公司单据管理规定

单据管理规定

一、目的

为了防止单据的丢失，避免因单据的丢失导致仓库数据不准确。

账目做到有单可依，进出账目有据可查，特制定本管理规定。

二、单据范围

（1）送货单（供货商）

（2）入库单

（3）领料单

（4）退料单

（5）材料分条单

（6）不良品处理单

（7）报废申请单

（8）销售出货单

三、单据处理需注意事项

送货单内容包括：供应商名称、PO单号、物料名称、规格型号、材质、数量、盖章、收货人签名。

入库单：订单号、物料名称、规格型号、材质、数量、批次、生产日期、入库人签名。

领料单：生产加工单号、物料名称、规格型号、材质、数量、领料用途、领料人及部门主管签核。

退料单：生产加工单号、物料名称、规格型号、材质、数量、退料人及部门主管签核、品质部签核。

材料分条转换单：生产加工单号、分条日期、分条物料名称、规格型号、计划分条规格、数量、部门主管签核。

不良品处理单：退货单号、物料名称、规格型号、材质、数量、不良原因、品质签核、部门主管签核。

报废申请单：物料名称、规格型号、材质、数量、报废原因、各部门签核。

销售出货单：单据NO、订单号、产品名称、规格型号、材质、数量、盖章。

四、单据整理办法

按不同供货商进行分类整理，每天对相关的单据进行录入完毕后，分类整理交到采购/财务部等各相关部门，以一个月为期限进行归档。

按时间先后顺序进行整理，以时间为结点进行整理归档。

按单据编号进行整理，内部流转单据均可按单据编号进行整理。

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五、单据整理规定

文员需做到当日单据当日结清，当日录入ERP的单据当日进行存档。

文员对所有单据有整理归档及保管的权限，单据进行分类管理存放，每类单据需有封面，且封面要注明单据类型，整理人，单据日期等信息。

文员对当月的单据进行封存管理，单据外包装需注明单据所属部门，单据的日期等信息。

所有单据封存完毕后，须放置在干燥处进行保存。

六、单据保存期限

所有单据保存期限为：外部单据保存期限为3年，内部周转单据保存期限为1年，保管期限以封存时间为第一天计算。

单据的销毁由保管部门进行提报，并列明要销毁单据明细，提报到财务部门，经许可方可进行销毁工作，单据销毁时需两人以上进行监管。