邮件发给他几天了,他怎么还不回我,不回我怎么做下去,不做下去还怎么向老板交差,不向老板交差怎么活?
他只回我一个这次活动的总结算怎么回事?我明明还要了去年的年度总结,下次的活动预算,以及下个财年的总体计划……
为什么把我的邮件回给整个组的人?我只是跟你单独开个玩笑……
邮件的语气这么强硬,难道我说错什么了,友谊的小船说翻就翻了?
……
曾经,或现在,职场中的你多多少少都为上面的邮件问题所困扰。作为职场中最主要的沟通方式之一,大部分的人每天都要花相当的时间处理邮件,工作、合作、交流离开它基本无法顺利完成。
工作中如何写出得体的邮件,让别人愿意与你合作、共事;如何写邮件可以减少误解,增加效率;如何写邮件可以更好的维系关系、增进沟通,更好的表现出你的职业素养?掌握以下基本法则,电邮至少不会是你的职场黑洞了……
法则1:目的明确,一事一问
在发邮件前,先问问自己:我发这封邮件的目的是什么?
需要对方帮助?询问问题?沟通进度?回答对方问题?...写邮件而不知所谓,是浪费自己与别人的时间。长久下来,淹没在邮件中的收件人和合作伙伴只会把你的邮件推后处理。
明确了目的,邮件的标题也要简单明了,直击主题,让收件方也能立刻了解你发邮件的目的,从而更快的响应、回复你的邮件。一封邮件最好针对一个特定的主题,其他事宜可以另起一封邮件分别进行讨论。即使是同一个项目,不同的主题杂糅在一起不仅容易降低效率,顾此失彼,还会造成沟通混乱。
法则2:写邮件要用简单、凝练、专业的语言
用简单、凝练的文字写电子邮件。问题表述清楚,阐述明确,如果是重点内容,或者对一群收件者的某个人有特别需要采取行动的,要高亮显示。不要用太艰涩生僻的词语,过于复杂的语句。工作电邮不是施展文学抱负、甩包袱抖机灵的地方。段子手们请稍加压抑。
也尽量不用通过工作邮件开玩笑,尤其是一些不合时宜的玩笑。除非涉及保密等特殊情况,在发送邮件的时候,你要考虑到你的邮件是否也适合其他人阅读,包括公司HR和法务。工作中的邮件不是你捍卫隐私的战场,所以要保持谨慎、专业的态度。
发送前,一定要仔细校对。一封邮件如果错字连篇、逻辑混乱,对收件人来说这是缺乏最基本的尊重。还要稍加思考,是否哪里有会产生误解的地方?怎样改善能避免?
法则3:要有同理心
同理心是你站在别人的角度和位置,尝试理解别人的感受的沟通方式。简单来说就是将心比己,设身处地的去思考。可以问问自己:
如果是你收到自己的这封邮件,你会觉得阅读轻松明白吗?
如果别人发邮件,连你的名字都写不对,你会对对方有好感吗?
如果自己像收件人一样忙,什么样的邮件你才更愿意优先处理?
如果别人找你帮忙,却颐指气使,你会愿意与之合作吗?
有了同理心在写邮件时就会态度更友好、更懂得尊重别人,更细致的遣词用句。也许只是一些微小的区别,却会造成情感上的大不同。而这些差别直接关系到你们日后进一步的合作关系。
人都是更乐于被认同、鼓舞和感谢的。所以收件人在帮了你的忙时,不要吝惜你的肯定、感谢和赞美,即使这是他们的本职工作,也不要将此视之理所当然。
以防疏漏,你可以尝试建立自己的邮件模板。
称谓
简单的问候/感谢
解释本封邮件的目的与主旨
需要收件人的具体行动
结束语
签名
法则4:及时回复
现在很多人每天上班打开电脑,都会被邮件所淹没,但是可能的话,还是要尽可能及时回复别人的邮件,这不仅仅是是出于礼貌,也是更有职业素养的表现。如果对邮件中所要求的事情没有办法立刻完成,也可以先向对方确认你收到邮件,大致准备在什么时候可以完成,或者你的提议、计划是什么。
总结
无论是对内还是对外的交流中,工作邮件既是重要的沟通方式,也是打造自己职业形象的重要一面。会写得体的电邮、懂得电邮的礼仪,是行走职场不可或缺的利器。
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