商平台采购下单。
采购合同或订单协议应清楚表明采购物品的要求，包括数量、规格、型号、价格、交付期与采购计划保持一致。
5.验收
采购设备设施和其他物品到货后，应进行核查和验收，包括但不限于：
——供应商名称、型号、规格和数量等符合约定；
——产品的包装完好。
采购人员验收后，应保留确认证据或在单据上签字，作为财务报销的凭证。
6.入库及移交
验收合格的设备设施，应移交给使用部门的设备管理责任人，编号登记，保存相关资料。
日用消耗物品入库后，按“专人负责、分类管理、分区存放”原则，保管在专用库房或场所，在移交单上签字确认。
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做好采购管理，必须有明确的管理要求。具体来说，可以从人员、产品资质、采购动作、采购记录等方面，做出明确严谨的要求。
1.人员要求
采购人员应经高层领导授权，并在授权范围内进行采购活动。
在采购活动中应当维护机构利益和社会公共利益，执行采购政策。
2.资质或其产品许可要求
定期审核供应商资质，确保提供的产品在允许的经营范围之内。
采购家用电器、康复用品等涉及健康安全的产品，应执行工业产品生产许可证管理办法，查验生产许可证标记和编号。
3.采购要求
遵循“公开、公平，公正”原则，规范采购渠道，确保质量，做到及时、准确、合理。
采购需求应当完整、明确，当不能确定详细规格或具体要求时，采购归口部门可组织和征求相关供应商、专家的意见。
纳入政府采购的设备或物品执行政府采购程序。
对采购计算机、复印件、打印机、空调机等办公设备或软件，金额超过授权范围的固定资产，设备归口部门组织召集有关部门人员进行技术、经济论证，集体讨论审批通过后，由专人负责采购。
4.记录要求
应保存必要的合格供应商清单，包括有效营业执照、生产许可证明等法律法规规定的证明材料。
我们也可以通过下面这个表格，来对养老服务机构的采购工作进行测评，并借助这个测评表来进一步规范采购工作。
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