上海胶带股份有限公司的前身是中国申联橡胶厂，创建于1947年。自八十年代末以来，公司以发展壮大企业为目的，以兼并联合的形式先后兼并上海华丰橡胶厂、上海染化十四厂、上海分子筛和上海橡胶二厂等数家企业。1992年成为全国同行业唯一的一家向全社会发行A、B股股票的上市公司，1996年初首次跨地区兼并湖北武汉胶带厂，1997年再次跨地区兼并江西南昌橡胶制品总厂和重庆中南橡胶厂，通过一系列的企业兼并和资产重组，使上海胶带公司自短时期内逐步实现了产品梯度转移，企业规模不断扩大，实力日益增强。
我公司从1989年至1997年共兼并本事破产亏损企业5家、外省市企业3家。在兼并过程中必然涉及档案的交接，而交接工作的好坏，直接影响了企业真实原貌的反映和档案的利用，因此在实施企业兼并的同时做好档案的交接工作就显得十分重要。
实践使我们认识到，由于被兼并的企业大多濒临倒闭，企业普遍存在经济效益低下，人心涣散，各项管理混乱的状况，而企业档案则更混乱。每个被兼并总有少则1至2年，多则3至4年的文件材料未归档整理，捆捆扎扎现象十分严重，基本处于无人保管的状况。除此以外，我公司兼并的5家市内企业都是40年代末50年代初建厂的老企业，经历各个时期，各种政治运动，档案涉及内容之多，数量之大难以想象，加之各单位已经整理归档的案卷，其管理方法也不尽相同，装订各异，编号形式多样等等，给我们的交接整理工作带来极大的麻烦和困难。几年来，我公司兼并企业档案管理工作在国家档案局、中国化工档案管的关心下，在上海市档案局、上海华谊（集团）公司的直接指导、帮助下，在公司各级领导的重视下，经过全体档案人员的努力和摸索，按照《档案法》、《上海档案条例》和兼并破产企业档案管理有关文件精神，共接收、清理、整理了被兼并企业档案2万多卷，圆满地完成了所有被兼并企业的档案交接工作。使每次档案移交与兼并中其他各项工作同步，确保了被兼并企业档案的完整性和连续性，为开发、利用被兼并企业的档案信息资源，促进被兼并企业的在发展提供了条件。我们的具体做法是：
一、了解实情，制订方案是档案交接工作的保证措施
在交接工作的前期，我们首先是深入被兼并企业现场检查，了解该厂档案管理的现状，做到心中有数。首先了解要接受档案的外观、数量总类，清点各档案的数量、总量，特别是未整理文件材料和可利用的档案箱、框、装具等数量。其次，了解该企业档案管理的内在质量，包括管理方式、分类方法及组卷质量，找出与本企业的相同处和不同点。了解掌握了实际状况后，再制订出具体整理的方案移交的方法和时间，为公司档案整体布局、调整库房等提出有实用依据和确实可行的方案。在此基础上我们着手抓了四个方面的落实工作：
1、落实人员。档案的交接工作必须有原单位档案人员参加。这样才便于交接。因此，无论在何种情况下，公司领导均会考虑留用1至2名被兼并企业的档案人员，并保证妥善安排，使他们有较稳定的工作情绪，完成档案的移交工作。同时，建立兼并企业档案管理领导和工作小组，明确职责，具体分工，落实岗位责任制，并制订考核制度。这样有效地防止档案接收工作扯皮和责任不清的现象，从根本上杜绝了档案流失和损毁的隐患。为了保证档案接收的质量，我们组织参与档案交接的档案人员认真学习上级有关兼并企业档案管理工作的文件精神，明确档案接收种类、数量和具体整理方法，并分期派遣公司档案转职人员到档案清理现场，按照公司档案的要求，指导、配合被兼并单位的档案人员整理各类档案，并帮助做好散存文件的归档工作，直到移交工作结束。
2、落实档案库房和各项保管措施。由于我们采取了集中统一管理被兼并企业档案的原则，所以对现在档案房和设施产生了一定的压力，为此，公司领导从方便管理和利用出发，为档案部门解决了库房和设施问题，公司档案库房从1989年的110平方米扩大到1999年的150平方米，公司档案保管设施也由过去的单一型向多元化发展，为档案的接受工作创造了较好的外部条件。
3、落实档案接收整理所需资金。由于被兼并企业档案质量的参差不齐，所以档案的接收、清理和整理工作必然涉及到装具的调整与增加，为此公司领导特事特办，大力支持档案的资金投入。据不完全统计，从1989年至1997年公司共投入档案接收资金达12万元，使接受的档案符合公司档案管理要求。
4、落实档案接收的时限。为了保证企业总体接收工作的顺利进行，档案部门从工作安排实际进度出发，制定详细的档案接收工作进度表，为合理安排工作打下基础。
二、区别情况，分类指导是档案接收工作的基本原则
在档案清理过程中，我们重点抓好档案的鉴定工作，针对不同种类的档案采取不同的工作方法，对文书、科技、会计档案逐卷、逐册地进行仔细审阅，边查阅边鉴定，列出需要留存和销毁的两类。这样翻箱倒柜地理一遍，使我们做到心中有数，更便于接收后档案的管理和利用。对文书档案的清理，我们是按照保管期限与案卷内容相结合的原则，对原定的短期案卷以及上级单位普发来文均作销毁处理。对少数超保管期限案卷的个别具有实际查考价值的文件拆卷留用，重新组卷归档。对科技档案的清理，按照原有的案卷目录清册，核对后全部接收。对会计档案的清理，按照1984年财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》的精神，将超保管期限的会计凭证等清理销毁。集中统一管理被兼并企业各类档案，保障档案的完整与安全是对被兼并企业档案管理的一项基本原则。对于本市被兼并企业的档案工作，我们严格进行集中统一管理，对确有保管条件的单位采取统一管理，分库保管的原则。
对外省市被兼并企业的档案管理，我们采取先以当地管理制度为主，然后逐步推行母公司管理制度的管理方法。兼并前期，我们就明确了档案管理得一系列制度和要求，使被兼并企业在管理上尽可能地与母公司保持一致。兼并后，我们要求他们把原有的案卷目录的复印件全部寄母公司档案室备案，并要求以后每年8月前将上年度归档的各类档案案卷目录复印寄母公司保存，以便母公司及时了解各单位归档情况。对外地子公司，有关代表企业性质的重要证件，我们采取与母公司相同的管理方式。要求各单位将各类证件的原件（营业执照副本、法人代码证副本、房产证、土地证正本等）归母公司档案室保管，原单位均留复印件，需用时，可按有关规定办理手续，随时借用。
三、登记造册，完善手续是档案交接中必不可少的步骤
通过对各类档案全面、仔细的检查，鉴定，核对和清理工作基本完成。然后，有原单位档案人员列出详细的移交和销毁清册，交主管领导审阅、报批。其中会计档案的销毁需经会计事务所审核盖章后方可进行。办妥了一切必要的手续，双方档案管理人员在清册上签名确认后，档案交接工作完成。该接收的档案运往公司本部，该销毁的档案就地处理。
多年来，在兼并企业档案交接清理，我们共销毁文书档案2651卷；会计档案4009卷。共接受文书档案5073卷，会议档案8284卷；科技档案4552卷，底图8720张。
我们的几点体会：
一、领导重视是做好兼并企业档案管理工作的首要前提
由于被兼并企业的档案是该企业几十年生产经营活动的真实写照，是企业的无形资产的重要组成部分，所以公司领导非常重视对这些企业的档案接受工作。首先确定了统一领导，分级管理的工作原则，成立了公司和办公室领导亲自挂帅的兼并企业档案管理领导小组和工作小组，负责档案接受过程中的各项工作。其次每次实施企业兼并前期，档案人员都参加公司召开的兼并会议，及时了解被兼并企业各文献的状况。由于领导的重视和关心，从根本上解决了档案交接中遇到的各种难题，保证了企业总体接收工作的顺利进行。
二、依法治挡是做好兼并企业档案管理工作的根本保障
为了做好兼并企业档案管理工作，公司档案部门在积极争取领导支持的前提下，还充分运用法律武器，大力宣传《档案法》和《上海市档案条例》的精神，运用黑板报、广播和分发宣传资料的形式，在企业内部开展了大规模的档案法规宣传活动，提高了企业全员自觉归档，维护企业档案完整、准确的自觉性，逐步增加了档案法制意识。同时还根据企业自身特点和发展的需要，制定和修改了各项档案管理规章制度，为档案交接工作提供了各项档案管理制度，为档案交接工作提供了政策依据，做到有章可循，使企业档案管理逐步走上科学化、制度化、规范化的路子。
三、管以致用做好兼并企业档案管理工作的最终目的
档案的价值在于利用。多年来，正是我公司重视兼并企业档案管理的交接工作，使每个被兼并企业的各类档案基本保持完整、无损，它们同样为我公司的生产经营、技术开发提供参考和利用，发挥了应有的作用。例如，原上海橡胶制品二厂被兼并的过程中，由于许多技术骨干离开，新产品的开发一定受到影响，但档案室及时提供了接收的军品开发所需的科技资料，为确保军品研制的按时完成提供了保障。又如，80年代末我公司为产品发展的生产要求，兼并上海华丰橡胶厂，并计划将原华丰橡胶厂的厂房调整改造为三角带生产厂。档案室及时整理和提供了原华丰厂的房屋建筑、隐蔽工程的档案资料，大大缩短了工程设计和改造施工的周期。仅用了几个月就完成了新厂房的改造和生产设备的搬迁，使当年三角带的产量增幅达到32.4%，迅速抢占了市场，创造经济效益近百万元。
多年来，我们以兼并企业档案管理为抓手，来推动企业档案管理整体水平的提高，而企业档案管理水平的提高又促进了兼并企业档案管理工作向更高层次的迈进。通过对兼并企业档案的接收、整理、利用，也大大提高了我们自身对档案管理工作的重要性的认识，根据公司实现“从市区向郊区、从本市向全国、从国内向国外”三个转移和建立指挥决策、销售、技术三个中心的战略决策，我们公司档案管理工作也将再上一个台阶，进一步注重硬件和软件投入，充分发挥各部室简直档案人员的工作技能，确保档案资料“正本清源”，在现有的基础上，把我公司的档案管理工作提高到一个新的水平，处分发挥档案的作用，为企业的持续发展服务。
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