编者:万仁涛。本文综合自《养老机构成本管理标准化研究》(作者胡钰)、《医养结合项目成本控制研究-以GXQ养老机构为例》(作者王希梅)等专家学者观点,在此一并表示感谢。全文约3800字,建议收藏阅读;图片为编者拍摄,图文无关
正常来讲,养老机构的成本构成主要包括两块,一是固定成本,二是变动成本。固定成本包括设备购买费用、人员薪资、固定资产的折旧费用及房屋装修及租赁费用。变动成本,包括低值易耗品、办公用品、营销费用、卫生材料费、药品费用以及水、电、气、暖、网络等费用。
众所周知,开办一所养老机构,投入是不菲的。尤其是在前期建设和筹备开业期,事务繁杂,千头万绪,投入了大量资金时,在成本控制上却有所疏忽。如何进行有效的成本控制管理,将不必要的成本降到最低,提升养老机构利润,是当下养老机构成本管理的重要内容。今天,我们具体聊一聊养老机构成本控制的那些事儿。
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1.成本控制意识缺乏
很多养老机构自开业以后,把精力集中在入住率提升上,很容易忽视成本控制。另外,很多养老机构的管理人员在老年人服务与管理上很在行,但是对财务和成本控制方面不熟悉甚至是门外汉,造成了整体的成本控制意识淡薄。
2.缺乏专业的成本预算体系
很多养老机构缺乏专业的财务管理人员,更不必说有成本预算体系了。在实际的成本核算中,养老机构的财务人员(大多数养老机构可能仅仅是一名出纳或者会计)仅仅对养老机构日常的经营产生的收入和费用支出列个清单,做个简单的账目,在固定成本的核算上往往忽视房租、房屋折旧费,变动成本的计算未考虑用水用电等费用,缺乏专业化的成本计算方法。
3.成本控制制度不完善
很多养老机构缺乏成本控制相关的责任制度,这就导致养老机构管理者的管理理念容易出现偏差;成本控制制度作为养老机构管理文化的一部分,如果缺失或者不完善,不能让中层管理人员和一线员工树立成本管控意识,必然会导致成本高企。
4.成本控制手段落后
例如,人员出勤考核使用纸质排班和考勤提交、领取的办公用品和低值易耗品仅使用纸质表格登记,有的养老机构甚至没有登记。这些纸质版材料的计算需要花费大量的人力和时间,而且纸质版登记的数据未必真实,在数据计算过程中,也没有系统的核对,容易造成误差。
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养老机构在满足国家强制性标准的前提下,若采用国家推荐的服务质量标准要求、行业标准或地方标准的同时,又想要获得预期投资收益,就必需对成本实施管理标准化,这是养老机构解决效益问题的有效手段。
1.加强成本控制意识
当前,养老机构竞争日趋激烈,床位规模既定的情况下,养老机构的高层管理者及中层管理人员必须要有成本控制的理念,在竞争中谋求发展,切实为养老机构发展和自身利益着想。
中层管理者是一个单位上下连接的枢纽,一方面领会养老机构高层领导层的指示,并传达至一线工作人员,另一方面要监督职工履职情况,并要反应至上级领导。在成本控制工作中,中层管理者除提高自身思想认识、以身作则的同时还要把成本控制思想传到到每位员工,通过不定期组织成本控制相关培训,丰富相关知识,并加大宣传力度,从根本上树立成本控制的意识,提高成本控制水平。
2.管控好人工成本
养老机构属于劳动密集型机构,养老机构的最大成本是人工成本,主要是一线服务人员的工资,占比约50%~60%。养老机构对人工成本实施管理标准化,需要精准制订护理等级水平、护工护理老人数和护工护理时间等指标,既保证护工服务质量,又能有效控制人工成本。
参照上海市地方标准DB31/T685-2013《养老机构设施与服务要求》,养老机构可以将护理时间分为白、晚两个班,白班从6:00—18:00,晚班从当天18:00—次日6:00。将护理等级从高到低分为重度、中度和正常三个等级水平。在白班,重度等级护理按1:8配置,中度等级护理按1:20配置,正常等级护理按1:40配置。晚班比白班的护工数量配置可减少一半。养老机构还要根据养老院的入住老人规模和设定岗位数,制定工作人员与入住老人配比表。
随着养老机构的规模扩大和档次提升,对下属养老院的院长、医护人员和护理人员的要求也越来越高。为了吸引高端人才,养老机构应制订人工工资标准,划分区域等级、职称和职务等级,从基础到高级,对人才实施标准化的管理,实现合理的人才匹配,有效控制人工成本。
养老院的人员构成包括院长、护理人员、后勤人员、医护人员和保洁人员等。养老机构考虑工作岗位、入职工作年限和工作技能等多方面因素,结合地方收入平均水平,建立与绩效考核挂钩的薪酬体系,既提高工作人员的积极性,又实现薪酬管理的标准化。
3.对采购成本实施管理
养老机构的各个养老院分散在一个城市的不同区域,甚至分散在不同省份。除了养老院对制作饭菜所需的食材实行就地采购外,其他日常生活用品和消耗品(如被褥、服装、清洁用具)都可以实行标准化的配置和统一的采购。
养老机构要借鉴连锁餐饮店和连锁零售店的集约采购模式,大规模的采购量可以获得优惠价格,降低采购成本。对零星的采购也要建立采购成本审批制度,实行货比三家,严格控制采购成本,形成标准化的成本管理。
4.对装修成本实施管理
养老机构的装修成本占其资本支出的比例很大,装修包括新建养老院装修和陈旧老化设备设施的二次翻修。养老机构应该借鉴连锁酒店的装修管理模式,使用统一的装修设计图纸,实行统一的设备设施配置,采用统一的装修风格布局,实施统一的装修成本管控节点。根据养老院的服务年限和服务档次,对基础设施、装修成本、维护成本制订统一的管理制度,在不同的省份、城区进行复制和整合,达到对装修成本管理标准化目的。
5.完善成本控制相关制度
首先,务必要建立贯穿全过程的成本控制制度。
成本控制贯穿成本控制管理的全过程,建立健全成本控制制度关乎养老机构成本管理的最终结果。真正的成本控制应该涉及每位职工,每项工作以及项目的整个过程,即全体职工共同进行管理,覆盖项目乃至养老机构的整个工作过程。建立管理体系,将养老机构成本管理从事后反馈改为事前预测和事中控制。通过成本控制全面了解成本变化情况,找出存在问题,提出改进措施。在全院范围开展成本控制,全员参加,完善各项制度,约束浪费行为,通过奖惩等措施提高医务人员参与成本控制的积极性,改被动为主动。
养老机构成本控制的工作,应严格遵循预算目标,优化成本控制流程。全面成本控制的流程应是以院长为领导,各部门按预算目标执行成本控制,在执行过程中,对发现的问题及时上报并进行纠正。如遇特殊事项需要调整预算,需要由预算管理部门上报上级领导,组织召开会议,分析事项的价值和可行性。
其次,建立针对护理照料、餐饮及其他业务模块的细化成本控制制度。
明确各个业务口的成本预算方式方法,统一考核标准;明确参与成本预算的工作人员,并严格进行培训;严格规范服务过程中的流程控制,在保证服务质量的同时简化服务过程,减少操作流程中的各项消耗;制定严格的物品使用规范和登记管理制度,落实责任到人,减少物品使用过程中不必要的损耗或浪费;制定节能减耗的相关奖惩措施;制定员工培训管理制度;明确培训费、差率费用等的报销流程和制度。各业务口在工作过程中,对发现的问题及时提出并进行纠正,尽量简化流程,不仅降低成本支出,更要方便患者就医。
再次,完善特殊情况的相关制度。
例如,在年终考核中,给予那些在节能减排上有突出贡献的员工颁发奖励。良好的政策制度,不仅能够很好的约束员工的工作规范,而且能够提高员工参与的积极性。通过完善成本控制的相关制度,在成本控制管理时有制度可依,可以对全体员工的行为进行约束,减少浪费以及权力滥用行为,增强员工的责任感,进一步完善成本控制的相关措施。
6.引进智慧化管理系统
当前,养老机构智慧化管理系统已经非常成熟完善。有条件的养老机构可以引进这类管理系统,通过系统内的财务和成本管理木块,及时记录和统计成本损耗情况,以便于全面详细掌控养老机构的成本控制,进而对成本控制管理方法做出相应的调整。通过办公模块,完成电子填报职工排班考勤表、线上申请设备购买及请假审批等,节约了人工审批时间、纸质版材料,从根本上降低了成本支出。
7.成本控制考核
工作不考核,一切都白费。在对成本实施管理标准化时,若忽视考核,所开展的成本控制标准化就难以实现。要取得对成本管理标准化的效果,需要建立成本控制标准化考核制度,对成本管理标准化进行激励和约束。养老机构先根据市场调研、价格摸底后制定标准化价格(或者标准化成本)考核指标,进行事前控制。然后,将实际发生价格(或者实际发生成本)与标准化价格(或者标准化成本)比较,进行事中控制。
在项目结束后,对实际支出与标准化成本相比较,分析差距原因,进行业绩评价,得出考核结果,实现成本事后控制。养老机构要对各养老院制定采购产品的标准化价格,如电视机、空调和电冰箱等电器类产品,棉被、床垫和水瓶等生活类产品,床铺、桌子、椅子等家具类产品,实行统一的标准化价格控制。养老机构要对各养老院入院老人的日均护理成本进行计算和考核。通过标准化成本考核,促进养老院的精益化管理。
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面对日趋激烈的市场竞争和投入周期过长,成本管理是提升养老机构竞争力的重要基础。成本高低直接关乎整个养老机构的生存与发展。对成本实施管理标准化,是养老机构向管理要效益的重要举措。养老机构对成本实施管理标准化,需要以服务过程和经营管理标准化为基础。养老机构的成本标准化是一个系统工程,需要各个部门和全体员工参与。养老机构应当建立服务、经营与成本标准化相结合的制度。
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