制度建立的5W2H原则与PDCA原理

 

任何一家公司的管理都离不开规章制度的建立，无规矩不成方圆，更重要的是大家都非常清楚人管人，累死人，不但没有任何的效果，还会导致团队相互之间的和谐度大大降低，对团队建立与发展、团队文化建立、团队的凝聚力、相互的配合度等等都会产生莫大的负面作用，所以，必须由人治公司走向法治公司的阶段，让法治成为团队做事的行为准则，让法治督促团队养成良好的职业习惯，让法治逐渐统一团队的行为。

要想让公司走向法治阶段，就必须结合公司的实际情况量身定制相应的规章制度，让规章制度成为公司前行发展的纲领，让规章制度成为公司发展强大的法规，这是任何一家公司在发展道路上必须要走的且唯一要走的路，否则公司永远都做不起来，甚至可能淘汰。

 

现实中，我们会发现某些公司在发展过程中，在管理方面也建立了很多的规章制度，但真正落地的几乎不多，规章制度不是躺在柜子里面睡大觉，就是挂在墙上成为装饰品，对公司的内部管理没有起到任何的作用，即写的、做的、说的完全不一致，出现多层皮的情况。

 

那么，如何为公司的发展建立适宜的管理制度？需要考虑哪些方面的因素？需要掌握哪些方面的原理或原则？才能确保建立的制度在公司发展道路上落地生根，助力公司稳健发展。

 

所以，要想规章制度在公司发展过程中得到有效实施，首先要确保规章制度的内容详细到位，即符合5W2H的原则，同时必须经过策划（P）—编写（D）—讨论（C）—修正（A）四个步骤，所以说，规章制度的建立过程其实就是一个P-D-C-A和5W2H相互融合的过程，目的就是确保规章制度的可操作性。

第一步：策划P

我们在编写规章制度前，必须要充分构思策划，主要明确以下各方面的要点：

1-制度的目的（为什么要建立）why

2-制度适合的范围where

3-需要哪些职能参与who

4-具体做什么事情what

5-什么时候开始做when

6-在哪里执行where

7-做事的具体流程（步骤）how

8-做到什么标准howmuch

9-如何判定是否符合check

10-违规的管理要求action

1-制度的目的（为什么要建立）why

不论是我们有计划地建立规章制度，还是因为某种原因临时建立规章制度，都必须明确建立规章制度的目的，即为什么要建立规章制度？希望通过规章制度的建立达到什么效果？希望借助规章制度的建立控制什么事情？

公司在推行ISO管理体系的时候，大家都编写过程序文件，程序文件的正文内容第一条就是“目的”，其实就是让在编写文件时，务必要先搞清楚为什么要编写文件，以免糊里糊涂写文件，导致文件落不了地，实现不了预期的效果。

2-制度适合的范围where

任何一份文件都有其适合的范围，不可能放之四海而皆准。

所以，我们明确了建立规章制度的目的之后，还要知道这份文件适合用在什么过程，唯有如此，才能确保文件的内容更加具有针对性，才能确保文件得到有效实施和实现预期的效果。

3-需要哪些职能参与who

任何一项工作都不是一个人独立完成的，需要多人的相互配合与支持，当然有主导与配合之分，所以，在建立规章制度过程中，就要充分明确，每一件事情需要哪些职能参与，谁是主导，谁是配合，以确保在执行过程中，主次分明、配合有度、执行到位、结果有效，防止交叉重叠、相互依赖、彼此推诿，最终导致事情不了了之。

4-具体做什么事情what

建立规章制度的目的就是明确告诉相关的职能要做的具体事情，防止出现模糊不清、模棱两可的表述，导致不同的人有不同的理解与认知，所以在建立规章制度时，务必要确保在公司每个人的理解都是相同的，只能是唯一的一种含义，不能有任何的歧义之分。

5-什么时候开始做when

通过规章制度来管人的目的，就是希望人在没有别人约束和监督的情况下，主动做事，所以，我们必须在规章制度中明确告诉每一件事什么时候开始做，什么时候结束，比如“当发现不合格品的时候，由发现人负责填写<不合格品处理记录>……”。

6-在哪里执行where

规章制度要想真正成为公司发展道路上的法规，就必须将事情的各个方面规定清楚，才能起到指导做事的作用。

所以，我们在建立规章制度的时候，必须明明白白告诉执行人在什么地方做什么事情，比如“当需要到仓库领料时，必须到主管处先领取<物料领用记录 >……”。

7-做事的具体流程（步骤）how

建立规章制度的目的就是希望人人都能统一按照规章制度的要求开展工作，防止出现不同的人有不同的行为，不同的人有不同的结果，所以，务必要确保规章制度充分阐述清楚事情的具体过程和步骤，比如比如“当发现不合格品的时候，由发现人负责①填写<不合格品处理记录>，②描述不合格品的不合格事实、数量、比例、类别、来源、性质，③在签名处完整签名，④提交现场的质量人员确认，⑤由现场质量人员确认属实并初步给出处理意见，⑥然后执行现场质量人员的处理意见……”。

8-做到什么标准howmuch

为了确保任何人按照规章制度做事都能出现一个统一的标准，我们必须在规章制度中将做事的标准要求写得非常清楚到位，比如“当发现不合格品的时候，由发现人负责①填写<不合格品处理记录>，②描述不合格品的不合格事实、数量、比例、类别、来源、性质，③在签名处完整签名，④提交现场的质量人员确认，⑤由现场质量人员确认属实并初步给出处理意见，⑥然后执行现场质量人员的处理意见……”。以防止因不同的人执行时出现不同的结果，甚至偏差很大的结果。

9-如何判定是否符合check

一份完整的规章制度，除了要详细阐明5W2H以便各相关执行人能规范正确执行之外，还要有做事的结果是否符合的检查判定的管理要求。

所以说，5W2H属于策划的要求，做事结果符合性的检查判定属于事后的跟踪检查，既要有执行的要求，又要有事后的跟踪检查，才能确保事情落到实处。

10-违规的管理要求以及定期的更新管理要求action

任何事情，有检查就会发现符合和不符合之分，有不符合就必然会有追责和改善的要求，唯有如此，才能确保事情的完善。

所以，在建立规章制度过程中，同样需要明确违规的处理规定，才能进一步提高执行人的责任意识与问题意识。

第二步：规章制度编写过程（D）

根据上述对规章制度的策划结果，整理编写形成条理性的文字，即规章制度的初稿。

第三步：规章制度初稿的讨论（C）

为了确保规章制度的适宜性、符合性和有效性，初稿形成后，不能直接发布，必须经过相关职能、人员的充分讨论会审，及时发现初稿中是否存在不周之处、矛盾之处、模糊不清或有歧义的内容等，以便及时修正完善，确保规章制度的可行性。

第四步：规章制度初稿的修正完善（A）