台账资料整理归档、移交

台账管理制度是根据有关管理法规，提炼形成，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。

1、归档范围：

凡是反映项目部运行管理情况，具有查考利用价值的文件材料均应归档，由项目部负责记录、整理、汇总，直接交存台账管理中心和采购单位备份。

l）、文件台账的归档范围，包括项目服务中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；

2）、台账的归档范围：在工作中形成的图纸、说明书等内容；

3）、专项台账的归档范围如：会议台账、声像台账、纪检台账、审计台账等；

4）、财务资料由财务部门归档管理。

2、归档要求

1）、归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；

2）、归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；

3）、归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；

4）、是传真件的应复印后以复印件归档；

5）、归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；

6）、管理员对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；

7）、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；

8）、台账题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；

9）、文件材料的归档必须办理移交手续；

3、归档时间：

当月归档。

4、归档份数：

1）、各类文件材料一般归档一式一份；

2）、重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数；

不归档文件材料的范围：

1）、重复和无参考利用价值的事务性、临时性文件；

2）、上级机关任免、奖惩非工作人员的文件、供参阅的文件材料；

3）、上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；

4）、未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、影印文件的多次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

5）、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6）、参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

7）、非本单位抄送的不需要办理的文件材料；

8）、送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。对文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

5、台账资料的保管

1）所有台账资料均由台账室保管，同时建立电子台账库；实行原始台账和电脑数据库存档双轨制；

2）存放台账必须有专用柜、架，台账管理员应编制统一的台账分类说明书及台账总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号, 登记造册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。

3）必须维护台账的完整性（质量上的完整和数量上的完整）、安全性（物质的安全和法律的安全）；

4）底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜；

5）存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盘和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取译制、拷贝；

6）定期每半年进行台账的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符。对破损或载体变质台账，要及时进行修补和复制，经常进行虫害消杀；

7）为保证台账的安全和完善,台账室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查；

8）声像台账的保管如下：

按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存；

照片台账一般放在相册中，录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像台账柜或密封盒中，竖放远离磁场。

（3）、台账资料借阅和复制管理

所有工作人员都必须严格遵守公司保密制度有关规定，保守公司台账秘密。所有工作人员都有保护台账权利和义务；经批准授权后都有借阅台账、复制台账的权利。

6、台账资料的借阅

1）、借阅台账必须向领导审批；

2）、对影响较大的台账应加密保存。这些台账在电脑中按授权级别检索, 对保存在台账室的原始资料应严格控制借阅；

3）、严格台账的出、入室规定：出室必须由具备资格的人员经审批登记后方可借出，入室时，须由专人进行检查，若有破损，立即修复，并按规定追究有关人员责任。台账管理人员应及时收回在外文件，严防文件流失；

4）、查阅台账，都必须办理登记手续。台账管理员必须将借阅情况存档，同时将其输入电脑中保存；

5）、在借阅台账时做到以下几点：

（1）、按规定办理登记手续，定期归还，借阅时间不得超过7天，确实因工作需要不能按时归还者，应办理延期手续；

（2）、要爱护台账，不得丢失；

（3）、所借台账不得随意折叠和拆卸，不得对台账随意更改，涂写。

6）、借出和归还台账时，应办理清点手续，由台账员和借阅者当面核对清楚；

7）、台账如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任；

8）、借阅者在归还台账时必须填写台账利用效果记录；

9）、调离本部门的工作人员，必须清理移交台账文件后方可办理调离手续；

10）、出差、请长假（半月以上）或辞职者应把所借阅台账及时归还，每年春节前夕所有外借台账一律归还台账室；

11）、因工作需要（如台账更改、报废）台账员通知归还台账时，应在24小时内归还，如不及时归还，所造成的后果由借阅人员负责。

7、台账复制管理

1）、台账复制必须向领导审批；

2）、台账复制由借阅人员持有关批准到指定复印处复印；

3）、未经批准的，复印员一律不得帮其进行复印。

8、电脑化的管理

对台账储存电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，防止台账资料的流失；定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，制订严格的系统管理规定，随时监督电脑使用人员的执行情况。

定期对系统使用人员进行最新的安全技术培训，实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。

对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。

通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施确保系统的可靠性和台账资料数据的完整。