Excel虽然已经提供了很多数字格式,但是并不能满足所有的工作需求。而它提供的“自定义数字格式”最大限度地弥补了这个缺陷。
首先,我们来看个例子,如图1。
(图1)
第一个自定义格式是对数字进行以“千”为单位的缩放;
第二个和第三个是对数字进行判断,如果数字小于1则现实保留两位数的百分比,如果大于1,则显示保留两位小数的数字格式;
第四个是保留一位小数;
第五个是保留三位小数。
(注:自动四舍五入。)
当然,自定义数字格式不仅仅有以上的功能,还有很多强大的能力。对于“自定义数字格式”,很多人不知道从哪里入手,觉得很难。其实,我们只要掌握了自定义格式中的代码符号及含义作用,自定义数字格式代码的组成规则,就能较好地结合工作实际进行运用。
一、让我们一起来认识一下自定义格式中的代码符号及含义作用(总结如图2)
二、自定义数字格式的组成规则
自定义数字格式代码结构如下:
正数;负数;零值;文本
以上四个区段构成了自定义数字格式代码的完整结构,每个区段均以“;”(在英文半角状态下输入的分号)隔开,每个区段代码对不同类型的数据内容产生作用。
除了正负作为分隔依据外,也可以分区段设置所需要的条件。
大于条件值;小于条件值;等于条件值;文本
条件值1;条件值2;不满足条件值12;文本
以上两个格式都是可以的。
当然,在实际应用中,不必都按照四个区段结构来编写格式代码,少于四个区段都是被允许的。当自定义格式代码只有一个时,格式代码作用于所有类型;当只有两个时,第一区段作用于正数和零值,第二区段作用于负数;当只有三个区段时,第一区段作用于正数,第二区段作用于负数;第三区段作用于零值。
但当自定义格式中包含有条件的话,代码区段不能少于两个。当代码区段有两个时,第一区段作用于满足条件值1,第二区段作用于其他;当代码区段有三个时,第一个区段满足条件值1,第二个区段满足条件值2,第三个区段作用于其他。
三、了解了自定义代码的含义之后,我们可以结合自身实际来运用。
以下我举几个常用的例子供大家参考,大家可以结合自身工作情况来设计符合自己的自定义数字格式代码^^。
(1)快速录入。用自定义数字格式来录入具有一定规律的文本。
如我需要较多录入“中共三都县委XX镇党委”的文本,可以将单元格格式设置为“;;;”中共三都县委” @”镇党委””,然后只要输入XX就可以得到相应的文本。如图3所示。
(2)简化数字。在工作中涉及很大的数字时候,用我们中文“XX万”、“XX千”看起来相对简便点。这时候千分符就可以展现出它的功能。
如我需要在数字大于等于10000的数字用“XX万”的格式来显示,小于10000的用“XX千来”显示,需保留两位小数,只需要在自定义格式中输入“[>=10000]0”.”0,”万”;0.00,”千””如图4所示。
(3)转化数字。在财务工作中经常遇到将阿拉伯数字转化为我们中文的大写数字。用自定义[DBNum2]就能很容易解决。如图5所示。
(4)手机号码分段显示。
因某些工作要求,需要将手机号码输入XXX-XXXX-XXXX的形式,只需要在自定义数字格式中输入“000-0000-0000”就可以得到所需的形式了。如图6所示。(身份证由于是18位数字,如果也用这个格式最后四位显示为0000)
(5)隐藏数据。有时候在公布数据的时候我们需要隐藏部分数据,但又不希望删除,可以在自定义格式中输入“;;;”,显示为空白单元格,如图7所示。
注意:
用自定义格式虽然改变了显示方式,但是实质内容还是输入的相应数字和文本,在后期处理的时候要注意,切不能单从显示内容来设计函数等。
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