曾经做个一个小项目,里面涉及每天从特定邮件里提取其附件(Excel表格),作为Power BI的数据源之一,参与数据的分析。
在没有使用Power Automate之前,这个过程主要通过在Outlook写VBA(宏)来完成,虽然不是很复杂,但对于没有VBA经验的朋友来说,可能会比较困难。
同时,这个宏单独在Outlook里,无论是进行项目整体管理,还是与数据分析的其他步骤有机结合形成自动化的完整过程,都不是很好。
而且,通过Power Automate来实现,操作步骤十分简单,完全不需要写代码!
Step-01 启动Outlook
Step-02 检查Outlook中的电子邮件
因为我在Outlook里设置了邮件规则,即自动将要提取数据的邮件移动到了某专用文件夹,所以,在Power Automate里,这个步骤只需要填入邮件账户、邮件文件夹路径,然后选择“附件”的处理方式为“保存附件”并选择需要保存的路径即可。
注意,这个操作会直接检索条件检索文件夹下的所有邮件,不需要做循环处理。
关于上面要填入的邮件账户、邮件文件夹路径,可以在Outlook用如图示方式取得:
就是上面两个简单步骤的设置,即可以完成对特定邮件的附件全部另存到指定文件夹的操作!在Power BI里即可以通过从该文件夹获取数据进行相应的数据分析!
同时,一般情况下,也不需要考虑文件重名的问题,因为这个附件另存功能如果发现已经存在同名附件,会自动给文件名加上编号避免覆盖:
接下来我们拿实际数据来测试一下效果和效率——我要另存的邮件有888封:
测试一下速度,还不错哦,约2分钟搞定300个邮件附件的另存(注意左下方数字变化,如果看得清的话
此外,在邮件另存后,即可继续在Power Automate中添加与Power BI相关的数据刷新步骤(可参考《强强联合!PBI文件做数据分析服务器,PA实现自动数据更新 | PBI实战应用》),从而实现从数据源处理到Power BI刷新得结果全部过程的自动化处理!
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