近年来, 随着信息技术在档案中的应用, 档案已进入变革的关键时期, 信息技术在整个档案变革中发挥着至关重要的作用, 在新时期下为了让档案管理工作适应时代的发展需要, 充分发挥档案在社会中的作用, 对信息资源进行科学有效的管理是档案信息发展过程不可或缺的重要环节。受多种因素的影响, 当前我国档案信息化管理中还存在诸多问题, 为让档案朝着信息化、现代化方向发展, 完善我国档案信息化建设, 我们需分析当前档案信息化建设与档案管理中存在的问题, 采取针对性措施, 促使我国档案管理朝着规范化、电子化方向发展。
转变保存方式是档案信息化的核心。所谓档案信息化主要是指用数字化信息保存模式有效取代传统以实体保存的管理模式, 达到长期保存档案信息的目的, 真正意义上的实现档案资源共享, 让档案信息使用者更好地寻找查阅, 从整体上提高档案的管理能力。现阶段很多学校都已经实施了档案信息化管理, 受多种因素的影响, 档案信息化建设还在探索阶段, 档案信息化建设还有待加强, 为此笔者根据自己的工作经验, 分析了我校档案信息化建设和档案管理中存在的问题, 并提出了与之相应的解决策略, 以期全面提高档案管理质量, 合理利用档案资源。
现阶段很多学校领导观念落后, 没有从思想上认识到档案管理的重要性, 没有从资源的角度来认识档案信息, 导致学校档案管理长期停留在查档、管档以及建档水平上, 常将一些很有利用价值的档案信息遗忘在角落里, 在很大程度上忽视了对档案信息资源的合理开发利用, 严重影响了学校档案管理
一般来说, 学校在实际教学中所产生的日常管理信息、教学信息等档案工作人员在完成信息整理后, 将信息内容通过电子文件形式传递到数据库中, 便于信息使用者通过模块进行信息查阅, 实现管理的高效化、简单化。档案信息则不同, 传统档案管理主要是以纸质形式保存或是记录的, 倘若我们要将学校所有的档案信息进行录入, 并未为这些信息构建一个档案管理数据库, 是非常具有难度的, 并且还会耗费大力的精力时间, 故而, 学校档案数字化进程还比较缓慢。
要想实现学校档案信息资源共享, 就必须要对档案信息化进行标准设定, 这一标准具有一定流程特点, 但并不是独立存在的, 这为学校档案信息化管理提出了非常高的要求, 一方面学校需要配备档案信息软件、硬件设备, 确保相关设备的应用功能能够达到信息化标准;另一方面, 还需实现传统纸质档案信息的数字化管理, 同时还要规范相关电子文档管理, 并与本地档案数据库的工作标准保持一致。现阶段, 我国还形成一个全面且系统档案信息化管理内容, 这样一来, 学校档案信息化建设和管理就表现出多元化、多样化的特点, 导致学校档案管理发展具有一定的滞后性和片面性, 严重影响了档案信息共享平台的建设
由于档案的特殊性, 档案管理人员需正确处理档案信息与知识产权保护之间的关系, 同时还需做到严格保密和合理开放的有机结合。在信息时代下, 学校档案信息化, 有助于提高档案利用效率, 促使档案管理部门与学校其他工作部门的交流沟通, 使档案获取和保管成本得以降低。但是也带来诸多信息技术方面的问题, 严重威胁档案的安全性, 比如非法访问、电脑病毒或是黑客破坏等
在新时期下, 学校领导要树立“电子档案”观念, 坚持与时俱进, 积极转变过去档案简单收集、整理以及借阅模式, 进而与当前的社会接轨。另外, 学校领导和管理人员还需摒弃传统手工操作管理的观念, 从思想意识上树立起档案管理信息化的观念, 进一步实现学校档案自动化管理, 真正的认识到档案信息的价值, 以便在今后的档案管理中利用各种先进的信息化手段动态化、便捷性的传播档案信息, 让档案价值得以最大化的发挥。
资源建设是学校档案信息化建设的核心内容, 学校所有的业务都必须要围绕资源建设来开展。在信息化时代, 学校档案管理工作, 需将重点放置在档案资源共享和档案数字化两方面, 首先学校要投入人力财力推进档案数字化建设进程, 同时还需严格遵守相应原则, 科学合理编制数字化建设工作计划, 重点加强监督管理, 以便有效保障档案数字化工作的顺利有序开展。同时, 还需基于最大化满足广大用户使用需求基础上, 构建完整档案数字化目录, 形成各个单位协同努力的局面。其次, 学校档案管理部门还需要实行电子文件和纸质双归档制度, 与此同时还需对规定范围图形文件和文本实行并联并存制度, 通过这些举措, 实现档案的全检索。最后, 学校档案部门还需以政府最新出台的标准为依据, 针对性构建科学统一的档案信息管理系统, 与办公应用系统结合起来, 从真正意义上的实现档案信息的整理、收集以及归档全过程的网上操作。
在信息时代下, 加强学校档案信息化标准建设, 需做到几点:第一, 必须要加强学校档案信息化方面规章制度和原则的建设, 明确学校档案管理信息化建设中的相关理念、定义以及方法等, 同时还可以通过制定档案收集整理鉴定标准、专业名词术语标准以及库房建设标准等, 进而规范化的管理档案。第二, 加强软件、硬件的标准化建设, 学校在进行档案信息化建设过程中, 一定要全面考虑数据库的标准格式、软件的配置标准、硬件选择标准等, 同时还必须要加强电子产品的更新和维护, 根据当前学校档案管理的实际情况, 引入信息化设备, 比如扫描复印仪、数码相机等。如果在条件许可的情况下, 学校还可加强档案管理软件的开发, 通过自主研发或是引进先进管理设备等方式, 从整体上促使学校档案信息化通信平台的有效性、规范性和针对性。第三, 统一电子档案格式, 进而最大化的确保档案资源在不同的信息平台上进行有效传递或是使用。另外, 还需确保档案信息网络的有效升级, 防止因为淘汰落后设备设施损坏档案数据库的情况, 从整体上提高档案信息标准化建设程度, 有效管理学校档案。
为确保学校档案信息的完整, 学校档案管理部门需构建安全保密体系, 在这个体系中, 包含了对电子文件归档的指导、监督, 最大化的确保其真实性、完整性。在信息时代, 学校要想实现档案管理信息化, 一定要从思想意识上认识并重视档案信息化建设中安全保障问题, 采取措施, 构建全面且完善信息资源安全保障体系, 从整体上促使档案管理系统的安全处理和防范能力。为此, 学校需构建严格的安全制度, 重点加强对档案管理人员的安全教育, 规避档案管理人员非法操作的情况, 立足于管理层面来说, 学校定期维护或是升级档案管理设备, 立足于技术层面来分析, 重点加强杀毒软件、防火墙等措施, 周密保护档案信息安全, 最大化的保障网络传输的安全。
综上所述, 档案信息化建设不是一朝一夕的, 而是一个复杂且长期的过程, 因此在新形势下我们要认真分析当前学校档案信息化建设过程中存在的问题, 不断总结经验, 唯有如此才能助推学校档案信息建设和管理工作稳健长远发展。
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