Excel技巧应用篇：用好“分类汇总”，数据整理有条不紊！

在使用Excel整理数据时，我们有时会需要根据不同的分项来将数据进行汇总，这样不仅方便我们查看或查询数据，也更加有利于我们做一些数据的报告。今天我们来分享一下Excel的“分类汇总”功能。

“分类汇总”位于菜单栏的“数据”选项卡之下，但是当我们的数据应用了“表”的格式后，“分类汇总”则无法使用。

虽然“表”有很多优势，但它并不能帮我们解决所有的问题或任务，在使用“表”时，我们可以在“汇总行”使用数据汇总与统计的功用，在如果在“表”的其他区域进行汇总时会破坏“表”自身的结构。

因此，在使用“分类汇总”时，我们需要先将“表”转换成一般的数据区域。

我们先为数据所在工作表建立一个副本，在此副本上我们来了解一下“分类汇总”的优势。

为副本工作表命名。

在将“表”转换成区域之前，先对“表”进行一些设置：对“Department”一列数据进行排序（以此为例介绍“分类汇总”）；取消勾选“汇总行”和“镶边列”。

点击“转换为区域”后，“表”即可转换成数据区域或源数据，表格工具的选项卡也同时消失了。

再次点击“数据”选项卡，即可使用“分类汇总”功能，点击即可打开其对话框。

“分类字段”选择“Department”，可根据需要选择其他字段，字段对应的是数据的列标签；“汇总方式”选择“求和”，可根据需要选择其他方式，如“计数”、“平均值”等；最下面的三项“替换当前分类汇总、每组数据分页、汇总结果显示在数据下方”，可根据需要勾选或取消勾选：

点击“确定”后，我们可看到数据区域的变化，会根据不同部门将其对应的员工数据汇总到一起。

为了使我们在进行数据汇总时更方便，可以将一些暂时不用的数据进行隐藏。

“分类汇总”的另一个优势是提供不同的层级让我们查看数据，当前我们所处的是第“3”层级，即可看到所有的数据明细。

当我们点击第“2”层级后，只能看到各个部门汇总后的数据。

第“1”层级则只能看到所有总计的数据。

我们在“表”中无法使用“分类汇总”这一功能，也正是因为“分类汇总”时在数据表格内会插入“汇总”后的数据条目。

最后，如果我们完成汇总后，想要是数据回答原始数据区域的状态，回到“数据”选项卡下，点击“分类汇总”，打开对话框后，点击“取消组合”下的“清除分级显示”即可。

在使用“分类汇总”，我们需要注意的是：先将“表”转换成区域，在转换之前将“表”的一些格式设置好。使用此功能可快速帮助我们生成一些即时可用的数据报告。