在Excel中,文档说明是一个非常重要但又容易被忽视的表格设计环节,它不仅能提升用户友好体验,还可以有效避免错误。
01名称的管理
文档化应该从工作簿的命名开始,理想情况下,我们在为Excel工作簿、工作表、表、名称设置名称时,最好遵循一定的习惯,使用标准的命名约定。
例如,工作表的命名,如Sales Q1、Sales Q2、Sales Q3,通过这样约定俗成的命名习惯,可以让用户清楚地查看不同工作表中的数据,不仅如此,还为我们在进行跨表运算时提供便利。
在某些情况下,我们可以单独设置一张工作表用来说明这些名称,尤其涉及到一些更为复杂的运算模型,任何在计算中所进行的假设或推理都可以在文档中加以解释说明。另外,当Excel的数据表格为多人使用,且修改很多时,最好可以保存更新日志,以记录修改的内容、时间等,便于后续对可能出现的错误进行追踪。
如果是一些较为简单的Excel工作簿,数据集并不是特别大,运算也不是特别多而复杂,我们可以直接进行自文档化:工作表的标签与数据表格的标题要清清楚楚,数据的列标题也要尽可能合理且有意义,避免需要进一步说明的非必要而复杂的缩写形式。
在Lookup工作表中,我们对不同类型的数据都创建“表”,在命名时都以“tbl_”开始,加上对应的数据类型。
我们打开“公式”选项卡下的“名称管理器”后,可查看所有已经命名的数据区域或者表格,当按照一定的标准进行命名时,会很容易区分。
如果某个名称不符合命名的标准约定,我们也可以对此进行编辑,例如“Region”,作为一个查询列表,我们需要在其名称前加上“lkp_”。
在完成名称的编辑更新后,与之相关的运算也会自动进行更新。即使在开始命名时,未使用标准化的约定,在后期也可以进行相应地修改。
02数据验证的使用
第二种对Excel进行文档化的方式是使用数据验证,尽管严格意义上来说这并不是一种文档化。关于如何使用数据验证及其作用,可参考以下文章:
Excel的数据验证,避免错误类型的数据输入!
Excel通过数据验证设置下拉选单,有效限定数据的录入!
Excel的数据验证中包含公式运算,再次升级其强大的功用!
Excel数据表格中应用这些数据验证的技巧与方法,工作快人一步!
Excel中结合数据验证与条件格式的自定义规则,这也太好用了吧!
数据验证的主要功能在于避免错误数据,它可直接作用于数据的操作之中,而无需在其他地方另作说明。另外,在使用数据验证时,有一个非常有效的功能是添加错误信息及说明,当数据录入不符合验证时,会弹出警告窗,提示出现错误并且可告知用户如何输入正确的数据。
03注释的使用
Excel中还可通过添加注释来进行文档化。
某些数据表格在一段时间后,如果我们不加以说明,可能就不清楚最开始设计它的目的和意图所在。例如,在Calc工作表中,A7单元格中的计算所返回的日期是某个月的第一天,即最后的销售日期前的12个月。
选中所要添加批注的单元格,点击“审阅”选项卡下的“新建批注”按钮,在单元格右侧的黄色框中输入注释信息即可。
在“批注”区域,可以通过“上一条”和“下一条”两个按钮来查看批注,同样也可以“编辑批注”和“删除”。
以上是我们在Excel中针对数据体量不大的工作簿如何进行文档化的方式,简单回顾一下,即为:
1. 标准约定的命名方式
2. 巧用数据验证的信息说明
3. 使用批注进行注释
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