对一般使用者而言,Excel的应用也许不用这么艰深,但能够具备基本的操作观念及逻辑,就能发掘出更多不同层面的应用,因此这一篇就来为Excel实力扎根。
本文目录:
· 1、搞懂「活页簿」与「工作表」的不同
· 2、多张工作表设定为群组作业
· 3、两步骤复制结构相同的工作表
· 4、数据快速搬移到不同工作表
· 5、快速复制数据到不同工作表
· 6、超大工作表用「冻结窗格」留下表头
· 7、启用「切换窗口」快捷键
· 8、善用窗口「并排显示」,数据比对更容易
· 9、将多个活页簿储存在一起,一个档案就能全部开启
· 10、重要活页簿自动备份及设定密码
· 11、认识Excel单元格常见的错误讯息
· 12. 在单元格中输入电话号码
· 13、在单元格中输入分数及转换小数点显示
· 14、将单元格的数据分割多个单元格
· 15、在单一单元格中手动换行
· 16、使用「智能标记」变更单元格的连续规格
· 17、自动删除工作表中的重复数据
· 18、打印时隐藏批注或错误讯息
打开Excel后,选择新增一个档案,这个新增的档案便是「活页簿」,而在活页簿里新增的分页,则叫做「工作表」,工作表可以依照需求自由新增及删除,表示一个活页簿里可有无数张工作表,这概念跟纸本的活页簿一样,一本本的活页簿都可以各别增减活页。先搞懂活页簿及工作表的关系,未来不管是要进行数据分析、运算、打印等等,都会更有条理。
▲开启Excel新增档案后,这个档案就是活页簿,档案里的分页即是工作表,预设会有三页,后方还有快速新增活页的按键。
在同个活页簿下,若有多张工作表要同时进行编辑,就可以将这些工作表设为群组,如此只要在一张工作表上编辑,群组里的其他工作表也会一并变动,而不用再个别编辑及点选。设定的方式也相当简单,只要按住键盘上的「Shift」键,再用鼠标点选工作表,选定的工作表由灰色变白色,就表示已经设为群组,此时再放开Shift键即可。
▲1.开启活页簿后,按下「Shift」键,再用鼠标点选想要设为群组的工作表,当选定的工作表由灰色变白色就表示完成。
▲2.接着在任何一页设为群组的工作表进行编辑,即可同步至所有群组里的工作表。
如果想要快速制作一份结构相同的工作表,可以采用复制工作表的方式,只要几秒钟就可以完成。所谓结构相同,指的是工作表中设定的格式、公式、图表⋯等,在复制的过程序中,都要完整被复制,因为很多时候,在复制表格的过程中,经常会因为一时疏忽选取错误,而无法将工作表中的内容完整复制。
▲1.鼠标点选想要复制的工作表时,再按下「Ctrl」键,当光标变成新增工作表及加的符号时,再拖曳到想要的位置。
▲2.复制的工作表会以同样的命名加括号的方式,工作表的内容则完成相同。
很多时候,我们得在工作表间搬移大量数据使用,但其实不管是要将数据搬移到同一个工作表,又或是不同的工作表,透过按「Alt」键加鼠标左键的组合,就可以快速进行搬移,不须使用到工具栏上的工具就能完成,这方法应用在不同工作表中的数据搬移更显方便,因为只要习惯快捷键的组合,几秒钟就能完数据的搬移。
▲1.用鼠标选取想要复制的数据后,将鼠标移到单元格的边缘,并让光标出现十字的箭头符号(如图所示)。
▲2.接着按住「Alt」键,及鼠标的左键,并试着移动鼠标光标,看看是否有出现虚线的框框。
▲3.持续按住「Alt」键,并将上步骤出现的虚线框框移到特定位置,甚至是不同的工作表中。
▲4.选定储存位置后, 放开「Alt」键,即可完成数据的搬移。
可以快速搬移数据到不同的工作表中,当然也可以复制资料至其他工作表,且操作方式就跟搬移数据的方式差不多,只要多按一个「Ctrl」键,就可以复制指定的数据至同一个工作表,又或是要复制到不同的工作表上都没有问题。
▲1.同样以上述搬移数据的方式,在按「Alt」键的同时,按下「Ctrl」键,让光标出现箭头及加号(如图所示)。
▲2.持续按住鼠标左键加「Alt」及「Ctrl」键,将虚线框框放置在想要存放的单元格或工作表即可。
当工作表的编辑范围很大时,一旦卷动工作表就会看不到栏或列的表头,以至于无法立即反应表格里的数字代表什么,得经常上下左右不断来回卷动工作表比对,一来一往,浪费太多时间,尤其在工作表不断扩充下,更显得麻烦。因此,不妨善用Excel提供的「冻结窗口」功能,只要选定栏列为分界,日后工作表再怎么扩编,都不会影响到检视的内容,而冻结窗口又分为冻结窗格、冻结顶端列、冻结首栏,可依需求自由设定。
▲在工作表中,选择「检视」索引卷标的「窗口」类别,找到「冻结窗格」,再从中选择想要冻结的方式即可。
当同时开启多个活页簿进行查询或比对的工作时,得来来回回在不同的活页簿中切换,且超过两个之后,利用鼠标在任务栏中点来点去,不仅不够有效率,还容易出错,因此Excel内建「切换窗口」功能,方便用户进行检视及编辑。另外,还可以利用「Ctrl」键加「F6」键的组合,在键盘上就能快速切换活页簿。
▲1.当开启多个活页簿时,可以在「检视」索引卷标的「窗口」类别下,并找到「切换窗口」,就可选择想要看的活页簿。
▲2.利用「Ctrl」键加「F6」键的快捷键组合, 不用鼠标点选,就能更快速的切换活页簿。
如果屏幕够大,在多个活页簿要同时进行检视及比对的工作时,还可以使用「并排显示」的功能,让活页簿同时显示在一个窗口里,如此要切换活页簿就不用使用鼠标点选,也不用键盘的快捷键组合,一次就能查看所有活页簿,且并排的方式还有砖块式并排、垂直、水平⋯等,多种组合可以选择。
▲1.开启多个活页簿时,可在「检视」索引卷标的「窗口」类别下,找到「并排显示」,从出现的窗口中选择要并排的方式。
▲2.选择「垂直并排」后,活页簿以左右两侧并排呈现,上步骤若勾选「重排使用中活页簿的窗口」,则会以相反的顺序排列。
经常得开启多个活页簿进行编辑时,可以利用上述的「切换窗口」及「并排显示」功能,让档案的编辑过程更佳便利,然而,若每次编辑都得开启多个固定的活页簿,不妨将这些具有连动关系的活页簿储存在一起,日后只要开启一个档案,就能一并打开所有连动的活页簿,省下一一开启活页簿的时间。
▲1.开启多个连动的活页簿后, 在「检视」索引卷标的「窗口」类别下,找到「储存工作环境」选项。
▲2.于出现的储存窗口中,依照平时习惯选择储存位置与建立文件名,在此会发现扩展名为「.xlw」。
▲3.日后开启上步骤储存的档案时,会发现Excel图示跟过去有些不同,这就是多个活页的图示,直接点选即可。
▲4.开启档案后就会发现,所有活页簿都一并开启,可再配合切换窗口及并排显示功能,进行档案的编辑。
在储存编辑后的活页簿时,若以另存新档的方式储存,还可以设定自动备份,为这份活页簿新增一个备份档,以备不时之需。此外,在同一个设定选单中,还可以设定活页簿的密码,当中又分为「保护密码」,及「写保护密码」。
▲1.在另存新文件时,于出现的窗口右下方,找到「工具」,于下拉选单勾选「一般选项」。
▲2.接着就可以在「一般选项」的窗口中,勾选「建立备份」,以及设定「保护密码」及「写保护密码」。
组合成Excel活页簿的单位是工作表,而工作表里的单位又是单元格,不管是输入数字、文字、公式、函数⋯等,都得对应在单元格里,资料才会有意义,但相信许多人都遇过单元格出现错误讯息的画面,尤其在精心制作完工作表的内容后,单元格却不如预期的产生结果,反而是一堆英文组成的错误讯息,一时之间还很能判断到底哪里出了错误。不过,其实这些错误讯息都有其意义,只要记住几个经常会出现的错误讯息,相信就能快速解决工作表的错误内容。
Excel 常见的错误 | |
######## | 表示单元格的宽度不够 |
#N/A | 计算数据用函数及公式查不出结果 |
#NAME! | 公式中有无法辨识的格式或文字 |
#REF! | 计算的数据被移除或出现错误,无法进行计算 |
#DIV/O! | 除法计算时,分母为 0 或无法计算 |
#NUM! | 公式中使用不正确的参数,或计算太大或太小 |
在单元格中输入的数字若为「0」开头时,通常在按下Enter后,0就会自动消失,甚至被自动判断为过去曾设定的格式,最常见的例子就是输入电话号码,尤其手机都是以0为开头,要能够在单元格中留下完整的电话号码,就得让单元格辨识此为文字型式,因此在输入0之前,别忘先加上「'」符号,例如「'0912123113」。
▲1.要在单元格中输入电话号码,别忘在输入0之前,加上「'」符号,例如「'0912123113」。
▲2.此时单元格左上方可见绿色的小箭头,点选单元格则会出现警告提醒,可选择「忽略错误」,保持工作表的清爽。
若想要在单元格中输入分数,最直接的联想便是以「/」代表分数,但实际输入后却发现分数自动变成日期,因此在输入分数数据时,不管分数前有没有整数,中间都要再加上空格键,而分数前没整数则输入0,例如1/6输入方则为「0」+「空格键」+「1/6」。此外,利用鼠标在分数上快速点两下,就会换算为小数点格式。
▲1.要在单元格中输入分数,须以空格键分隔整数及分数,例如1/6输入方则为「0」+「空格键」+「1/6」。
▲2.利用鼠标在分数上点两下,分数就会自动换算为小数点的格式显示。
如果想要将单元格里的数据分割为多个单元格,一般人也许会选择复制、贴上、删除⋯,不断的在单元格间进行上述重复的动作,一来麻烦,二来也花费太多时间。其实只要利用Excel内建的「数据剖析」功能,就可以快速将单元格里的数据,依照需求分割至多个单元格里。
▲1.选取想要分割的单元格,在「数据」索引卷标的「数据工具」类别下,找到「数据剖析」。
▲2.于出现的设定窗口中, 选择「固定宽度」选项,再按「下一步」。
▲3.在「预览分栏结果」项下, 单击鼠标叫出箭头,再拉出想要分割的地方,且不限于只分割为两栏。
▲4.上步骤都选定完成后,回到工作表就会发现单元格已经被切割为多个栏目。
当工作表的栏宽是固定时,若输入太长数据内容,势必得进行换行,此时就可勾选自动换行功能,依栏宽自动切换为多行,但有时候自动换行的位置不合适时,还是可以自行手动换行,只要利用「Alt」键加「Enter」键即可完成,操作十分简单。
▲1.将鼠标滑标指向想要分行的单元格数据上,并按下「Alt」键加「Enter」键。
▲2.此时单元格里的数据就会自动换行,且一个单元格内想要分割多行也没有问题。
在单元格中,如果输入的数据是规律的文字或数字时,就可以利用拖曳鼠标的方式,快速完成大量公差为1的等差级数,甚至也可以指定公差级数值,这个Excel内建的实用功能也可以称为「填满」,让表格的制作变得更加容易。不过,这个填满功能不是只提供等差值而已,利用「智能标记」可以改变数据的填满规则。
▲1.利用单元格填满的功能,通常会以等差1的数列自动增加,在最后的单元格旁会出现「智能标记」图示。
▲2.在「智能标记」选单里,若选择「复制单元格」,所有单元格的数据会由等差值变成与第一格相同的内容。
利用Excel制作的数据表格,不免会重复键入相同的数据,但当表格的数据愈来愈多,要在庞大的表格中,立即找到重复的项目并不容易,且一旦表格须要进行计算时,例如加总、平均、累计等等,重复的数据必会影响计算结果的正确性。因此,以Excel内建的「移除重复」功能,将表格中重复的数据自动删除,以维护表格的正确定。不过,在进行「移除重复」功能,还可先利用「设定格式化的条件」,在庞大的表格里,先找到「重复的值」后,再进一步选择将重复的项目删除。
▲1.选取比对字段,在「常用」索引卷标项,找到「设定格式化的条件」,并于「醒目提示单元格规格」选择「重复的值」。
▲2.在出现的窗口,选择「重复」,也可指定筛选到重复值的显示颜色。
▲3.回到工作表后会发现,已将找到相同的单元格标示出来。
▲4.接着在「数据」索引卷标项下的「数据工具」里,点选「移除重复」项目。
▲5.于出现的窗口里,勾选要删除的数据字段后,再按下「确定」。此例为会员编号、会员姓名。
▲6.接着就会跳出提示窗口,告知已删除的数据数,以及所保留的数据数,按下确定即完成。
当打印作业表内容时,若发现单元格中出现批注或错误讯息时,常会影响表格的公信力及美观,因此,可以在打印前进入「版面设定」,将批注及暂时无法解决的错误讯息,选择以其他的方式呈现,好让打印出来的表格更清爽。
▲1.在「版面设定」的窗口下,将「批注」选择「无」,以及「单元格错误为」设定「<空白>」。
▲2.回到工作表会发现,原本出现错误单元格的位置已呈现空白。
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