单据管理规定
一、目的
为了防止单据的丢失,避免因单据的丢失导致仓库数据不准确。
账目做到有单可依,进出账目有据可查,特制定本管理规定。
二、单据范围
(1)送货单(供货商)
(2)入库单
(3)领料单
(4)退料单
(5)材料分条单
(6)不良品处理单
(7)报废申请单
(8)销售出货单
三、单据处理需注意事项
送货单内容包括:供应商名称、PO单号、物料名称、规格型号、材质、数量、盖章、收货人签名。
入库单:订单号、物料名称、规格型号、材质、数量、批次、生产日期、入库人签名。
领料单:生产加工单号、物料名称、规格型号、材质、数量、领料用途、领料人及部门主管签核。
退料单:生产加工单号、物料名称、规格型号、材质、数量、退料人及部门主管签核、品质部签核。
材料分条转换单:生产加工单号、分条日期、分条物料名称、规格型号、计划分条规格、数量、部门主管签核。
不良品处理单:退货单号、物料名称、规格型号、材质、数量、不良原因、品质签核、部门主管签核。
报废申请单:物料名称、规格型号、材质、数量、报废原因、各部门签核。
销售出货单:单据NO、订单号、产品名称、规格型号、材质、数量、盖章。
四、单据整理办法
按不同供货商进行分类整理,每天对相关的单据进行录入完毕后,分类整理交到采购/财务部等各相关部门,以一个月为期限进行归档。
按时间先后顺序进行整理,以时间为结点进行整理归档。
按单据编号进行整理,内部流转单据均可按单据编号进行整理。
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五、单据整理规定
文员需做到当日单据当日结清,当日录入ERP的单据当日进行存档。
文员对所有单据有整理归档及保管的权限,单据进行分类管理存放,每类单据需有封面,且封面要注明单据类型,整理人,单据日期等信息。
文员对当月的单据进行封存管理,单据外包装需注明单据所属部门,单据的日期等信息。
所有单据封存完毕后,须放置在干燥处进行保存。
六、单据保存期限
所有单据保存期限为:外部单据保存期限为3年,内部周转单据保存期限为1年,保管期限以封存时间为第一天计算。
单据的销毁由保管部门进行提报,并列明要销毁单据明细,提报到财务部门,经许可方可进行销毁工作,单据销毁时需两人以上进行监管。
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