【编者按】正海兄是中国信息化领域的老兵,他自己就是有许多故事。最近老兄开始动笔撰写过往工作中的故事,以及衍生思考。文笔清新,文字耐读。通俗而又平常的工作,背后有许多触发思考的东西。征得他的同意,本号予以连续刊载。
1.引言
信息化工作,有大有小,包括了事情、业务、项目、系统、甚至说战略、复杂系统、大系统、系统的系统,乃至战略、规划等等,为了简便说明,统称为信息化应用。而信息化应用的主体也有很多层级,面向个人的、小组的、部门的、企业的、行业的,面向地区的、国家的世界的,面向的对象也是千变万化,自动化、高性能计算、网络、数据库、大数据、人工智能、云计算,新的说法是新的数字经济。眼花缭乱后希望梳理出一些脉络,从而更清晰地理解业务,促进信息化应用化部署实施,发挥出期望的价值。
2.信息化应用的来源及实施策略
信息化应用总是要解决问题的。问题的定义包括三个层级:首先是通常意义上的问题,包括质量缺陷、错误、质量不足等等,典型是失火了,需要立即救火。这类问题从评价而言是负面的。然后是预防问题发生的问题,第三是目前可能已经很好了,如何改进,如何创新。所以说问题并不是纯粹负面的,问题是目前状态与期望的状态的差异,这点必须要阐述清楚。
要推动信息化应用,那么面向的问题就需要是规模性的。影响比较大(经济、安全风险、政策),解决问题的策略有很多种,信息化很多时候只是其中的一种,是不是适合采取信息化的方案,需要具体问题具体,而通常意义上说,是不是具有规律性,是一个标准。
2.1定性与定量分析
实施信息化应用总是要做投入的,因此往往需要定量地分析,或者定性地分析,从以往历史来看,可以说绝大多数信息化项目的定量是非常模糊的,而其产生的价值往往在应用完成,或者长期应用后,也没有总结,以至于提到信息化应用价值,在管理者的心目中是模糊的,信息化部门在企业中也是后方部门,而不是一线部门,这直接影响到部门及人员的地位与收益。
定性地开展信息化应用原因有很多种,例如政府部门的政策,上下游供应链,跟随竞争对手的行业水平等。笔者所在的企业安装的很多系统就是总公司直接安排的,我们执行;也有我们给客户生产配件,客户提供SPC软件,要求我们填报数据,生成控制图,回报给客户;行业内的企业上了一些平台,我们跟着实施。
定量分析需要按照传统的财务计算方法,而在实际情况下,很多还是非常粗略的估计。例如航天一家研究所人员介绍,现在的业务发展很快,可以说是以前的5倍,而我们的人员发展没有这样的速度,而且人员加入后,培养到熟练程度,可以完成工作还需要一个过程,但是因为采用了计算机辅助工艺设计系统(CAPP),现在比以前还要相对轻松一些,当然相对其他行业,我们还是非常繁忙,压力很大的。而从定量角度说,研究所一年数亿的科研投入,花费百万购置、应用计算机辅助工艺设计系统,应该是显然合理的。
但是再进一步说,研究所人员没有按人员数量、工资水平业务量进行一下计算,仍然是一种感觉。与复星集团的集团信息化主管交流时介绍,打算实施一项集中报税系统,复星集团下属数以百计的企业,分散在很多地区,各地的税收政策也有很大差异,而下属企业与集团总部的税收政策差异也很大,报税的时间也不同,对于下属企业而言,筹措资金需要过程,也往往提前申报,避免延误,而集中报税,因为资金体量大,可以精确地控制报税时间,从而减少时间财务损失,也充分利用优惠政策,初步匡算,收益1%肯定不止的,这么一算,一年产值250个亿,税收25个亿,1%就是2500万,投1000万做这个项目应该是可行的。
2.2 实施策略
在实施策略方面,需要考虑多个方面,注意人与机的关系。例如一个企业老总声称,能用人解决的问题,都不是问题,那么会有针对问题,人与机参与的比例问题。一个工业企业,开发应用了一套产品计算机辅助设计系统,以往2个人设计一套新产品,需要1个月,而采用新系统后,大多新产品,一个人两天就可以完成。那为什么还需要两天呢,那是因为其中的计算机自动生成图纸,难以处理线条的干涉,如果每画出新的图形元素,都要考虑原有元素的干涉,那么程序将会变得非常复杂,而运行效率也会变得极低,投入巨大,也许也做不出想象的完美结果,而采取计算机完成绘图后,人工再适度修改,按工作比例说,计算机完成90%-95%,人完成余下的5%到10%,这才是一个合理的方案。
浙江一家企业的产品总体品质不良率比较高,企业的高层领导很不满意,首先是推行企业文化,结果是有所改善,但是远没达到期望;然后是加强考核,结果也是有所改善,但是还没达到期望;再上ERP系统,这次结果是有显著改善,可是还是没有达到期望;最后企业从法国聘请了12位质管人员,然后是企业员工抱怨连天,“明明是不影响使用的小小缺陷,法国人死脑筋,就是不放过。”而经过了这番操作,产品的质量终于达到了一个满意的程度。
3.信息化应用价值的分析
3.1投入产出的对比
信息化应用有时很容易忽略投入的成本,也难以计算产出的收益,很多时候尚没有一个很好的模型。在进行投入产出时一定要注意是否考虑周全,并且要有一定时间段的设置。
曾经一家公共服务系统提供商与客户交流,客户提出的一些成本构成两方差异很大。例如已有软件系统模块不计费用,开发费用人工价格按企业内部员工价格计算,基础设施按照自行购买计算。而从服务商角度而言,曾经的开发费用也是成本,需要摊销的,软件行业的员工相对于企业中信息化人员的成本要高的多,而基础设施更是差别巨大,因此企业的可靠性考虑、安全性方面根本就不在一个等级。这样显然差距可以称为鸿沟了。
再说收益,笔者曾经写过一段程序,花了3个小时,而这个程序18年后,原企业科研所总体组组长告知,这是总体组人员必学内容之一,每个车型设计至少节约3天工作量,工厂当前每年设计约60个车型,按每个总体设计人员一天1000元工资成本,平均每年30个车型,18年那就是节约了人工成本,3*30*1000*18=162万。这样算账不禁让我大吃一惊。
3.2信息化应用的价值构成分析
信息化应用的价值需要分成两个模式来谈,首先信息化应用发挥作用,往往是多种因素合成的,有管理流程的改进,有制度的安排,有人员的参与,与企业运营的大环境,也就是业务都有直接关联。很多时候汇总总结时,把最终的好的结果都称之为信息系统的价值,显然是不合适的。
典型的一个企业信息化经理在参与一个国际著名的ERP系统研讨会上,软件公司人员介绍企业实施ERP后,减少了库存30%等等,这位信息化经理说,你们这么说都是ERP系统的功劳,而从了解的情况,以及我的理解,库存下降最大的原因是企业在追求零库存管理,实际库存根本没减少,只不过从企业仓库,搬到供应商在企业旁边的仓库去了。然后说信息化应用价值也可以多个部分,如时间上的、质量上的、成本上的,甚至包括人员的工作环境、能力、心态等等,这样计算才完整。
3.3 信息化应用的直接价值与溢出价值
信息化应用不仅有涉及的业务起到了作用,对整个企业的其他方面,也会产生重大意义。例如曾经很多公司上市前,为了体现出公司的管理水平,于是发布公告购置了世界著名的ERP软件,但是企业真的应用效果如何,根本不对外宣传,而且如果用的不好,也不敢对外宣传。形成了好的企业才能买得起、用的上这个软件,然后如果运作不好,那肯定是企业不好,因为软件在全世界都宣称用得很好。而实际情况是,有着大量的完全搁置,或者只使用了部分模块,也有的采取国际ERP软件与国内ERP软件联合使用的模式,从而一方面有着高水平的宣传素材,又大幅度地降低了采购成本,更处理了国外系统与企业现状的差异问题,让系统可以管理运营起企业的业务。对于信息化应用还有一些溢出价值就是教育意义,可以让同行、相关行业、乃至其他行业的作为案例,学习经验,避免教训,促进新项目的实施应用,这也是不可忽略的社会价值。
4.信息化应用价值的层次
以上介绍的是信息化信用在各方面的价值,以下探讨纯从信息化的角度来探讨信息化应用价值。
4.1 价值计算需要考虑管理对象规模
首先信息化应用的价值需要根据管理的对象来计算,可以提升效率20%,如果管理对象是100万,那么节约20万,对应1000万,变成了2000万,管理对象是1个亿,那就变成2000万了,当然,这里有对象复杂性问题,虽然一般随着价值总量提高,对应的信息化投入也会升高,但是并不是线性升高,往往随着总量升高,单元投入呈下降趋势。如下表所示:
序号 | 对象价值 | 效率提升 | 产生价值 | 信息化投入 | 投入产出比 |
1 | 100万 | 20% | 20万 | 10万 | 2倍 |
2 | 1000万 | 20% | 200万 | 20万 | 10倍 |
3 | 10000万 | 20% | 2000万 | 50万 | 40倍 |
4.2按类型分析价值
信息化应用的价值,按照通常的TQCS来考虑,还要加上数据电子化、规模数据价值方面来探讨,这样分成如下6个方面。
(2)提高效率。这点是不需深入介绍的,凡是有些规模的,有一定规模的信息处理,大多可以利用信息化手段解决。例如一个企业承接上海世博会演艺大厅外板生成,一块板以往处理要1个小时左右,一万多块板,企业只有3名员工,一天一天也就10块,那么需要300多天,这样的处理速度不能满足要求,采取计算机辅助绘图程序后,EXCEL表选择板的尺寸参数,生成图形变成了秒级。
(3)关于网络化、移动化。这样的模式下,可以有效提高信息传递的效率,减少错误。而且在企业中可以改变管理的模式,例如异地的信息传递带来的便捷与效率改进。进一步以往的多点之间是交叉联系,采取了客户机服务器模式,变成了点到服务器,服务器到点的方式,传递模式的改变,减少了传递的路径。再如以往企业多点与外部合作,通过设置接口节点的方式,规范后可以大幅度增加效益。例如一个企业一年模具费用千万以上,后来应用截面管理程序后,可以方便查询,要求尽量使用已有模具,新增模具需要专人审核通过,这样一年下来,算算企业总产值增加了,而模具费用下降了40%。
(4)关于数据的电子化、信息化。原先是纸面的、口头的,把这些数据输入到计算机系统中,就是一个很大的变化,而加加上相关的数据,例如规范、标准、用户要求等等,变成有用的信息,知识,这是一个飞跃。例如一个企业经常出现二次投诉情况,就是客户代表提出了对产品的缺陷、建议要求,但是经常因为交接班、忘记了等等原因没有处理,又被客户发现,从而再次要求整改,客户满意度低。通过构建质量信息系统,将客户的要求、企业内部质检要求、企业领导要求等等,统一输入系统,在完工检验之前会检查是否全部掉,显然这种模式就不会遗漏,从而有效地提升了客户满意度。再如,通过电子化存储后,为今后的直接借用,或在此基础上的改进都提供了方便。
前面介绍的这些细化内容,可以按照一定的模型向数值型的财务数据转换,从而得出信息化应用产生的价值,预想会比以往的直觉有显著的提升。
最后还是要把信息化应用分两部分来分析,首先是细化的基础,例如软件、硬件、操作系统、网络、手机等等,这种可以认为是工具,是不是选择了有效的、合适的工具非常重要,选择了工具后,提供商的水平如何,企业重视度,人员掌握,相关的制度规范制定等保障措施是否到位,都值得商榷。从数据角度分析,可以分成数据、信息的电子化作用,然后是数据的处理效率与质量。然后更为重要的是,企业的信息系统往往跨越多个部门,涉及很多人员,那么业务流程和数据流程的梳理、标准化、规范化就很重要,是否可以保证流程畅通,实现信息传递可以正确、完整、即时传递到需要的人手上,这也是个关键的问题。
5.结语
这个社会都从工业时代向信息时代、数字时代、网络时代转型,互联网、移动应用、大数据、云计算、物联网、工业互联网、工业4.0、两化融合、人工智能技术得以应用,信息技术从辅助的层次提升到关联竞争力,甚至是进入市场门槛的层次。在一些行业中,例如互联网行业、电子行业甚至是核心竞争力、战略层次,因此企业高层、信息化团队、业务部门需要掌握全面的、深层次、相对精确的信息化应用价值计算方法,从而有效构建、部署、运营应用,从单元业务运用到企业战略协作均得到发挥,提升相关各方参与的积极性、获得成果的满意感,使信息化应用的直接价值、溢出价值最大化,
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