样式与模板--Word的效率工具

　　一、样式
　　1、什么是样式
　　样式是应用于文本的一系列格式特征，利用它可以快速改变文本的外观。当应用样式时，只需执行一步操作就可应用一系列的格式。样式是模板的基础。
　　如果按形成的方式来分的话，样式可分为内置样式和自定义样式。内置样式是Word提供的样式，自定义样式是使用者自己创建的样式。Word以同样的方式看待内置样式和自定义样式，在使用和修改时没有什么区别。区别在于：自定义样式是可以删除的，内置样式只可以修改但不可以删除。
　　创建文档时，如果不指定模板，Word将使用默认的Normal（空白文档）模板。
　　启动Microsoft Word时，如果没有修改过Word设置，系统会基于Normal（空白文档）模板新建一个空白文档，这个模板中样式较少，只有"标题1"、"标题2"、"标题3"、"默认段落字体"、"正文"等四种样式。开始录入文字时，Word将使用默认为"正文"样式所定义的字体、字号、行间距、文本对齐及其他格式。"正文"样式也是Normal模板的基准样式，是创建模板中其他样式的基础。同时，"正文"也是系统的内置样式，无法删除。
　　例1：设置一个标题（三号黑体，居中）
　　（1）如果不使用样式，需要分三步来做：把字号设置为三号；字体设置为黑体；字体居中。
　　（2）如果使用样式则不必分三步设置标题格式，只需应用"标题"样式即可取得同样的效果。（如何设置"标题"样式详见下文）
　　2、怎样添加新样式
　　Normal模板中供我们使用的样式很少，其实系统除了提供"标题1"、"标题2"、"标题3"、"正文"等样式外，还提供了大量其他样式。
　　添加新样式步骤：
　　打开菜单上的"格式"--找"样式"--从"列表"中找"所有样式"--选定拟使用的样式，如"正文缩进"--点应用。
　　添加其它样式时可重复以上操作。
　　3、如何应用新样式
　　例2：原有文档文字原为"正文"，字体格式为"五号、宋体、两端对齐、常规"；段落格式为"无特殊格式、单倍行距"。把文档文字全部更改为"四号、仿宋、两端对齐、常规"；段落格式为"首行缩进两字符、1.5倍行距"。
　　应用新样式步骤：
　　（1）添加一个新样式--"正文缩进"，字体格式定为"四号、仿宋、两端对齐、常规"；段落格式为"首行缩进两字符、1.5倍行距"。
　　（2）选定全部文档文字（或者把光标放在准备使用该样式的段落中间），在"样式"框中选"正文缩进"，OK。
　　例3：原有大标题字体格式为"小四号、黑体、左对齐"，段落格式为"无特殊格式、单倍行距"。把大标题字体格式更改为"三号、楷体、居中"，段落格式更改为"首行缩进两字符、1.5倍行距"。
　　（1）添加一个新样式--"标题1"，字体格式定为"三号、黑体、居中"，段落格式定为"首行缩进两字符、1.5倍行距"。
　　（2）双击菜单上的"格式刷"，把所有这个级别的标题刷一下。OK。
　　4、删除某一样式的步骤
　　打开菜单上的"格式"--找"样式"--点"管理器"--在出现的"管理器"提示框中选"样式"--在左侧显示自己录入文字的文档中选定要删除的样式，如"正文缩进"--系统提示"是否需要删除样式 正文缩进"--点击"是"--"关闭"管理器提示框。
　　删除其它样式时重复以上操作。
　　注意：如果你删除了某种样式，那么你原先录入文档时凡使用这种样式的文字将恢复为"正文"样式。
　　5、修改样式
　　要快速改变具有某种样式的所有文字的格式，可重新定义样式。
　　例4：将上述"正文缩进"的文字进行更改，字体格式定为"小三号、楷体、两端对齐、常规"；段落格式为"首行缩进两字符、1.25倍行距"。
　　按上述字体和段落格式重新对某一段"正文缩进"的文字进行设置。
　　在光标放置在已重新设置过的文字中。打开"样式栏"，选"正文缩进"，在出现的"更改样式"提示框中，选择"更新样式，以反映最近所做修改"，点"确定"。OK。
　　如想对其他样式进行修改可参照以上操作进行。

　　二、模板
　　模板与样式很相似，样式是针对段落或字符格式设置的，而模板是针对整篇文档的格式设置。任何Microsoft Word文档都是以模板为基础的，使用者可以将样式保存在模板中，从而保证所有使用模板创建的文档都能够应用该样式。因此，模板比样式具有更丰富的内容，它可以预先把文档的基本结构和文档设置，如页面设置、字体格式、段落格式、自动图文集等固定下来，方便以后重复使用，省却每次都要排版、设置的烦恼。我们在制作试卷、教案、公文之前，可以把它们设置为模板，熟练使用这些模板不但可以提高排版效率，同时可以保持文档的统一性。
　　创建模板有三种办法，现以公文模板为例，简要讲解创建模板的步骤：

　　1、根据已有公文创建一个新模板。
　　单击"文件"菜单中的"打开"命令，然后打开已有的一个公文，删去原公文的具体内容，只保留格式，单击"文件"菜单中的"另存为"命令。在"保存类型"框中，单击"文档模板"，单击"保存"。
　　2、完全新建一个模板。先调整后页面设置中的各项内容，确定有关段的字体、字号、段落等标准，完成其他内容的设定。单击"文件"菜单中的"另存为"命令。在"保存类型"框中，单击"文档模板"，单击"保存"。
　　3、根据已有模板创建一个新模板。单击"文件"菜单中的"新建"命令。单击与要创建的模板相似的模板，再单击"新建"栏下的"模板"选项，然后单击"确定"按钮。
　　使用公文模板时，单击"文件"菜单中的"新建"命令，从"常用"选项卡中选用公文模板。对于 Microsoft Windows 95 或 98，在默认情况下，"模板"文件夹位于"C:\Windows_文件夹\Application Data\Microsoft"或"C:\Windows_文件夹\Profiles\用户名\Application Data\Microsoft"文件夹中。
　　保存模板默认位置为"Templates"文件夹及其子文件夹。如果将模板保存在其他位置，该模板将不出现在"新建"对话框中。

　　三、课堂练习
　　1、以一份旧试卷电子稿为基础，试着做一个试卷模板。
　　2、以一个旧课程表为基础，试着做一个课程表模板。

　　课后作业：
　　1、想一想，日常工作或生活中，用电脑处理的文档那些可以设计为模板。
　　2、自己试着设计一份个人信纸模板，要求个人的名字在页眉处反映出来。页脚的右下角有"历史系××级×××专业××××（自己的学号）"。字体字号等由自己确定。以美观大方为标准。第一题的内容要求写在这个信纸模板中。
　　以电子邮件形式交作业。发至：[e-mail]或[e-mail]