潜移默化提高工作效率的22条小建议

 

我是2017年6月毕业，当年1月开始实习，至今已有5年。虽然不是很厉害的职场角色，但也是一个靠谱有效率的小职员。

我从读大学起，就对提高效率、办公软件常用快捷键、自律小技巧非常感兴趣。学过一些，在实际中应用，慢慢内化成习惯。

今天分享这些年我常用的22个工作习惯，养成这些行为习惯，日积月累，能提升工作效率。

1、常用的文件夹和近期在进行中的文件夹，在桌面建立快捷方式。

做法很简单：右击文件夹，选择“发送到 桌面快捷方式”。

2、文件命名习惯

文件的命名习惯：名称+日期

文件夹的命名：日期+名称（单个事项的文件夹，日期前置，文件夹主动名称的先后排序，能看到一年里工作的任务，方便查找）

3、随手写工作日志

每做完一件事，在任务和任务切换的间隙，打开工作日志，记录信息。好记性不如烂笔头，保持随时记录，总结事半功倍。

4、一周总结

公司有汇报工作周志的习惯，两个内容：一周总结和下周计划。我一般在周一早晨完成，作为新的一周的第一件事。

如果能在周五下午做周志，也很好。

工作周志很重要，能让自己了解一周做了哪些事，效率如何，重点任务的推进情况。

5、电脑管家健康提醒

工作起来，容易久坐。电脑管理有一个健康提醒功能，设置一小时提醒一次。每隔一小时，起身活动，喝瓶水，走动，看看窗外，休息一两分钟。

短暂的停歇，恢复精力，善待身体。

6、新学到的快捷方式，写在便利贴贴在显示器上，熟练掌握了就撕下来

7、不懂的操作，问百du。这是我跟大学舍友学到的“重要一课”。她无论什么word操作不会，就直接问百度。

后来我也经常百度，度着度着，这技能就“度”在我手上了。

有趣的是，问百度，还能锻炼我描述问题和提炼问题的能力。

8、多学点word、excel的快捷键和使用技巧，绝对不吃亏。

花半小时学一个新技能，未来能节省十倍时间。我之前学过秋叶的word课程。excel没系统学习，简单技能平时百度积累。

9、桌面收纳分区

我分为左中右。

中间显示器，显示器用增高架放着，增高架上放常用文具（订书机、回形针、燕尾夹、便利贴）。

左边三层文件夹。右边私人书堆和水瓶，留一个精神小角落。

10、三层文件架，上第一层待处理，中间层处理中or未结束但暂不需要，底层私人文件（如草稿纸、笔记本、工作的学习资料）

11、我常用两个水杯，一个保温瓶，一个喝水杯。

12、断水的笔及时替换笔芯，没有笔芯的外壳不要留，打开一支笔，发现没有笔芯，或者写字时出水不顺，影响心情和效率。

13、抽屉常备酒精或消毒湿巾，定期用湿巾擦拭桌面和键盘

14、定期清空电脑垃圾桶，关注电脑c盘的内存情况，关注桌面的文件数量，及时清理，c盘空间小，电脑容易卡

15、电脑桌面分区，我用电脑管家的整理桌面工具，在桌面创建“窗口”，投射常用的文件夹内容，打开文件很快

16、物品的摆放方向，要方便使用。比如，订书机，把手持的地方朝外，剪刀把尖头朝里放

17、电子日志和纸质日志结合。

我用纸质笔记本列周计划和临时备忘，清单形式，便于提醒。

电子日志（excel）记录已完成事项，尽量写得具体详细，方便查找和追溯。

18、要输入一个不认识的生僻字，可把字拆成多个部分，输入：u+部分+部分，就会弹出这个字了。如铋，不确定叫bi，还是mi，输入：ujinbi

19、两个不同软件窗口均分并排的操作：选择一个页面，win+←键，会自动均分到显示器的左边，在弹出的页面中选择并排显示的页面。

20、固定使用一个浏览器，登录账号，将常用网站分类收藏于浏览器的收藏夹中。

登录账号的好处是，办公室和家中电脑，可以“共用”一个浏览器。万一周末需要看某个网站，在家也能很快找到。

我的自媒体平台，也在收藏夹里，平时有空，或者午休时排版文章，浏览器打开很方便。

21、截图快捷键：登录微信一般就是：Alt+A。如果没有登录微信或qq，快捷键：win+shift+S，可以选择截图边框的图形，默认是矩形

22、午休时小睡20分钟。作为职场妈妈，午休的1.5小时是我的黄金时间。

我不会让吃饭占太多时间，尽量腾出时间看书或写文。一般会小憩20分钟，如果精力旺盛不犯困，就不睡了。

目前只能想到这些效率小建议，我想应该还有许多的，只是没有留意。之后用心积累，凑够一份清单，再来分享。

（看了我的工作文件截图，是不是都很好奇我到底是什么工作

今天特意留了一些关键词在图里，期待读者里有同行~）