ID:内审师修行与实战
内审干货——系统性审计思维,一颗螺丝钉的全生命周期的审计
当领导安排你:“去审计一下XX业务!”
没有线索,没有指向,业务又简单,公司制度流程也简陋,审计依据和审计经验又少,你怎么审?
经常有一些内审公众号文章讲:“审计要由点及线,由线及面。”
这些话谁都会说,但很少有人给你讲:要怎么“及”?
本文只说审计要点,不虚头巴脑,比如:思维方式啊,文化啊,内控啊、风险管理啊,全局观啊,价值观呐等。
看起来很高大上,但很虚!
一、一颗螺丝钉引发的审计切入口,以地产项目为例
地产项目的建设与开发,离不开螺丝钉。
一颗螺丝钉的生命周期,有多长?它都会经历什么?
绝不是:跑到市场上掏两毛钱买一颗,钉到墙上就结束了!
它从产品定位、采购、出入库、现场管理到结算验收,会遇到很多“内控程序”,会出现很多“风险点”。
可以说它的整个生命周期,都有审计人员要关注的“风险点”或“切入口”。
不过多讲螺丝钉本身的材质与型号,只说控制程序。
二、开头:项目定位和材料定位
项目产品的定位,决定你使用螺丝钉的档次,你是用五分钱一颗的?还是5块一颗的?
高档品质的项目,你采购的都是低质产品,明显不匹配。
在拿地时,就已经决定你要使用的材料档次,但在设计图纸时可不会明细到一颗螺丝钉,往往会出现安装好了发现材料不好,拆后重装。
螺丝钉的品质,有一部分涉及到客户敏感点,有的埋到了隐蔽工程之中,此时要关注公司的定位:是全局都用高品质的,还是只作表面功夫?
设计图纸模糊的,是不是都是低价中标?或超品质采购?都是问题!
三、承包模式
螺丝钉的供应,是分给了总承包商?还是作为甲供材?
1.如果含在总承包合同内。审计点有:合同内有没有约定螺丝钉品牌?实际安装的是不是指定品牌?甲方参与进场验收没?验收手续完整不?有没保留样品?样品库怎么管理的?样品与实物是否一致?等等。
2.如果是甲供材。审计点有:是开发公司甲供?还是我方建设公司甲供?(很多总承包商都是自家的),甲供的手续和方式是否合理合法?
不同的承包模式,代表着不同的入场方式,也代表它有着不同的控制程序。
四、采购管理
仅仅采购这一项,就有很多风险点儿,说都说不完。
事实上,小小的螺丝钉往往包含进了各个施工合同内,有一部分施工合同往往被拆分成劳务合同与材料供应合同。
有些被划入到劳务合同(清包工)里的辅料,由劳务队采购。
有些被划入到材料采购合同内。
无论哪类合同,都涉及采购管理:采购计划、预算造价(范围和价格)、采购立项与申请、供应商入围、评标定标、合同管理等等。
每一项程序中,都有无数个审计要点,其中涉及到的经济条款更应重视:履约保证金、预付款模式,节点款支付、结算款和质保金等。
五、仓库管理
有两个承包模式之下,螺丝钉有严格的出入库管理。
一种是甲供材管理,一种是直营管理(或者是建设公司自己的仓库管理)。
这就涉及到了整套的仓库管理程序。
采购验收清点、入库手续、出库手续、退库手续、跨项目调拔管理等等,每一项都有多个明细控制项,比如清点验收程序中:参与验收人员、现场测量规格和质量、供货清单、验收手续和影像资料要求等。
也涉及一些其他控制程序,如:采购或供料计划编制?计划内的清单是否与进场螺丝钉保持一致?是否出现未签合同先入场的问题?等等。
仓库管理,除了出入库,还包括盘点程序,盘盈盘亏管理等。
另外,入库材料和非入库材料(直入直出)的界限在哪?是否执行与实施?
当然也包括仓库管理的人员职责等方面的审计事项。
六、现场使用管理
采购的物料,是直接交给施工班组?还是先进入仓库再一点一点的领用?不同的领用方式也涉及到不同的管控程序。
无论哪种,都会有节余。
节余的螺丝钉是否能再次使用,或跨项目调拔?(手续都可以审)。
1.螺丝钉的使用,还要严控一个指标:使用率。也就是看有没有超用和节余。
超用了,要么是计划管理不到位,要么是现场浪费严重,还得补签采购合同,成本超支!
节余的多,有可能是计划管理不到位,也可能是螺丝钉没有安装到位,该安装的没安装,容易引起质量问题。
2.废料。
如果仅仅螺丝钉,废料很少,但也不是没有。
这涉及到工程管理的一大项问题:废料出售程序,是否有第三方部门和岗位监督或第三方主责出售。
出售的钱财去哪了?入财务账还是入账外账,还是被个人或部门私用?
七、验收、结算与质保
验收,除了材料供应时的验收,还包括房屋竣工验收,作为材料供应,最好保留一项竣工验收时的付款节点,以确保上房材料能保质保量。
结算,包括与材料供货商的结算,也包括和劳务工人的结算(没安装的不付安装费)。
还涉及到合同管理的设计变更与现场签订,都影响供应量。
最关键的是:结算数量要与预算数量作对比,看看实际使用量是否超支?以评估成本。
质保,看看质保金是否保留,包括后续的质保金扣款和质保满期。
八、评价分析
供应商评价,质量评价、损耗分析,成本分析等等,有没有做?评价分析效果怎么样?
结语
对于一个地产开发项目来说,螺丝钉只是很小很小的一项支出,但它却能代表大多数材料的出入场管理。
受篇幅限制,只做了“由点到线”的系统性思维(由前到后),还没有“由线到面”,没有具体到部门职责,现金流和权力流等等方面的分析。
诸君可参照一下审计思路,不至于见到一份审计立项,不知道有什么可审的。
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