资料管理制度

工程项目文件资料的管理包括公司发文、项目对外收发文、418#文件所覆盖的技术资料、其他质量记录等四个方面的内容。

项目资料员在项目技术负责人的领导下,具体负责文件资料的管理工作。

项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。

管理目标是技术资料真实同步,达到长城杯的资料要求;非技术资料编目清晰,便于查阅。

文件资料的日常管理制度

一、文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全,符合《XXXXXXX技术资料管理规定》的要求。

二、项目技术负责人应定期检查各专业工程师内业资料的收集整理工作,检查资料员的资料归档工作,不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。

三、418#文件涵盖的技术资料要求:

1、项目总工组织各专业工程师和资料员学习418#文件。

2、各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理。每月月底将本月技术资料移交项目资料员。

3、项目资料员负责技术资料的整理、归档工作,资料归档时应按《XXXXXXX技术资料管理规定》的标准来做。如果技术资料不符合要求,资料员做以详细记录交给专业工程师,专业工程师应及时补齐。

四、为了加强项目管理,除了418#文件的规定之外,其它质量记录由资料员统一管理。

五、各业务口收集、整理本专业质量记录,定期报送资料员处。资料员进行分类归档。

公司发文管理制度

一、对公司发文进行分类收存,类别为党群类和行政类,行政类分为质量体系文件和非质量体系文件两类。

二、公司发文由项目资料员统一接收,留下分类收文登记。

三、项目资料员在接到文件后,根据文件归属类别是行政文件还是党群文件,附上文件和资料传阅学习单后分别送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后,在文件就资料传阅学习单上签署意见,并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围,由资料员送各相关业务人员学习。各相关业务人员必须认真学习文件内容,并在文件和资料传阅学习单上签名。

四、所要求的人员进行传阅或学习后,项目的文件资料由资料员统一进行归档管理。党群类和行政类文件分别存放,资料盒内应编制文件目录,以便于查阅。

五、作废文件必须进行标识,并单独存放,同时在原收文记录上标明作废存放处或销毁日期。

六、质量体系投入运行后设立的项目经理部,要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》,并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。

七、项目经理部调出人员不允许带走文件和资料,到新的岗位后,需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后,继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。