文 / 004编辑 胡芬
“一如采购深似海，从此假期是路人”
平时经常听到采购人说到时间不够用，每天的事情都做不完，加班是家常便饭。各位采购人是否同样感受到，每天开会占用大把时间，一周五个会，四个和你无关，或者不直接有关，浪费时间，还解决不了问题。常说的就是：咱们组织个会议让领导看看怎么做？一天到晚在等审批，采购审批牵涉部门多，效率特别低，一份合同可能要签上10个人，关键是越往上的领导越难找，经常不在。工作内容自己计划没用，得时刻关注计划又变了没，看要不要开个会讨论下，看财务有啥新要求，看研发又出了一堆新品没，看销售有无急需的核价，大都是被动型的天降任务。还有就是线上和线下同步跑流程，重复工作。工作中邮箱电话微信QQ钉钉OA等沟通工具齐上阵，一个项目至少一到两个群，加上其他工作群，少则有三四十个群，多则一百多个工作群。月初到月尾不是在对账就是在协调财务付款。大大小小的事情处理完之后就没有多少自己规划的时间了，真正的供应商开发与管理，成本数据分析，行业信息的了解，采购内部重点事项规划及流程梳理的时间就所剩无几了。
这一系列的问题同样困扰着大部分采购人——为什么每天都那么忙，还是没把事情做好呢？工作不过是解决问题。可能有些采购人会想，同样是做采购，为什么有些公司的采购每天都可以准时下班，下班后或周末时间很少接到异常电话？为什么同是部门同事，工作量差不多，有的同事都能按时按质完成任务，还有部分同事却要加班加点赶出来。
如何提高采购工作效率，一是采购人本身对时间的管理，二是公司具体操作流程的优化，三是办公业务系统化。
1. 采购人本身对时间的管理
美国首屈一指的个人成长权威人士博恩.崔西的《时间的力量》一书中指出：“每一个有效执行源自每日任务清单”。
《深度工作》的作者卡尔.纽波特给出了一个答案：高质量产出=时间*专注度。
每日任务清单+专注度至少可以让工作做的井井有条，紧急重要的事情优先安排，也不用担心今天还有什么事忘记做了。
时间管理最著名的就是紧急-重要四象限法：
2. 公司具体操作流程的优化
简化统一沟通及信息传递方式，重要事项或带附件文档保留电子邮件，通过搜索，可以随时、瞬间调取历史邮件，提高沟通效率。项目类工作组建沟通群，项目人员及时共享项目信息。其他紧急事项直接电话沟通。具体沟通方式需依据公司大环境统一定，原则是要统一，最好不要超过三种沟通方式。
内部推动构建稳定的周计划，预测、计划、下订单、排产、出货，保证每周模式差不多，有稳定计划后续工作开展起来就顺畅，外加绩效考核，各岗位都推着做好自己的工作。
领导的工作就是帮员工扫除障碍，梳理各流程中存在人不足，让员工能预留更多的时间自我调配。
3. 办公业务系统化
提高采购工作效率，系统化是很大的因素。
维护好系统，采购的任何操作，系统都有记录，解决了大多数手工类问题，电子化数据记录，也避免了其他部门不联动的问题，有权限的情况下可以调取各部门的数据。
财务付款也走ERP，按规定时间付出去，不然影响财务的KPI。
我们能及时做好的是第一点，做好这一点也可以提高25%的工作效率，第二第三点需要公司及领导的支持，但更需要执行者人建议与推动。（END）
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