随着通讯的普及，“车马很慢、书信很远”的时代已经越走越远，一句想念、一声问候微信、短信顷刻送达。虽然现在诸多APP，都可以实现及时通讯，X钉还可以设置加密通话、阅后即焚功能，但是日常生活、尤其是商务办公时仍然需要运用函件。
那么，今天我们就分解一下“发函”这个动作，如何操作才可以相对稳妥并在后期有迹可循。
一、明确发函目的
当我们需要用函件来向对方表达某件事情的时候，需要先明确表达的目的是什么：是催告？是申请？是请求调度？还是单方承诺？
明确目的，就可以明确函件的标题：催告函、联系函、通知函、承诺函等等；没有标题的函件就像没有眉毛的脸，虽然眉毛没有什么实用功能，但是却让函件更美观、更正式、更像一封函件。
二、明确表达内容
日常说话我们会先进行一系列的铺垫，最后才说明目的；函件也是一样，直接说明目的会让收件人在阅读时感觉唐突；以通知函为例，一般的结构是：标题-抬头-背景-通知-后果-结尾-落款；当然不同的人行文风格也会有差异，部分结构也会根据实际情况进行调整。
当然，函件内容应当围绕发函目的进行叙述，切记天马行空，离题千里。
格式上，一般选用宋体、正文选用小四字号、1.5倍行距，内容控制在一张A4纸内。
三、邮寄方式
日常邮寄方式有两种，一种是实物邮寄（推荐中国邮政EMS），另一种是电子邮寄（邮箱送达等）。实物送达需要时间，也需要运费，如果勾选“实物返单”还需要加钱；电子邮寄优点就是速度快，但是缺点也是非常的明显，例如“证明效力”略有欠缺等。
所以，律师建议：若无特殊约定，一般都以实物邮寄为主；当然也可以两种方式一起选，邮寄通知的同时，也通过电子邮件送达，如果为了更稳妥，也可以再打个电话通知对方注意查收。
为了固化送达的效力，一般甲乙双方会签订“地址送达约定书”，明确送达的地址，即若只要按照先前约定地址邮寄，若无人签收或者被退回也将视为送达，不利后果由提供地址方送达。
邮寄的时候要在面单上注明内件品名，如果是电子单可以在留言处写上品名。
（切记：不是写在装文件的外壳上，而是写在面单上！）
四、后续操作
函件一式两份，一份寄给收件人，另一份存档。
寄完邮件需要留存底单，并于合理时间后及时去EMS官网上查询物流记录（官网可以查询6个月的物流），并截屏保存。
如果寄的邮件较多，则需要制作台账，方便后期查阅。
五、律师函的收费标准
如果认为自己写不好，可以委托律师发函；一般律师函价格在1000-2000元/份，律师函就是以律所名义发出，相对正式。
如果想省钱，自己发函当然也可以，就时效中断、通知、告知等动作来看，自己发函与律师发函并无差异；如果仅仅是请律师代笔，那付代笔费即可。
发函是一件小事，不仅仅是证据的表现形式，也更是沟通的辅助手段。
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