公司内部通过信息化流程进行上下衔接,采购员根据采购需求为缺货产品,需备货产品,进行及时补货,备货,线上完成整个采购流程生成采购单,线下向供应商下采购单,便于规范整个采购流程和精准的数据统计。
1.创建采购单内容界面按照实际情况来填写相关内容
2.添加产品页面
3.选择产品SKU提交后,系统生成采购单号
说明:打※的为必填项
1.采购仓库:必选项,用于指定本次采购货物的收货仓库,需配合“直发/需要中转”采购流程来选择
2.直发/需要中转:必选项,用于说明本次采购是国内直发采购还是用于头程中转发货到海外仓。配合采购仓库,如果是国内直发仓采购,则采购仓库选择标准类型;需要中转,则选择中转类型仓库。
3.供应商:必选项,表示向哪个供应商进行采购,与此供应商关联的信息如产品、结算方式等系统会自动带出到系统相应的栏目。
4.采购员:必选项,默认为当前的登录账号,可以选择其他人。
5.补货方式:是一个类型,暂时没具体的业务逻辑。
6.跟踪号、运费、预计到货时间:用于录入此采购单相关的跟踪号、运费及预计的到货时间,具体可由供应商提供。可以留空,后续在“提交审核”或“采购单”功能上都可以维护。
7.供应商运输方式:自提;或非自提(快递、物流、送货)的方式,目前暂无逻辑处理。
8.运营方式:和产品的运营方式绑定,如果你选择的是自运营,则添加的产品只能是自运营。如果你选择的是非自运营,则添加的产品只能是非自运营。所以如果发现找不到产品的情况下,很有可能是你的产品运营方式不是你这里选择的运营方式。
9.创建时间:默认系统当前时间,你也可以修改,因为有可能你是先采购再补采购单的情况。
10.跟单员:如果你们公司有采购跟单的流程,你可以指定对应的跟单员。
11.支付单号:即可能你是网采的,你录入对应的订单号,便于后续采购财务环节查找订单所用。
12.结算方式、支付方式:系统自动默认带出供应商资料里面的结算方式、支付方式,你也可以在此修改,本次修改只影响此采购单,不影响到供应商资料的数据。因为有可能供应商会出现临时的结算方式、支付方式。
13.网采单号:主要是用于1688网采单号的填写,用于后期跟进1688网采单的物流轨迹。
14.权限控制:采购员只能看到自己的采购单前提下,可配置创建人能够看到自己创建的采购单。
15.添加产品:系统自动根据供应商带出产品列表,也可以通过SKU,产品名称进行模糊搜索,找出对应的产品,勾选批量选择产品或单个选择产品,添加到采购单。
16.缺货:勾选此项,自动过滤出当前系统缺货的SKU。
17.批量添加产品:通过DEMO表格,按照格式填写信息,进行批量上传产品。
下载Demo模板
注:模板内标黄的是必填项,相关基础信息在基础数据表格内查看,数据填写完后上传到系统中。
注:采购员可在提交审核界面进行查看采购信息以及修改采购数量等信息,进行提交下一步由采购主管审核。
说明:待审核采购单显示信息
1.确认数量加红显示:超过了预警数量即采多了。
2.单价加红显示:单价超过了上一次的采购单价。
3.异常提醒:即表明目前有几种SKU是出现确认数量异常、单价异常的。
4.提交复审:复审非必须走的流程,若需要多一层审核,则提交复审,复审的页面和采购审核的操作是一样的。
注:采购主管进行审核,有特殊信息可备注非必填项。如果审核不通过,该采购单回归创建采购单页面,如审核通过采购单创建成功。
采购单列表显示了所有审核之后以及撤销的订单,便于用户进行查看和管理相关的采购订单数据 ,(撤销的采购单一定要选择撤销的状态才能看到)
1.打印采购单:勾选需要打印的采购单,点击,根据你是否需要显示采购价、是否需要分页显示采购单等,点击导出或直接打印即可。
打印的采购单可配置只显示供应商代码,不显示供应商名称。
2.标记到货日期:勾选要更新的采购单,点击,更改到货时间,添加原因,提交即可。(标记到货日期可以用于跟单环节,有助于跟单员进行跟单。
3.复制采购单至待确认:使用场景:当需要跟统一个供应商采购统一的产品时,可以复制原有的采购单到采购确认处,节省重新创建采购单的时间
复制后需要在采购确认处提交审核
4. 批量打印采购合同:找到对应采购单,点击,在下拉选项中,下载采购合同、打印采购合同或者是导出PDF格式的采购合同。
在导出或者打印采购合同时,可以添加合同注意事项。(如果没有点击编辑合同注意事项,则合同注意事项内容提取供应商里面维护的注意事项,如果有进行编辑,则在提供供应商里面维护的注意事项上增加上另外编辑上去的内容)
5.批量强制完成:
场景1:你的采购单在途,所有供应商说断货了,你也采购不了,已经建好的采购单数据,你需要将其作废。那你就可以通过强制完成的功能来操作,操作成功后,采购单状态为撤销。
场景2:采购单的部分SKU已经入库了,还有其他SKU没有到仓,供应商反馈没货了,那你可以通过强制完成来操作。采购单状态为已完成,没有到的SKU,按0来收。
注意:由于强制完成,会产生供应商退款的事实,所以你需要选择具体的退款类型,进而产生收款通知,这样财务也能收到具体的款项通知。
6.申请付款:向财务申请付此采购单的款项。
7.添加跟踪记录:假如供应商告诉了你跟踪号,你可以把跟踪号维护到采购单上,便于后续做收货的同事,直接通过跟踪号,可以找到采购单的数据。也可以用于运费叠加申请。
找到对应的采购单,点击,在下拉选项中,添加跟踪记录,把跟踪号维护进去。
比如:供应商发的是顺丰,运单号为107998935964,运费是20块。(系统支持添加多个跟踪号)
和维护承运商的名称以及查询网址
点击确认后,结果展示如下:
复制运单号,点击顺丰快递,系统自动链接打开顺丰官网,便于你去跟踪轨迹。
8.审核回退:当采购单审核后,在途(还未开始收货),且未进行采购付款审核操作,你都可以进行审核回退操作(即回到采购确认的待确认状态)。在“待确认”的状态下,你就可以进行采购单的数据进行编辑。
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