没有最好的工具,只有最适合你的工具—小欠说
必须承认,我是 Omnifocus 的忠实拥趸和鼓吹者,一直以来我的看法都是“Omnifocus 是最强大的 GTD 工具,没有之一”,不过客观的说,它未必适合每一个人。GTD 是我认为每个人都应该去学习和实践的一种方法,实现这个方法的工具则有很多,从 Web 端的,到 PC、Mac 端的,乃至纸和笔,都可以成为你 GTD 的有利帮手,选择一个最适合自己的,能让自己真正用得起来的,才是最重要的!
书归正传,上一篇中,我们讲述了“什么是GTD?” ,从这一篇开始,我们开始进入 Omnifocus 的实践操作。请先清楚一个事实,Omnifocus 是一款功能非常强大的 GTD 工具,远比普通意义上的 Todo-List 类软件强大得多,所以它的学习曲线也是相当之长,没经过系统的学习和较长时间的实践,很难全部掌握其精髓。使用它之前,请确认一下自己是否真的是否做好了准备,能否坚持下去,如果答案是“yes”的话,恭喜你!你即将进入一个全新的领域,也许你的生活方式也将从此改变!那么,就让我们开始吧。
前一阵子 AsianEfficiency的 Omnifocus 系列教程 写的很好,其中引入了一个虚拟人物来进行实践演练,在此我也东施效颦一下,引入我这个系列文章中的虚拟人物—小李:
小李是个土生土长的帝都男生,刚过而立之年,非单身亦未婚。他在一家刚刚创立不久的移动互联网公司做产品负责人,职责除了负责产品的策划运营之外,还要兼顾一些外联和团队管理的工作。他向 CEO Jaff 汇报,部门内有一枚产品经理 Woshi 和一名 UI 设计师 Jerry,与他协作的技术部门负责人是 Sunfruit,他们是这家公司的最早的成员。
小李的兴趣爱好蛮多,业余时间喜欢呼朋唤友的小聚一下,也坚持运动来保持健康的体魄。作为一个典型的互联网从业者,小李爱好数码产品,用 Kindle 阅读,用 iPhone 和 iPad 来工作和娱乐,上 Twitter 和 Facebook,用 Tumblr 写一些玩物丧志的博客。
小丽是小李的女朋友,同样是一枚果粉和互联网成瘾患者。他们有共同的爱好和生活方式,小李希望明年可以娶小丽过门早日让爸妈抱孙子 XD
好啦,这就是我们的虚拟人物小李,他是帝都万千年轻人之中普通又不普通的一位,我们将以他为模型,看看 Omnifocus 是怎么玩转起来,改变他的生活的。
开始上手之前,先让我们熟悉一下 Omnifocus 的界面。Omnifocus 过于简洁(甚至有点简陋)又排布了N多按钮、窗体和栏目项的界面一直被很多人争议,我个人倒是蛮喜欢这种风格的:越不花哨的界面越能减少对注意力的分散,而且 OF 的界面是可以深度自定义的,就看你自己的喜好了。
上图是第一次打开 Omnifocus 时会看到的样子,它就是默认的“Planning Mode(规划模式)”,随时进入这个模式的快捷键是“CMD+1”。屏幕上各个部分分别是:
与刚才的“规划模式”对应的,上图是“Context Mode(情景模式)”。Planning Mode侧重展现 Projects 的全貌用于规划,而 Context Mode 则更注重展示完成任务时候的情景( Context) 。在此模式下,左边栏显示用户预设好的所有 Context ,点击每个条目可以看到它下面包含的所有 Actions ,比如点击“Office”,右边就会显示所有在“Office”这个 Context 可以去完成的 Actions 了。 (注:Omnifocus 的中文版里面把 Context 翻译成为“上下文”,很多文章也引用了这个称呼,而我始终觉得“上下文”是个十分没品也令人费解的说法,所以以后我都用直接用 Context 来叙述,必要用中文的时候则用“情景”代替)
快捷键备忘:
CMD+1:Planning Mode
CMD+2:Context Mode
CMD+4:在左边栏和主面板之间切换光标
上下方向键:在条目之间上下滚动
左右方向键:展开和折叠所在条目
SHIFT+CMD+V: 开关 View Bar
熟悉完界面,再来做一些基本设置。在本篇里我只对一些最常规的基本设置进行说明,更细致的说明待到后面的篇章里面结合实践来讲解。进入设置的快捷键是“CMD+,”
这里需要注意的是“Quick Entry Shortcut”,有了这个快捷键,我们就可以在任何时候直接呼出 Omnifocus 的 Quick Entry (前提是 Omnifocus 处于开启状态),迅速的添加 Action 到 Inbox 里面了,这几乎是最最常用的一个快捷键了,可以根据自己的习惯去自定义。其他选项可以根据自己习惯去设置,图中是我的偏好设置(下同)。
Clipping Shortcut 也是十分有用的快捷键,在浏览网页的时候选中一段图文内容,或者直接在 Finder 下选中若干文件,直接一键即可关联到 Omnifocus 下生成一个新的任务,待到执行任务的时候就可以看到相关的网页或者文件了,甚至在 Omnifocus 未开启的时候都可以工作,非常便捷。下面的“Mail Clip-O-Tron 3000” 是个 Mail.app 的插件,可以在 Mail 下直接将一封邮件剪切到 Omnifocus 下生成任务,对于工作离开不邮件的人来说这是个利器。
Mac 版本可以和 iPhone 或者 iPad 版本通过网络进行同步是 Omnifocus 最大的优势之一,而且有多种方式可以供我们选择。我个人是用 MobileMe 来进行同步的,在免费的 iCloud 出来之前,没有 MobileMe 的用户可以尝试 Omni Sync 这个 Omnigroup 自己提供的服务来进行同步。点击“注册”即可跳转到注册页面,简单几步后即可获取一个免费的测试账号了。设置完成后,记得打开你的 iOS 设备,也进入“设置同步”的步骤,然后点一下上图中的“ Share Settings ”,即可通过 wifi 把设置从 Mac 传输到 iOS 客户端上。怎么样,方便吧 ?
设置都完成了,下面我们该快速的进入实战演练了。
首先要啰嗦一下,在一篇文章内把 Omnifocus 的所有功能讲述清楚是个不可能完成的任务,更何况每个人根据实际情况的不同也会有迥然相异的用法,所以这里我们只是用个最简单通用的范例,来引导大家上手操作 Omnifocus,实现 GTD 里面的“收集—整理”的工作,让新手可以生成自己的任务列表,至于“组织—检查—执行”,我们要在后面详述了。
上一篇中我们介绍过 GTD 的基本原则,其中第一步就是“收集”—把所有需要关注或执行的任务或者点子都倒入收件箱。那么,我们就来看看小李脑子里都藏着哪些事儿吧:
篇幅有限就不多写了,总之原则就是把脑子里能想到的都倒出来扔进收件箱,这样才能做到“摆脱压力”去专注于当前需要做的事儿。现在收件箱看起来变成了这个样子:
之前和 Cherry 探讨过一下“是否有必要把事情先放入 Inbox 再整理,为何不直接整理到项目下”这个话题,我的理解是这样的: Inbox 对于我来说比较像办公桌上触手可及的“便签”,当专心处理某件事情的过程中突然被意外打断的时候,我希望做的就是尽快把它记录下来然后继续回到处理的事情之中,既不希望丢掉对这个突发事件的关注,也不希望打断当前手里的工作去给它做仔细的规划,这就是 Inbox 显出作用的时候了。所以 Omnifocus 有很方便的 Quick Entry 和 Clipping 快捷键,就是为了不打断当前工作同时快速的添加 Inbox 项而设置的。只要做到定期处理清空 Inbox,就可以确保不会延误任何事情了。
现在收件箱堆得满满了,我们该开始分门别类的处理他们了。在上文介绍过的“左边栏”里面,我们可以添加文件夹、项目和任务列表。归纳整理这些项目是个值得展开细说的话题,我们今天只拿一个最常见的典型来做例子。我处理左边栏项目的原则是这样的:
有了以上原则,再结合之前小李的那一堆 Inbox 项,我们初步建立左边的树状结构如下:
需要说明的几点是:
经过一番折腾,我们终于给 小李 列出来的所有项目都找到了一个归宿,他们愉悦的撤离了 Inbox,等待时机成熟时出现在我们面前让我们去执行。哦,等等,他们还少了点东西,就是下面这个咯。
Context是个很有趣又有点纠结的东西,所以我们先给出范例,再来讲解:
从严格的 GTD 理念来说, Context 应该定义为“ 为了完成任务所以来的场所,人物或工具”。其实这个定义早就被拓展了很多,比如“Waiting”这种表示某种状态的 Context,甚至有人用项目或者工作职责来定义自己的 Context,比如“工作”“生活”“家庭”等等。还是那句话,最适合自己的方式就是最好的方式。只要记得 Context 是用来描述完成任务所需的“情景”即可。关于 Context 的话题可能用一篇长文都讨论不完,在此我们还是先简单的从上图中的范例做个交代:
真不容易,我们总算是把一堆事情分门别类的放在了不同的 Project 下,也加上 Context 来更好的找到和区分他们。看看下面完成后的 Planning Mode 和 Context Mode,还是小有成就感的吧?
憋了一周,终于完成了这篇文章,绞尽脑汁的想把 Omnifocus 最基础的入门只是一股脑倒出来,真的不太容易。其实本篇我们只是讲了一些最最基本的操作,距离完全发挥出 Omnifocus 的能量来还差得多呢。不过万事开头难,相信后面会越来越顺手。也希望各位看官看完本篇,可以兴致勃勃的自己动手去整理一下自己的 Project 和 Context。后面的篇章我们会正式进入细致的讲解,从收集,整理开始全面的讲述 Omnifocus 的各个功能和操作,并随时附带好用的快捷键帮助。最后送大家一句话共勉:坚持就是胜利!
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