业委会对外发函应注意事项有哪些？

一、该不该发函（回函）

一般情况下都建议发函。业委会作为一个主体，行使权利的时候最好文来文往。一则显得严肃，二则意思表达透过文书，不易发生争议。三则这也属于抓铁留痕，保存业委会积极履职的证据。

二、对外发函要注意格式

对外发函，一般涉及的都是比较重大的事项。所以格式规范，会给人以庄重严肃的感觉。格式可以参考政府发文文本格式。具体可以根据发函内容做灵活变通。

三、对外发函要注意内容合法

发函内容，需要审查是否与法律法规有冲突。如果一份函件内容违法，除了达不到业委会的想要的法律效果，还可能变成收受函件对方对业委会不利的证据。

四、对外发函要注意内容合规（议事规则）

发函内容，最好要事先查找小区议事规则的内容，不要发生两者冲突的情形。如果能够在函件中引用议事规则的相关规定，以示事出有据，会增加函件的公信力。

五、对外发函要注意留有余地

对外发函，最好不要把话说死，否则弄到后面没有台阶可下。在已经充分表明态度的情况下，尽量能够留有后门，给自己也给对方回环余地，保留谈判空间。

六、对外发函要注意礼貌

无论发函对象是谁，礼貌客气只会加分，不会掉价。语言过于生硬粗鄙，容易招人反感，不利于解决问题和矛盾。

七、对外发函注意言简意赅

好的函件，最好不要超过一页纸，太多太碎，反而会弱化函件效果。