消除第九種浪費

TPS（Toyota Production System）的原則就是消除所有的浪費。豐田通常將浪費分為七種，分別是返工和返修、庫存、缺陷品、搬運、過量生產、多餘的動作、多餘的工序。這種分類方法基本可以涵蓋汽車行業內各生產型企業所存在的各種浪費。後來，在豐田七種浪費的基礎上，汽車行業逐漸有了第八種浪費的說法，那就是人才的浪費。 但是隨著時間的推移，尤其是隨著我們進入資訊化的競爭時代，我們不可避免地要提到另外一種浪費，那就是資訊的浪費。我們姑且稱之為第九大浪費。 為什麼要提到第九大浪費？ 豐田的七種浪費通常只能較好地應用於汽車行業的生產型企業，但也不能包羅所有浪費，所以有學者提出了新七種浪費的說法，這新的七種浪費包括： 1. 能源和熱量的消耗：這種 現象主要表現為設備在空載或洩漏時仍保持運轉。  2. 人才的浪費：主要表現為進行非增值的活動。  3. 污染：材料不能得到迴圈使用等，如一次性包裝材料。  4. 不必要的固定費用：不必要的培訓、額外的投資等。  5. 不當的設計：缺乏對製造過程的設計、過遲的工程更改(在開發過程中更改越晚，更改需要的費用越多，浪費越大)。  6. 部門為導向的文化：功能導向而非過程導向、部門之間存在衝突的KPI(關鍵績效指標)。 7. 不適當的信息：表現的過於複雜的IT解決方案、誇大客戶的需求等。  不論如何劃分浪費的種類，它僅僅是為了我們更好地發現和消除這些浪費，你可以對照不同的分類方法看看自己的企業是否存在這些浪費。如果你所在的企業處於其他不同的行業，你當然也可以在這種新的環境中為浪費重新進行命名以更便於理解。譬如在醫療行業、IT業、物流行業、服務業等，如果你去識別常說的七大浪費，肯定很困難，但如果你給這七大浪費重新命名可能讓大家更易理解。 很有趣的是，大家逐步關注到了資訊的浪費。在汽車行業，筆者更願意稱其為第九大浪費。這樣提主要有以下幾個方面的考慮。 第一，不恰當的資訊往往是造成其他八大浪費的根本原因。如：因為無法及時準確的獲取客戶的需求而產生過量生產、因工程更改資訊未及時傳遞導致的缺陷品生產等等。 第二，資訊的浪費往往不可見，因此人們更容易忽視它，但資訊流卻是控制工廠日常運作的“無形之手”。沒有資訊的輸入或者流暢的資訊輸入，我們的員工就無法或準時獲知他們的工作目標和任務。 第三，在VSM價值流圖工具的應用中我們提到物流、工藝流和資訊流，物流和工藝流是可見的流動。要實現流動製造，人們首先想到的是物流和工藝流的改善，而忽略了資訊流的改善和設計。 繪製資訊流圖的工作是一項相當複雜和細緻的工作，但設計一個方便好用、成本低廉的資訊系統，卻能使我們的反應更為迅速，成本更具競爭性。何謂第九大浪費？ 資訊的浪費我們定義為：不能準時從正確的管道獲取必需的資訊。 為了更好地理解這個定義，我們將解釋分解為三部分進行分析。 第一，正確的資訊：必須理解為適度的信息量，信息量不能過多，也不能欠缺。另外也不能是錯誤的資訊。在日常的實際工作中，往往存在資訊不對稱。企業經理人因為和外部聯絡較多，能夠接收很多的資訊，基層執行人員接收的信息量相對其需要進行的工作而言卻相對缺乏，如果經理人不能將正確的資訊適當地傳遞到相關的執行人員，勢必造成資訊在經理人處的停滯，這可以等同看為資訊等待的浪費。 第二，準時的資訊：資訊不早也不遲，剛好按照客戶需求資訊的節奏獲得。精益生產的一個重要術語就是客戶生產節拍，在這裏我們不妨提出一個類似的資訊節拍。在企業的拉動系統中，看板的傳遞基本就是按照客戶需求的節拍傳遞的。如果看板到達過早，會造成無謂的加班或過量生產；而看板到達過遲，則會造成緊急交付，打亂了生產節奏。 第三，從正確的管道獲取資訊：以最方便、最經濟的方式從最合適的人員處獲得相關資訊。資訊傳遞有多種方式，不同的方式各有優缺點，不同的方式所需要的成本也不一樣。我們通常需要評估用何種方式獲取資訊更能符合企業的實際情況，如成本等。 你的身邊有多少資訊的浪費？ 你的身邊到底有沒有資訊的浪費？有多少浪費？如何發現這些浪費？試著回答以下問題，你就會有所發現。 1. 過程流程中的資訊是否適當地得到了公佈？如財務部門是否僅在接到入庫單據時 才瞭解貨物的狀態，而不是當貨物從供應商處發出時？  2. 上道工序能否及時得到下道工序或顧客需求的資訊？拉動系統中當貨物發運時，發運的資訊是否傳遞到了生產部門？生產部門是否經常出現因過遲得到資訊而造成的緊急交付？  3. 你能否得到顧客對於你工作業績的回饋資訊以改善自身的工作？生產部門如何得到客戶抱怨的資訊？  4. 你能否從其他部門順利地得到你所需要的資訊？5. 你有否經常抱怨某些資訊得到太晚？  6. 你是否接收過多或不必要的資訊，如：參加一個不相關的會議，接收和自己不相關的資訊。 7. 如何與他人共用你的資訊？別人需要的資訊是否還呆在你的電腦中？  8. 客戶變更的資訊是否得到了及時的傳遞以減少不必要的損失？ 9. 管理新專案時如何與專案小組的成員共用相關資訊？  10. 內部生產及品質資訊如何回饋到新專案開發工作中？ 11. 如何和你的客戶及供應商分享他們需要的資訊？  這些問題遠不能涵蓋所有的方面，但筆者相信，如果能仔細研究這些問題，定能發現你身邊的大量資訊浪費。其實還有另外一種有效的方法識別資訊浪費，那就是畫資訊系統圖。你可以把這項工作和VSM(價值流程圖)結合起來，識別出需要共用或者傳遞的資訊，並確定最適合的資訊共用或傳遞方式。 如何消除第九大浪費？ 那麼如何消除資訊的浪費呢？關鍵點在於保持資訊的適當流動，減少資訊的停滯。要做到這一點，必須且不僅限於做到以下幾點。 第一，評估每個過程的資訊流狀況，在資訊流動的過程中適時公佈相關的資訊。如：採用類似ERP的管理流程，當某個流程一經開始，便適時向相關部門公開相應的資訊。 第二，採用適當的低成本方式及時獲得客戶的需求資訊。如：採用看板來實施拉動系統，及時瞭解客戶的需求及庫存狀況。 第三，向你的客戶索要關於你的輸出的回饋。定期向顧客調查他們的想法，不至於形成我們所做並非客戶所需的現象。 第四，採用過程的方法進行工作以消除部門壁壘。資訊的傳遞不應該因為部門的原因受阻，同一過程內的資訊傳遞應由過程所有人保證其暢通的傳遞。 第五，採用目視化的方法共用相關資訊。應充分理解目視化的定義及功能，目視化並非僅僅狹義上的資訊展示板，看板、安燈系統等都是目視化應用的實例之一。 第六，在適當的部門管理日常運作所需資訊的控制，保證每個過程的資訊輸入和資訊輸出。 不過，不論如何劃分浪費，不論是前八種浪費，還是第九種浪費，總的目的是期望能更方便地識別並消除它們，為企業減少成本，提升競爭力。