【PPT技巧合集】PPT的元素分析全系列教程

PPT的元素分析之一：

图表  Data slides are not really about the data, they are about the meaning of the data.——《Slide:ology》

我们用图表表达的并不是数字，而是这些数字的意义。分清楚这两者的不同至关重要。我们使用图表显然是为了通过数据来支持自己的观点，对于一个不能表达出任何观点的图表，除了能给观众带来困扰什么都不是。考虑到我们使用PPT的目的，除非打算对这些数据做详尽的分析，否则就必须要求数据的表达简单直观。但即便是因为前者，我们也常常将这些数据分开表达，否则在观众看来，在图表中搜索你正在讲的数据也是一个疲惫的过程，何况要克制自己避免无关数据的干扰呢？
所以我们真正需要图表应该是直观、简单和意义明确的，Nancy Duarte用一个词来表达——Clarity。为达到这个目的，《Slide:ology》中列举了数据表达的五项原则，Paralife在这里逐条讲解一下：
1.Tell the truth.
这一条是保证数据的真实性，作为一个演说者此项尤为重要，因为没有观众乐意接受虚假的信息。数据的简化固然重要，但过于简化会让观众感觉不真实。另外，你又不能把所有数据统统体现出来，这样观众不会得出任何结论。注意:观众需要的是信息，不是数字。

2.Get to the point.
意义要直接了当，就像本文开头提到的那样，图表表达的不是数字，而是这些数字的含义。所以必须要让观众知道你要表达的东西是什么。简而言之，你的图表必须能引导让观众非常容易的认可你要表达的结论，比如我公司产品占有率遥遥领先、业绩在三月的时候严重下挫、温度的最高点是发生在30分钟时。

3.Pick the right tool for the job.
图表的选用要合适。饼形图、柱形图、折线图、面积图，这些图表各有功用，选择合适的图表对大多数人来说肯定不是问题。但饼形图和柱形图两者的选用上要稍加注意，在表达某一元素的占有率问题时，饼形图是个不错的选择，但你要表达的东西虽然也是各个元素在整体中的占有率排序，选择柱形图会把次序关系表达得更加清楚明白。

4.Highlight what's important.
这一条实际是对第二条的补充。为了更清楚的告诉观众你要表达的的意义是什么，图表中的主角必须突出出来。所以我们需要用到对比。在图表中，互补色对比最为常见。

5.Keep it simple.
保持简单。保持简单不仅能够使意义表达更加直观清楚，而且会使图表变得更加美观。事实上不仅仅是图表，在PPT设计的整个过程中，简单原则都至关重要。在这一原则中，我们最主要的工作就是去除视觉干扰和信息干扰、提高信噪比，这包括：
a.简化颜色
比较常用的方法是实用一组对比色及相似色，如一种橙色和一组蓝色相似色。橙色用于突出主角，蓝色组用于陪衬表达对比数据。
b.简化坐标轴
坐标轴上的数据不要显得拥挤，网格也不要太过密集。网格的颜色要尽量淡一些（比如亮一些的灰色）。
c.简化数据
没有必要把每组数据都标出来，观众只需要能清楚你要表达的意思是什么，再次强调，他们来要的不是数据而是信息，所以只要标上最为重要的数据就可以了（保留数据前最好问问自己，这个数据真的是需要保留吗？）。如果想将所有的数据都提供给观众让他们自己得出结论，最好将这些图表打印出来再演示结束后分发给观众，而不是把它塞进你的PPT里。数据的表达要尽量直观，如果可能，尽量不要使用图例，而要直接把数字标在图表上，这样免去了观众来回对号入座的麻烦。
d.避免3D 
3D的图表有可能看起来比较华丽，但3D效果会让数据变得次要或者难以分辨。实际上使用简单的颜色加上平面图形就可以做出非常漂亮的图表。如果非要做些装饰，可以适当加一些倒影或者阴影，但图表本身一定要尽量简单。

饼形图的简化：

原始图表没有重点，观众很难判断演讲者要说的是什么。通过下面两步皆可得到比较理想的效果：
a. 简化颜色。留意一下报纸的版面，最重要的新闻都是放到右上角的。Nancy建议饼形图划分从12点方向开始。
b. 去除图例，增大字号突出第二季度内容。观众清楚了，你是在表示第二季度的销售额。

折线图的简化：

首先去除过多的不必要的数字，而后简化颜色和坐标轴，去除图例：

柱形图的简化：

仅仅为体现某件产品的市场占有率一般会用饼形图，但如果需要对各个产品进行比较，那么使用按大小顺序排列起来的柱形图就再合适不过了。
将上图简化坐标轴、颜色，将数字直接标于柱形上后得到下图：

诚如上面所言，图表是表现数据最常用的形式。但请留意，这里说的是最常用，而不是唯一。PPT中数据的处理，从本质上来说，就是一个视觉化的问题，而图表就仅仅是视觉化的低层次表达了，因为图表模式本质上还是抽象思维的方法，只不过加入了视觉的具体化元素罢了。如果可能，我们常常使用更加具体写实的表达形式，比如——图片。

图片能表达数字吗？可以，但能力有限。因为表现数量关系的图片含义往往不能精确，仅仅能表现出大部分，极少数等含糊的数字概念，但对于72%这类精确的数字就无能为力了。也就是说，如果用图片表示数字，那么无疑会失去我们使用数据的本质目的（用科学的数据支持自己的观点）。
那么图片对数据的表达有何帮助呢？我们将上面的柱形图例子更进一步，用一个美国国旗装饰的柱形来强调美国占有率的这组数据，效果是不是又好了很多呢？

所以“数据”并不仅仅是数字，比如“这棵树有10米高”这条信息中，虽然我们不能用图像表达10这个数，但仅仅是表达这棵“树”就轻而易举了。所以在数据的表达中，图片常用来表达除数字之外的其它信息，这样的视觉化程度进一步提高，观众同时使用左脑和右脑接收这一条信息，印象无疑会更加深刻。比如PresetationZen中的这几个例子：

扩展阅读：怎样设计表格呢？

PPT表格设计技巧
表格是商务PPT中非常常见的图形形式，但是要做漂亮并不简单，关键是你的意念有没有脱离表格，换言之，你可以有表格的思维，但无需用表格的形式。
手中无表，心中有表！
哈哈，我管table叫“台布”，不介意吧？
通常的表格就是这样的呆滞，太dull了……
加点色彩条，略微好看点了，但还是不怎么行呀……
本来就是为了突出下半年西部公司的杰出业绩，那就要让大家一年看到这个关键信息！
摆脱了表格形式，有趋势的意味了
 
在上一版基础上，略微升级一下，嘿嘿，效果马上活泼起来了……OYeah！
完全没有表格的影子了，但是照样能体现很好的表格信息！Wonderful Work！

PPT 的元素分析之二：图片  

图片的确很漂亮，但它绝不仅仅是装饰。

为全图型PPT正名
PPT之所以被广泛的采用，是因为它是一种制作和使用都相当简单多媒体。而我们使用多媒体，则主要是弥补语言的缺憾，通过信息视觉化的方式刺激观众具象思考的右脑，从而达到增强记忆和理解的作用。为了让大家充分了解这种方法的重要性，稍微讲一点记忆法的原理：

人的大脑分为左右两个半区，左脑负责抽象信息（如文字、语言）的思维和记忆，右脑负责具象信息（如图像、音乐）的思维和记忆。以背诵一篇文章为例，普通人仅仅通过文字和语言的记忆方式无疑只利用了左脑，右脑的能力被闲置，故效率很低。所以几乎所有的记忆大师都想办法利用起自己的右脑来达到超高效记忆，比如把抽象的文字转变成图像。

以国内“奇像数字挂钩记忆法”为例，对这类记忆法原理稍作讲解。1.首先硬性背诵一个数字1到20的图形对照表（比如数字1对应大树）。2.通过非常具体的奇像想象将数字对应物与信息结合在一起并按数字顺序依次转换成奇像。（这一步的关键是想象的内容一定要具体切常用，因为只有这样才会在右脑中产生具体的图像，比如记忆人物表的时候想象第一个人留着短头发穿着黑色的高领毛衣和蓝色的牛仔裤面色犹豫的站在树稍上）3.以数字顺序按照奇像复原信息。这类记忆法的关键就是通过奇像联想在左脑形成图片记忆，这样改变了单纯通过左脑记忆抽象文字的传统方法。很多实验证明：这种同时利用左右脑的记忆方法大幅能够提高记忆效率，达到1+1远远大于2的效果。

我们在PPT中使用图片，就是为了将信息载于图片之上，帮助观众完成由信息到图像的转换，观众的印象自然就深刻地多了。所谓“全图型PPT”之所以被众多大师采用，就是因为上面的这个原因。当然由于国内长久以来对PPT的不当使用造成的思维惯性和懒惰习性（懒得花时间将文字转换成图片，也懒得改变自己多年养成的制作方法），虽然“全图型PPT”在国内很受认可，但仅此而已，很少有人愿意自己制作这种PPT。所以Paralife前面大费周折，特此为全图型PPT正名。

图片的作用
言归正传，我们来说说今天的主题：图片的使用。图片虽然不是万能钥匙，但是它的作用你恐怕只见到了冰山一角。图像几乎可以表达所有实词（比如名词、动词）和部分虚词（如形容词），所以图片可以帮助我们表示人、物、状态、动作和感情等等。来看一组幻灯片体会一下图片的这些作用：

事实上图片结合少许文字已经可以很好的帮助演讲者表达了，所以演讲能力强的人如Garr Reynolds和Steven Jobs都是用全图型PPT做为演讲辅助。当然图片也有自身的局限性，主要是表达的意义单一，信息密度较低，所以全图型PPT做成100多页是司空见惯的事情（换言之，多做几张PPT这个缺点就可以克服了）。

除了帮助利用右脑，图片还有一大优点，那就是轻而易举的传递感情。比如表达中国人口众多，你可以说中国人口有13亿，但如果用一张春运时火车站拥挤的人群的照片无疑会让人对中国的现状体会更加深刻一些。“男人没有一个好东西”这句话虽然并不正确，但由于有很强的感情在里面所以深为很多女人认可，这也验证了感情比理性更易传播的这一心理学事实。所以在PPT中，要经常注意利用图片的这种优点，图片要选得夸张一些，越夸张感情越强烈，观众也更易被你调动起来。


图片的使用技巧
1.不要把图片仅仅做成装饰，这样不但不会增强表达效果，而且会严重降低信噪比。
左边的设计中背景和小人都与内容无关，反而成为降低表达效果的罪魁祸首，因为它们大大分散了观众的注意力。注意：如果同时出现图片和文字，观众的实现肯定首先会放到前者。

2.既然图片是信息的重要载体，就没有必要用的畏畏缩缩，大方一点，舍掉限制图片大小的条条框框和华丽的模板，给它最充足的发挥空间吧。
3.因为PPT中图片有其具体的含义，所以PPT中图片的处理与强调美的平面设计方法并不完全等同，或者说大大的不同。事实上对于一般场合，PowerPoint中自带的图片处理工具已经完全够用了（PowerPoint2010中还增加了背景移除工具和很多滤镜，对于大部分处理要求都可以在PowerPoint中完成）。在Nancy Duarte告诉我们三条重要的技巧，我们来回忆一下：
a.三分原则。新手往往把图片的主角放在正中间，实际上，专业的设计师会刻意将主角安排在图片的三分之一处，如图：

你的设计会因此看起来更美而且更专业一些。
b.在同一个PPT中，图片风格的统一会让PPT会有更强的整体性，观众视觉的转换也不会那么突兀了。
c.既然是为了信息的视觉化，那么当然视觉的越具体越好了，所以使用3D的小人绝对没有使用真人来的印象深刻。

扩展阅读：

你可能需要知道的一些图片处理知识——大乘起信

全图型PPT的四项核心技巧——Lonely Fish

你可能需要知道的一些图片处理知识
很多人都头疼PPT设计中的图片处理。整理了一些你可能需要知道的图片处理知识和技巧，当然，原则只是原则，不一定要照搬，但知道多一点总是好的。

人物图片的视线最好向内

读者的目光会很自然的移到人物图片中人物的视线方向，所以可以的话人物图片的视线尽量向文字的方向，如果图片的人物目光是向外的，翻转一下吧。

两张人物图片的，视线最好相对

很自然的塑造出谈话气氛，否则的话似乎有点散乱。

视线的处理也有特殊的

要创造出特殊的场合，就完全可以不遵守视线的一般原则，比如上例中为了表达对立的概念，就将视线调反了。

注意图片的上下关系

物品之类的就不要放在人物的头上。同理，风景类的图片最好也遵循天，地的关系。

注意图片的边线

不仅仅将图片对齐就可以了，也要考虑图片内部的对齐，比如地平线什么的，这样图片的结合和排列更协调。

不妨大胆裁切

有时候裁切过的图片，视觉冲击力比不裁切好要好，不妨试一试。

粗糙的抠图也是可以的

很多人最怕的也许是精细的抠图了，很累也烦，其实只要风格允许，粗糙的抠图也是一种时尚哦，特别在表现潮流，嘻哈风格，街头什么的。

图片焦点的处理方法

推荐一篇非常好的教程，获益良多，点击这里

希望以上对你有帮助。

PPT的元素分析之三：文字  

如果你留意看过般若黑洞以前的文章，多半会觉得Paralife对文字抱着强烈的批判态度。不过Paralife批判在PPT中大量使用文字，因为充满文字的幻灯片制作理念已经根深蒂固，所以首先通过批判破除大家对文字的固执态度。就算结果是不是适得其反，我倒觉得就算如此也有益处：反对批判的过程中文字的特点也就总结出来了。
在PPT中大量使用文字已经伴随着PPT的诞生坚持了好多年了，这至少说明文字并不是那么一无是处。放到PPT演示的情境下，至少有一点是可以肯定的：文字意义明确。也就是说，使用文字的时候，观众至少可以肯定演讲者要说什么（这好像是句废话```）。
前面的文章中Paralife将文字的缺点翻来覆去的讲，不过各位是否已被说服我还是没有把握，好了，再次回忆一下：
1.文字无法激发观众的右脑思维和记忆。
2.文字与语言内容相同时观众的接收效果反而更差（观众看的一定要比你读的快很多，电影字幕和台词不同步的时候肯定很别扭的，这条缺点我们亲爱的人民教师应当特别注意）。
3.过多文字会造成观众的抵触心理（想一想现在还有几个人能有耐心看完一篇3000字的博客呢？超链接让大家养成了跳读的习惯），况且你是想让观众听你讲话还是让他们看文字呢？如果是后者，为什么非要让他们浪费大量的时间来到你面前听你废话而不把文字写到文档里直接分发给他们呢？

所以扬长避短，我们使用文字时应当遵守两项原则：
1.3秒原则
一张幻灯片里的文字应当能在三秒种内读完，这样观众在迅速看完幻灯片后才有充足的时间听演讲者讲话而不会遗漏什么重要内容。
2.不重复原则
演示中坚决不要出现你大段朗读PPT上文字的情况。你的口头表达不能与PPT上的文字表达完全重复。如果非要让观众阅读大段文字，那么演讲者宁可不出声也要给观众充分的时间专心把它读完。

既然如此，文字可以用来做什么呢？
1.因为文字意义明确，你可以用一句话概括演示这一页幻灯片时你表达的重点是什么，即发挥PPT的引导作用，这样观众在听演讲者的时候才不会不知所云、彻底晕掉。事实上《Beyond Bullet Points》中作者Cliff推荐这样的引导性语句出现在每张幻灯片上。留意一下全图型PPT，除了图片就是这些引导性文字了。为了把这个作用发挥的更好，我们常常需要把句子的关键词突出出来，这样你的重点观众便自然明了了。突出的方法有很多：增大字号，改变字体，改变颜色，添加特效等等，具体的方法参见“对比原则”。

2.格言与名言。这类短句常常意味深长，观众常常会被这些新颖的、幽默的句子所打动，所以大大方方地写在PPT让观众细细品位去吧。

3.文字本身成为分析对象时当然可以大段出现，但为了让观众专注于你的分析也应当把长段拆成小段放到多张PPT上。

Bullet Points怎么办？
人们批判PowerPoint的一大原因就是这个软件总是勾引用户使用Bullet Points。它的使用是如此的深入人心以至于成为很多人的思考模式。当然，如果你的Bullet Points写的都比较短小精悍并不会过多分散观众的注意力，可是它写得再短小精悍，也不管你套用什么模板，界面做的多么华丽，文字总是文字，右脑还是无法有效利用起来。如果Bullet Points写得过长，那么你是要观众看呢还是自己读呢？如果让观众自己看，那么观众能够对你的内容产生深刻的印象吗？如果你注意观察Garr的幻灯片，就会发现他对Bullet Points采用了两种处理方式：
1.为每条Bullet Points做一张幻灯片
2.在Bullet Points中加入图片增强表达效果

PPT的元素分析之四：动画  

人类对运动和变化具有天生的敏感。不管这个运动看起来是多么的微不足道，变化看起来是多么的微小，我们的眼睛都会被它强烈的吸引住。所以PPT动画自诞生的那天起就因为动画的两面性饱受争议：1.动画可以吸引人的注意力，所以可以将观众的实现引向关键点。2.同样由于这种吸引力，动画的滥用（事实上这种滥用已经到了相当普遍的程度）会将观众视线吸引到这些动画本身，而不是想要表达的内容上。没错，动画的使用可以让你的PPT看起来很酷，但如果不能够协助内容的表达，再酷的动画也不过是抢镜头的杂耍而已。
由于PPT动画制作相对简单，在某些场合制作一个简单的动画短片也未尝不可。不过过分将这些动画加入到PPT中，就只能算是舍本逐末了。不要把时间都浪费在制作这些动画上，如果真的想借这玩意儿炫耀一下，您还是省省吧，有能耐学Flash或者CG去。

废话说了这么多，大家见谅了，啰啰嗦嗦已经习惯了。我们先来探讨一下动画的到底可以做什么：
1.可以抓住观众的视觉焦点（比如逐条显示，通过放大、变色、闪烁等方法突出关键词）
2.可以显示各个页面的层次关系（这点可以通过页面之间的过渡来实现）
3.动画本身也是有意义的，它在意义上与图片刚好成互补关系（因为图片是静态的，而动画则赋予其动态。想想电影，有什么不能通过这两者表达的呢？）与图片可以表示人、物、状态等意义类似，动画则可以表示动作、关系、方向、进程与变化、序列以及强调等意义。这一点在PPT制作中最为重要，但也最容易让人忽视。

当然，也有一些动画是应该坚决避免的：
1.动画本身成为视线焦点。在这种情况下，动画本身常常没有任何意义而仅仅作为修饰出现。谁也不愿意看书的时候有一只苍蝇在面前飞来飞去吧？
2.动作不自然或动画太突然。前者会让观众感觉很别扭，而后者则会把他们吓到。想想你走路的时候忽然有人在你身后大吼一声，你的感觉是。。。

所以我们需要的动画必须满足两个条件：1.自然 2.有助于你的内容表达。
那么有人可能会问了，什么样的动画才自然呢？Nancy Duarte在《Slide:ology》中提到了几点非常实用：
1.移动从左到右要比从右到左舒服。因为这符合我们的阅读习惯。
2.移动从上到下要比从下往上看起来更容易。因为这符合我们的重力常识。

第一条确实如此，而对于第二条就要看情况了，Paralife在此保留意见，因为我们同样有漂浮的常识。
3.动作要考虑力的作用带来的形状变化

4.考虑物体由远及近运动的透视变化

实际上，不自然的动画也是可以利用的，比如将我方的内容从左到右移动，而将竞争对手的内容从右到做移动，观众则会渐渐对竞争对手的内容产生厌恶了。同样的，第二条容易与与不容易的感觉也可以辅助表达不同内容的难以程度。感情永远比理性更易传递，也更潜移默化，所以永远不要忽视这些小小的细节。

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