文/胡定祥
Excel是我工作的必备秘密武器之一。除了用来分析统计数据和处理数据以外,利用Excel来分活也是每日的功课之一。今天客户给我发来了300百多条序列号,需要我们一条一条的确定每台服务器的维保信息。
如何批量将这些序列号分配到每个组员?
通常,这种工作我肯定会平均的分配到每个组员头上,他们查完后填好给我,由我来回复给客户。那么我们该怎样利用excel将这些序列号分配到每个组员头上呢?如图所示,此批序列号有370条,而我们的组员总共6人。每个人需要完成近62条,如何快速的分配?利用我即将介绍的技巧即可轻松完成这样任务。我们来做一下准备工作:选中B列--右键单击--选择插入,我们就在Serial Numbers和Amy两列之间插入了一个空白列,在B1单元格中输入“辅助列”。
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平均每个组员要分配62个活,在这里尽量用公式进行计算
我们就完成了准备工作。
一、让你“快感不断”的2个序列填充技巧
我在之前的文章详细介绍过填充,因此在这里我就只讲两种序列的填充,一是数字的填充;二是文本的填充。如果对填充特别感兴趣的同学,可以随时翻阅我之前的文章。
1.数字的填充
在B2单元格输入1,将光标放在B2单元格的右下角,当光标变为实心的+时,按住ctrl键,然后向下左键拖拽到B63单元格,得到一个1-62的整数序列。(当然,我们在B2输入1,B3输入2,然后左键拖拽到B63单元格,也可以得到一个1-62的整数序列。)本例以第一种方法为主,请看下图演示。
拖拽时一定要按住ctrl键,否则只是复制
2.将数字格式转换为文本格式
将数字转换为文本方法有很多,在这里我们主要介绍两种方法,一种是“单元格格式设置法”;另一种就是“分列”法。所谓单元格格式设置法,就是我们选择要转换的单元格区域,单击“开始”--“常规”--下拉菜单选择“文本”或者打开单元格格式对话框(ctrl+1或者鼠标右键),选择“文本”格式即可。
这种方法对已经输入数字的单元格效果有限,不会出现绿色的文本标识符,除非你重新输入;第二种方法就是利用Excel的分列功能来讲数字转换为文本。此案例中以“分列法”为主。
技巧:选中要转换格式的单元格区域,单击“数据”--“分列”,单击“下一步”,再单击“下一步”,在“文本分列向导”第3步“列数据的格式”中选择“文本”,然后单击“确定”即可。
选中要转换的单元格区域,按下Alt+A+E
直接单击下一步
完成格式转换,所有的数字单元格右上角将会有文本绿标
3.文本填充
选择单个文本(内置序列和自定义序列除外)向下拖拽即为复制;选择同列的多个连续文本单元格向下拖拽即为即为循环复制。如此栗子中,我将1-62这个整数序列转换为文本后,如果我选中它然后往下拖拽,那么就可以将1-62这个文本序列复制到所有单元格,我就可以得到6个1-62的文本序列。下面我们来看步骤:
是不是超级简单?大家可以试验一下
二、查找与替换的小技巧
如何查找单元格内容为1的所有单元格?有人说简单,不就直接按下Ctrl+F,“查找内容”栏里输入1,然后单击“查找全部”不就可以了?
然而,熟悉了“查找与替换”使用的童鞋们往往会发现,当我查找1时,往往找到不仅仅包括内容为1的单元格,Excel会把值1,11,21,14的值都会找出来,这显然不符合我们的要求。
那么我们该如何做呢?其实非常简单,只需要单击下选项,然后勾选“单元格匹配”再进行查找就满足我们的要求了。
1.快速地在62个序列号后插入空行
技巧:选中辅助列,然后按下Ctrl+F,打开“查找与替换”对话框,在查找内容框中输入1,单击选项--勾选“单元格匹配”--单击“查找全部”;然后按下ctrl+A全选所有查找到的单元格;按下ctrl+shift+=组合键打开“插入”对话框,选择“整行”单击“确定”即可。
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务必勾选“单元格匹配”
ctrl+a全选查找到的结果
记住Ctrl+shift+=,插入单元格,插入单元格区域,插入行或者列都特别好使
2.快速给B列的空单元格标注颜色;
方法:选中辅助列,然后按下Ctrl+F,打开“查找与替换”对话框,在查找内容框中清除输入,单击选项--勾选“单元格匹配”--单击“查找全部”;然后按下ctrl+A全选所有查找到的单元格,关闭“查找与替换”对话框,按下ctrl+1,切换到“填充”选项卡,选择绿色单击确定即可。
清空,千万不要有空格哈
全选后关闭“查找与替换”对话框,是不是有种定位--空白单元格的效果?
主要是为了copy的时候号选择区域,不过使用快捷键ctrl+shift+方向键后,这一步骤没有必要
3.删除多余的数据
利用ctrl+shift+方向键选中各个被空格间隔的区域,然后复制粘贴到相应的人名下,然后删除辅助列即可。
好了,今天的Excel小技巧就分享到这里,你get到了吗?如果觉得不过瘾,请随时参阅我的系列Excel文章。如果你觉得此篇文章对你的朋友同事有用,欢迎点赞、评论、打赏,甚至是分享到你的朋友圈QQ空间等。
作者:胡定祥,80后职场技巧类文章写手。就职于惠普,蜗居于贵阳。简书ID:傲看今朝,欢迎关注,欢迎交流。
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