正如我前面提到的，我用的OmniFocus，广泛让自己想干方法由David Allen 组织使用。然而，OmniFocus的不是一个简单的产品，很多人都无法搞清楚它使用到最好的效果。
我一直在使用OmniFocus GTD以来的OmniFocus有限的Alpha版本发布，我已经花了大量的时间调整，调整我的系统，直到它几乎是挺适合我的。当我提到这一点，我经常收到这样的问题：“哦，你怎么了？”不幸的是，它是相当困难在简单的对话，所以在接下来的数天/周来回答这个问题，我将分享一些特别的东西，我做这工作对我来说。
由于我的项目列表中不断壮大，我发现越来越有必要打破下来的东西用的文件夹。但是，什么样的文件夹？我发现它最有用的创建一个新的文件夹，每个重点领域（即20000水平尺在GTD），并组织了我在每一个项目。然后，我命令这些文件夹中的相对重要性我。
这有几个好处：
*当然，你仍然可以使用正常的步骤选择一个动作的那一刻，但是我知道事情的大致按重要性顺序扫描列表中时，发现它有用。
我挣扎多年来与我的GTD设置的事情之一是选择合适的环境中。我已经背景下，我似乎从来没有看。我似乎总是有太多的东西，他们的背景。我总觉得不完整的背景：就像我需要看到它沿着另一种情况下，要真正作出决定。所以，我拨弄优化和调整，直到最后，我认为我已经得到了他们恰到好处。然后，就在觉得完美，在我的生活中有新的变化，它的绘图板。怎么办呢？
我发现最好的方法来识别您的环境中是要问自己：“什么样的环境，我经常在那里我可以做一些事情，但不是别人呢？”我发现这给了我一些各种不同的环境中了蝙蝠的权利。
人
还有一些人的人，我经常有一种或另一种的会议。在企业环境中的人，这可能是每周一上跟你的老板之一。对于夫妻，这可能是你每周的约会之夜。最重要的原则是，你只有真正有一个背景的那个人，如果你已经有一个例行会议。有很多人，我可能需要谈的人，如果我走出去，我找到他们的方式，这是行不通的，使特定的上下文中的那个人。相反，我在我的“办公室”或“家”的情况下（或是其他地方，我可能找到那个人）之类的任务。我发现，有一个人，我与他没有一次例行会议的背景下，导致我忽略了那些，因为我从来没有在这方面的任务。
地方
当我想到名额的情况下，它几乎总是做跑腿。在这种情况下，我觉得最有用的背景下，所谓的“跑腿”和孩子上下文的每个地方，我可能需要停下来（例如，“家得宝”，“星巴克”，“目标”）。OmniFocus会允许您只显示“可用”的情况下（例如，那些可用的操作），因此可以自动获得所有你需要去的地方的列表。
计算机/台
最困难的场合对我做我的工作的计算机上。对于我来说，作为一名计算机工程师，我花了我的工作时间（和我的上场时间）在电脑上。我不得不做的是确定不同的思维方式和/或硬件做我的工作。
情景语境
也有一些我使用的背景下，根据活动或一天的时间，而不是一个人或地方。例如，我的“营业时间”的背景下捕捉所有的那些东西，在正常营业时间内必须做的 - 不管谁或在哪里。我的“阅读清单”范围内捕捉到的东西，我想花一段时间读数（即，文章，书籍），无论在哪里，我正好是。
另一个例子是，我有一个“短”了一段时间，中捕捉那些东西太长，只得到完成（即，在不到两分钟的事情），但并不需要超过10-15分钟。我发现这是一个完美的列表，当我是一家大公司的经理，经常会发现自己与会议之间短短几分钟。
特殊目的语境
最后，有几个背景我用的是不是真的在所有的情况下，但在一些容易做的OmniFocus服务于一个目的。对我来说，这些都是我的“等??待”和“未来”的背景下。我如何使用在其他章节中，我将讨论。
每个文件夹内，我用几个特殊用途的“单一行动”项目（
操作
正是由于这个原因：捕捉陷入对焦区域捕捉到该文件夹中的一次性的任务，是我的特殊用途项目中的第一个。在上面的例子中，我的“博客行动”项目捕获的博客相关的那些一次性的任务。这些任务就不会再产生一些进一步的结束，他们是有用的只是自己的。例如，我曾经有过的“设置了谷歌Analytics（分析）”在这个项目中的任务。我总是这个项目命名为“ 文件夹动作“。
思路
第二个特殊用途的项目是我捕捉/也许我有一天的清单。我发现的“有一天/也许”使用的OmniFocus快速进入“有点尴尬，所以我将它缩短了，只是” 文件夹思想“，我却用它，就像书中所描述的。
目标
最后，我还创建了一个专用的文件夹，用于捕获我的目标。其实，我用这个文件夹捕捉一切从1-2年的目标，3?5年的眼光，和长寿命的目的（即30K，通过50K水平的高度来比喻）。
这个项目有三个部分：目的，愿景和目标（即，50K，40K和30K）。的目的，我尝试创建一个单独的语句，为什么我在我的生活中有这方面的重点，在所有。我能得到什么呢？眼光，我试图表达，在尽可能多的细节，什么是“成功”看起来像在这方面。实际上，我尽量提前到未来，我所取得的一切，我希望自己，然后我就写下我看到我身边的。最后，我用的目标，这个项目的“动作”来列举具体的事情，我想在未来一年左右的时间完成。在我的每周评论，我通过阅读我的目的，愿景和目标的一种方式，集思广益上新的项目，我应该承担，或评估现有项目。
下面是它看起来像所有：
大卫艾伦在他的书中，建议使用“等待”列表和“备忘录文件夹”，但OmniFocus中并没有明确支持这些。所以，你怎么办呢？
等待
我实现了我的“等待”列表中使用的组合功能OmniFocus的。每当我把在名单上的东西，我创建了一个新的任务，在适当的项目，他的名字开始与“等待”。然后，我描述的任何事件，那就是我等待。接下来，我分配任务到我的特殊用途的情况下，所谓的“等待”。最后，我想补充的开始日期的任务，我需要重新考虑该项目的日期。
在实践中，我发现我经常有项目，其下一步的行动是在别人的手中。这的把戏给了我一个理想的方式记录下一个动作，谁拥有它，并建立一个提醒，当我需要跟进。这里就是这样一个项目可能看起来像：
备忘录文件夹
对我来说，“记事本文件”主要有三个目的。首先，有经常的任务是明确未来行动的项目，但我可以不采取行动，直到未来的一段时间。第二，我偶尔需要提醒自己的事情将发生在未来，我可能要采取的行动，但我只是还没有决定。最后，每个人都曾经在一段时间我遇到的情况我还没有准备好做出决定，和我想要的提示问题再次在数天或数周。
对于所有的这些目的，我结束创建任务，并分配他们开始在未来适当的日期。项目有一个明确的行动，我只要将适当的情况下，该任务奇迹般地出现在这种情况下在该日期。对于项目只是一个提醒，我通常把“提醒：”或类似的东西在面前的任务的名称，然后将其分配给“等待”上下文。最后，我想提醒重新考虑一些潜在的行动的事情，我通常会刚开始的任务名称“重新考虑”，并把它放在了“等待”的上下文。
你有没有发现自己的各种上下文列表之间来回翻转，试图找出下一步采取的最好的行动是什么呢？曾经想的只是你的停滞项目的快速视图吗？想要削减的您的环境中适合你的iPhone吗？在OmniFocus的透视功能，可以让你做所有这些事情，更多。
不过，首先应该问：“如果我已经有了情况下，为什么我需要的观点吗？是不是他们几乎同样的事情吗？“这是一个有效的问题，我花了很长一段时间弄清楚，观点会减轻一些工作流的问题，我有：
视角让您回答这些样的考虑在不同状态下的OmniFocus窗口创建快照。例如，我需要切换到“项目”的模式，显示“可用”项目等的OmniFocus的状态下，我已经准备好做我的每周评论。而不必手动执行此操作，每次，我可以创造一个角度捕获的状态，所以我可以翻转所有这些交换机只是一个单一的按钮。
随着时间的推移，我已经谈妥使用六种不同的观点：
每周
这是使用的角度来看，我做我的每周评论。这使我在“项目”模式，与所有“剩余”的项目可见，分组的“文件夹”所有“剩余”的任务，可见，和所有文件夹，项目，和任务，充分扩大。换句话说，我可以看到我的文件夹，在一个视图中仍然是不完整的项目和任务。
失速
我每天（有时一天数次）检查这个角度看，如果我的任何项目缺少一个下一个动作。这使我在“项目”的模式，一个项目的过滤器设置为“停滞”。
即将截止
这通常是第一个角度来看，我每天。这是在“上下文”的模式，用“剩余”上下文可见，分组“由于”，“由于”排序和过滤器设置为“由于标记”状态。这说明我的一切，在我的系统中，有一个到期日，大约在排序顺序时，它的未来。
家庭与工作
目前，我在家里工作，你可以说我的“家”，我的“工作”的背景下实际上是一样的，但我用这两个背景下，支付给我做的事情之间的区别，和东西，我想做我自己。他们两人都是在“上下文”模式与“剩余”上下文可见，“由于”分组，排序由“项目”，与所有可见的“可用”行动。不同的是，我的“家”的背景下，我有一组默认情况下选中的上下文（“等待”，“营业时间”，“手机”，“瑞秋”，“家庭”，“计算机”，“阅读书目“），”工作“，我有不同的设置默认情况下选中”等待“，”营业时间“，和”工作“。这可以让我更好地集中时，我应该做的工作，放松一下，当我不。
移动
手机是我的默认情况下，当我在我的iPhone或iPad上使用OmniFocus。我的“主页”和“工作”的背景下，它的配置以同样的方式，但再次用不同的默认上下文选择（“等待对于”，“商务小时”，“跑腿”，“计算机：聚焦”，“计算机：离线”，和“计算机：任何”）。这样做是为了排除背景下，我不能真的当我不在家时，拉在各种情况下（即“跑腿”），我不能做时，我是在家里。
你有没有回头一看，你已经为自己制造一些注意事项，并说：“我不知道这是什么意思？”你有没有做了，在你的GTD系统？当我第一次设置我的，我碰到了，所有的时间。随着时间的推移，我已经开发了一个系统来命名的东西，这都有助于缓解这一问题，使得它很容易读取一整屏显示的数据一目了然。这里有一些我用我的整个的OmniFocus设置特定的约定。
操作
对于个人行为，我尝试启动每一个动词，后面的对象，和一些额外的细节（必要时）。选择我的动词时，我总是要坚持的东西是那些有形的，你可以采取的画面，有人做，它的动词，而不是更抽象的东西（例如排序， “呼”，而不是“接触”，因为它更重要的是具体的，以行动为导向）。在决定是否添加细节，我认为，我总是看到项目的行动，然后再决定是否有什么事，我的未来的自己从现在起一个月想提醒的。从我目前的操作列表中下面是一些例子：
我尝试一致选择了相同的动词时，可能（例如，我有很多“电子邮件...”，“读...”和“等待：...”的任务），因此，它是很容易为我到看一眼什么我想做的事，出于同样的原因，我尝试使用我的动作名称相同的一般建设。
项目
我使用几乎相同的命名规则，因为我做的项目采取行动，不过，我始终确保的名义介绍了该项目的最终目标。也就是说，虽然这个名字是动词额外的细节 “ 反对 “的形式，我可以肯定，你可以随时阅读它们，说：“哦。该项目的结果是，他会verbed的对象。“这里有一些例子：
它应该是一目了然（甚至是未来的我，三个星期从现在起），究竟什么情况下，我可以打电话给该项目完成。
上下文
情况下，我尽量选择一个名词（或名词短语），它描述的东西分离这种情况下从我的其他情况下。或者想用另一种方式，是什么使得它如此，我可以在这方面做一些事情，但不是别人？下面是几个例子：
文件夹
我使用文件夹来表明我的重点领域（即，水平视角的20K足）。对于每一个，我尽量选择单一的形容词，描述一个人在那个特定的角色。不过，我发现，这并不总是工作（毕竟，20K级别由这两个角色和重点领域），所以不申请，我尽量选择最能说明这方面的一个名词。下面是一些例子：
我觉得它更适用于这些是很短的，因为我已经进行了很多的情况下，我的意思，因为每个文件夹中已经有一个“目标”项目，这有助于具体正是我的意思。
所有这些具体的公约的基本目标是使事情变得清晰可辨为自己星期甚至数月后。每当我写的东西到我的系统，我试着想象一下，我写了一张字条，我的妻子或亲密的朋友，而不是只是我自己。这对我是一定要避免使用缩写，含糊不清，或不完整。如果其他人能理解我的注意，我必须要完整的，导演和具体的。这样一来，甚至数周或数月后，我没有麻烦，即时了解整个画面充满了任务。
最关键的部分，GTD是每周一次的检讨，然而，它是一个最难的部分得到正确的。首先是调度的挑战：你在哪里找到1-2个小时，每星期预留？二是更现实的挑战：在审查你做什么呢？我不禁为先，但我可以肯定的分享我是如何做第二！
步骤
我做我的审查分为三个阶段：
明确一些事情，我没有让我的评论是：
我发现，保持这一计划可以帮助我避免需要几个小时，或者拖动，在整个一天的每周评论。
清洁周末
我的检讨的第一阶段是从我的系统中，这将导致从没有花太多的时间修剪，清理掉任何杂物。首先，我切换到我每周的角度来看，然后我点击我的第一个文件夹中。该文件夹，我做的所有的快速检查：
看着吧，这似乎是一个很长的列表，但在现实中，你只是在寻找的文件夹中的每个项目，所有这些决定，更多或更少的自动。
一旦我完成了第一个文件夹，我只是进行依次通过每个文件夹，直到我完成了这一步。如果我集中精力（即，抵制诱惑，真正开始做的事情），我通常可以通过这一步，约30-45分钟。
查看我的日历
在第二阶段，我拉我的日历（包括个人约会，工作，约会和事件，为我们的家庭作为一个整体），并检查每一个项目，问自己是否有什么事，我需要做的关于该项目。我通常一个星期开始回来，并检讨一切，直到一个星期。这一步通常只需要5-10分钟。
脑力激荡的新项目
这是最困难的部分。在这一步，我回去每个文件夹（现在免费分心的东西的地方），是我生活的一部分，寻找新的项目，尽量让我的脑海里范围。它通常有助于重新阅读我的目的和愿景声明，认为我做了什么，在这方面近来，或认为在这方面会特别好或不好的事情。这是只有约25％的时候，我其实是添加一个新项目，但这些往往是最满意的去做的。
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