去汇报工作的时候，有位同事正好在领导办公室，因此我在门外等候。
其实很多时候，汇报工作的时间并不长，但是等待的时间非常长，因为你并不知道里面的同事要汇报多长时间，而这时你一旦离开，很快就会有别的同事见缝插针的汇报。
这样的事情多了之后，我总是忍不住的想，如果能在领导的办公室放一个呼叫器，就像医院看病排队的呼叫器一样，按键按下，呼叫开始，有序汇报。当然领导也可以根据事情的重要程度进行随机呼叫，但是呼叫器一定要把这样的信息反馈给等候者，为他智能安排时间。
想了很久，也还是只能想想。
于是，我就只能像这样在门外等候。
我并不想要偷听里面到底在汇报什么，但是因为门开着，我又仅仅只是站在门外不到两米的地方，因此听到里面的情绪发生了变化。
领导：这样的事情为什么不提前汇报？
同事：当时您在出差，汇报不是很方便，想等您回来再向您汇报。
领导：现在信息这么发达，即便我在国外，短信、电话都很方便，不要找借口。
然后听到一摞资料“啪”的一声，狠狠的摔在了办公桌上。
正在我准备走开之际，我忽然听到里面有了更多的情绪，但我还是走开了。
看起来这次事件影响了一些重要事情的推进，所以领导很生气，直到下午开会，还没有得到平息，于是在会上针对这种事情提出了批评。
“有的人，重要事情不跟领导汇报，电话、短信、邮件，这么多通道，自己却怡然自得的生活在上古时代，只能进行面对面汇报；有的人，给领导打了电话，领导没接，就没有然后了，能不能发个短信；有的人，就连个短信也发的不伦不类，短信整整占了一个屏幕，重点信息一个没有，到底在汇报什么？”
此刻会议室，能听到绣花针掉到地上的声音。
说实话，在远程汇报这件事情上，我们确实还可以做的更好。
无论是工作中，还是生活中，你会发现，即便我们和周围人身处同样的环境中，做着同样的事情，经历着同样的周遭，但就是有的人成长更快，效率更高，更得人心，为什么呢？
是他们比我们聪明吗？或许是或许不是，但他们一定是善于总结的人。
实际上，我们所遇到的很多问题和任务都是重复性的，想要加快执行任务的进程，要么通过物理学上的并联原理，类似计算机的多进程处理，还有一个更为重要的方法：先将这项重复性的工作一次性做完，然后马上复盘。
复盘的过程要进行深刻的梳理和总结，明确流程、梳理问题、管理改进、形成模板，直到这件事情成为我们闭着眼睛都能做好的事。
相信你一定有过这样的感受，刚开始在接触计算机的时候，对键盘的熟悉和掌握程度并不理想，一个指头敲击，后来双手也能操作，再后来可以进行盲打，如果这个时候看着键盘反而会觉得眼睛是进行捣乱的器官。
我们的思维训练帮助我们进行了肌肉训练，形成了惯常的应激反应，肌肉一旦做到记忆，这种记忆就会持续很久很久。
想到以前跟朋友聊天时的一句玩笑话“我手指头都想到了”，手指头都想到了，我对你的了解已经进入到了肌肉的应激反应。
在电话沟通过程中，是不是一样可以做到如此呢?
习惯是可以培养的。
01
打电话之前，确定对方方便接听
很多人，不管三七二十一，拿起电话就拨通了，根本还没了解对方到底忙不忙，方不方便接听电话。
我一般在跟领导打电话之前，都会先了解一下，领导正在做什么，他是在开会、处理文件、还是在访谈、在休息……
如果他在出差，我就会跟同行出差的同事了解一下他具体在做什么，如果方便，我就会拨打电话过去。
如果事情非常紧急，而他此刻又非常繁忙，不便于接听电话，那我就会给他发个短信，简明扼要说明事情的原由及需要他决策的点。
一般如果是决策，我会按照惯例拿出至少两套方案，给领导做选择题，而不是判断题，更不应该是简单题。
如果沟通对象不是特别熟悉的人，可以尝试先发条短信过去，告诉对方我们是谁，想要跟他沟通什么事情，问问他什么时间方便。有些事情恐怕对方还需要做一些准备呢。
02
打电话之前，明确自己想要说什么
好了，现在确定对方有时间接听我们的电话了，但我们还是不能立马就拨通电话。
我们要确保自己想要说的内容都了然于胸。
我曾经有过几次在电话汇报结束之后，又忽然想起还有一件事情，这个时候，就非常尴尬，我要再拨打过去吗？如果再拨打过去，会显得自己非常不专业，而且不靠谱。
靠不靠谱这种印象到底重不重要呢？实在是太重要了。
朋友说他有几次让同事安排会议，然后这个同事将会议时间弄错了，还有几次这样的小事，他就对这个同事做过的其他事情都抱有一定的怀疑态度，即使这位已经让自己看起来很专业了，但他还是要忍不住要对工作成果进行侦探式的排查，结果就是经常发现各种问题。
在找错这件事情上，如果我们想，就一定不会失望的。
那就过一会再汇报吧，然后过了一会儿可能就忘记了。
有了这样捶胸顿足的惨痛经验之后，每次拨打电话之前，我都会把想要汇报的事情在本子上罗列出来。
然而，罗列出来也不会马上就打过去，我会起身倒杯水，或翻阅一下工作笔记，或上个厕所，为什么这样做呢？确保我没有遗忘掉一些重要的事情。
不止在工作上有这样的经历。有时候我去书房找个东西，但是当我到了书房之后却发现自己刚刚要来做什么呢？不记得了。有时候去超市买东西，但是回到家之后，恍然发现，自己要买的东西还差几样呢。
心理学上有个说法是我们当下的心智被其他东西占用了，一旦被占用，原有的那些计划就会被排挤在外。
这个时候，纸和笔就会帮助我们明确要点。
生活中在超市遗漏一件想要买的东西我们还可以再次前往超市，工作中遗漏一件重要的事情有可能会导致我们失业，进而甚至连续几个月都无法去超市买东西了。
03
如果对方没能接听电话，给他发个信息
有时候，我们拨通了对方的电话，但是对方如果正好在忙无法接听，我们只好作罢。
我们以为对方看到了就会立马回拨给我们，但是对方和我们一样健忘，可能等我们再次想起这件事情的时候，已经是隔天了，或者是几天以后了。
而对方可能隔天看到我们的电话时，会觉得我们要说的事情可能根本不重要，不然怎么会如此不了了之呢？这样我们就这么遗憾的错过了。
更何况我们有时候在办公场所会习惯性的用座机拨打电话。
换位思考一下，如果没有及时接听电话的人是我，事后看到的又是不知名的陌生电话，大概率事件上这件事情就过去了。
如果对方没有当下接听电话，最好给对方发个信息，简明扼要的说一下事由。
如果对方觉得必要，会在方便的时候进行回复，或者直接就进行短信回复了呢。
04
如果需要对方做记录，最好在电话汇报后，能给对方发送一条短信
如果需要对方做记录，那最好提示一下对方。
如果对方不很方便，最好给对方发送一条带有信息的短信。你知道的，我们有时候出门在外并不会带纸和笔，手机又被电话占用，极不方便。
当我在接听到一个电话：“我跟您先汇报一下，稍后我会将相关信息发送到您的手机上”。我就会感到对方对我的极大尊重，默默为对方加分那是一定的。
看看，仅仅只是拨打一个电话而已，就需要我们做多少这样的功课。
但奇怪的是，很多人一直在打电话，却一直不知道怎么打电话？人与人之间的聪明极差可能会很大，但是在我们周围的这些人，或许他们比我们优秀的地方就在于，他们非常善于进行复盘。
就像写文章，有些思想在你的头脑里开始盘旋，但是一旦要下笔写进文章里，你就会发现思绪需要梳理、逻辑需要建立、论据需要支撑，还有很多东西需要撑起文章的灵魂。
复盘也是同样的道路，在复盘的过程中，我们会不由自主的启动我们的大脑进行思考，形成做事的流程和方法。
《原则》一书就是因为作者善于总结和复盘形成的，这些原则带给了瑞.达利奥以成功，与此同时它们还在影响着所有读过这本书的人。如果达芬奇、富兰克林、巴菲特都能将他们的原则公诸于众，对我们来说则会受益匪浅。而我们善于总结，对自己来说也是受益匪浅的。
好的习惯早点养成，过后就会一直享受习惯的红利，坏习惯也是同样的道理。
习惯一旦形成，它就会住在我们大脑的某间房子里，在既定的事情上，它们会积极主动的跳出来，帮助我们做出决定。
习惯做习惯的主人，尤其是我们尚未发现的那些坏习惯。
任何一件发生在我们身上的事情，都是来帮助我们进行自我完善的，我们怎么会错过这样的机会呢？
搜索公众号 " 七十二朵云 "
遇见小云，陪你成长。
作者小云：
管理学硕士，企业中层。
联系客服
