ID:内审师修行与实战
内审干货——商业租金收取管理,怎么审计?细讲!
有关注小编的同行想了解下租金管理方面审计,小编就依据个人经验唠一唠吧!
一、内控措施
任何一项审计,都可以先进行控制性测试,目的就是看:制度、流程的完整、合理、效率等方面的管理。
1.合同台账:收租部门一定要有合同台账,应收、实收、欠收等记录是否完整,甚本信息是否真实?是否有合同台账与收租记录的核对程序?
2.合同模板:大型商业公司一般会有标准的合同模板,但零星的商业可能不会有,可以看一下,尤其是涉及到租金价格的条款:租金和管理费怎么分割的?含不含物业费?租金收取时间与收取方式有没有明确约定?提前退租或转方怎么扣租金或履约保证金?
3.租金价格制定:有没有定价手续或价格方案?有没有合规的授权签批?相关价格文件是否反应到合同上?
4.优惠手续:特价或免租的一些手续是否有标准的手续或流程?是否与合同相冲突?关于免租降租的,是否经商户确认等。
5.催租程序:租期开始前多少天收租?提前几天催租,催租手续是否正式?尤其是欠租的,是否采用正式的催租方式,如:EMS。
6.收租账户:有没有统一的银行对公账户,微信、支付宝和POS机收款的手续费。有没有个人账户收租?
7.发票管理:要不要开发票?开发票是要交税的,无产权房怎么开票和收租?
8.账务处理和税务筹划:关键还是为了避免,开票的要不要入账?怎么入账?代收租金和物业费怎么做账,要不要做账?租金和管理费怎么分配。
如果想看税务筹划:重要是产权方的房产税和增值税、服务业增值税,以及两方所得税的抵扣项,根据双方收入情况,建一个模型来评估。
关于内控方面,有很多点,先说这么多吧,主要关注点:租金管理方面是否有管理方面的漏洞或缺陷?
二、抽检价格
1.抽取一部分租赁合同,向上看价格签批文件,向下看收租数据:发票、转账记录。看的就是价格是否经授权,是否按合同执行?
特别是低于合同价格的收租,一定要查看手续。
2.因为租金经常和物业费一起收取,而且经常会分割出来一部分管理费(规避房产税),可以看看这些费用的分割是否合理?
尤其是产权方、租赁运营、物业服务不是同一家单位时。
3.优惠方式:商业租金的优惠形式很多,有直接免租的,有赠送使用空间的,有延迟交租的,最麻烦的是,将一份优惠分割到多个月份的租金内,或为了催租自行分配优惠的。
就要看优惠执行与签批的政策是否相符了?
三、催租
1.催租时间:假如租金收取日是到期日前15天,那你的催租日最少得在15前之前。
你可以抽检一部分做一个评估:无催租记录的、欠租后才催租的、甚至负租后才催租的,一看就知道运营人员的执行力了。
2.催租方式:电话、邮件、微信或QQ、纸质通知或其他形式。按照对方能接收到,发函有效的方式,最好是多渠道通知,避免对方接收不到。
另外,对于出租欠租的承租人,要采用正式的通知:EMS或正式邮件、纸质通知,最好由对方签字,关键的是:这些东西一定要存档,避免纠纷时没有依据。
3.欠租催交:还得看合同,欠租是否有条款约定?怎么约定的?看对方的违约责任。
欠租分3种情况:一种是租期没结束,该交钱时没交;一种是租期结束了,还未交下一期租金,但是履约保证金还可抵扣;最后一种是,各类保证金都抵不了房租了,结结实实地欠租。
不同阶段,要有不同程度的催租方式:通知,上门通知,警告类通知,断水断电,锁门等等。
当然,一定要在合同约定的条款下进行,不要违法和暴力。
看看这些措施都执行到位没?
尤其是对于负租的(交的所有钱都抵不上房租),且没有执行催租程序的,可以细查原因。
最后,走上诉讼的,看原因、责任和内控缺陷。
四、欠租分析
欠租分析,一定要和租户的经营分析同步。
对所有商户进行一个总体评价:欠租率或收租率?欠租平均时长?重大金额欠租的原因分析?
审计人员就是查原因、查对策和措施。
当然,过程中会出现很多情况,比如:关系户、政府用房、租户偷跑了、经营不行、商业环境不行,撤场时保证金不够扣的?
管理部门或人员光有理由不行,还得要有手续:免租、延迟交租等。
经营分析,是欠租分析的基础,如果明显经营不下去了,最好采取解除合同的方式。
五、其他
公司的风险偏好和催租手段,才是决定欠租多少的主要因素。
最怕:一直协调、一直沟通、一直欠着,一直妥协,承租人的经营却始终不行。
这种承租人,一定要及时解除关系,对自己负责也是对租户负责,不然双方都是越赔越多。
租金的具体收租管理也是审计点儿:谁催租?谁开票?谁登记系统或台账?谁对账和复核?谁做报表?
其中的职责、数据文件、流程节点都是可审点,也都能出成果!
就说这么多吧,下次想起什么了再补充。
亲,多关注转发!
联系客服