资料简介
内容预览
1.目的
建立EHS管理体系内文件的编制、审核、批准、生效、修订、废除、分发、收回和销毁的管理程序，使文件管理规范化、程序化。
2.范围
公司EHS管理体系内所有文件与资料、外来文件与资料的管控。
3.术语及定义
职业健康安全与环境管理体系指职业健康和安全管理体系(OHS18001)和环境管理体系(ISO14001)的合称，文件及运行中使用的“EHS管理体系”即为本合称的简称。
4.职责
4.1 EHS管理部负责EHS系统文件、资料及外来文件的发放、回收、控制、管理。
4.2各部门负责将本部门收集到的外来文件及时交EHS管理部组织评估。
4.3 EHS管理部负责将评估对本公司发展有影响的外来文件及时进行更新或发布。
4.4各权责人员负责文件的审核和批准。
5.内容
5.1公司EHS文件控制由EHS管理部组织实施，负责管理5.2中涉及的文件与资料。
5.2 文件和资料的种类
5.2.1体系文件:
A、一级文件 EHS管理体系手册； B、二级文件 EHS管理体系程序；
C、三级文件 支持性管理文件、操作规程、作业指导书、目标和管理方案、应急演习报告、内审资料、管理评审资料等； D、四级文件 记录表单、相关图纸。
5.2.2外来文件与资料:
A、法律法规；B、政府文件； C、行业标准； D、客户要求； E、相关方的信息；
F、外部的监测报告； G、其他。
5.3 EHS文件的编制、审核和批准的权限
文件类型 | 编制 | 审核 | 批准 |
一级文件 | EHS管理部长 | EHS管理部长 | 总经理 |
二级文件 | 各部门 | 部门经理 | EHS管理部长 |
三级文件 | 各部门 | 部门经理 | 各系统领导 |
EHS管理部长 | |||
四级文件 | 依据文件规定 | ||
5.4 文件编号原则
文件的编号遵照科学、简单、方便查阅及唯一性的原则，具体由EHS管理部统一编号。
5.4.1EHS管理体系手册编号原则:
5.5文件的编制、审批与发放
5.5.1 因体系运行需要编制新的文件时，由需求部门按照“附件1《EHS文件格式》”编写文件，编写人员填写《文件编制、修订和废除会审单》（EHSP-001-RC-01），由相关部门审核、总经理或EHS管理部长审查批准后，对需要编制的EHS文件按5.4文件编号原则进行编号，并填写该文件需要会审的相关部门。同时要与EHS管理部确认文件的生效日期，确保留有足够的时间完成EHS文件的审核及必要的培训，编制完成后按EHS文件的标准格式（附后）打印，并在“编制者”处签署姓名和日期。然后负责传递《文件编制、修订和废除会审单》（EHSP-001-RC-01）及需审核的EHS文件到各审核部门，必要时可召开EHS文件会审会议。
5.5.2 会审部门将会审意见填写在《文件编制、修订和废除会审单》（EHSP-001-RC-01）上并签名。各部门会审时限不超过3个工作日。
5.6 EHS文件的批准和生效
5.6.1 经会审后的EHS文件，最终由总经理或总经理授权人进行审核，判定是否通过审核，如需再次修改，将文件原件连同《文件编制、修订和废除会审单》（EHSP-001-RC-01）返回编写部门，编写部门负责人组织本部门人员进行修改，修改程序按5.5规定执行，直至符合需要。每次修改时限在3个工作日内。
5.6.2文件批准后，文件的起草部门应在文件生效日期前组织相关部门人员按《培训管理规程》（MS-AD-043）对文件进行培训（参与审核文件的人员可视为已接受培训），并从生效日期开始执行文件。
5.7 EHS文件的修订与废除
5.7.1“修订”指文件的内容有变动。
5.7.1.1需对现行文件进行修订时，修改按照5.5程序进行。
5.7.1.2 文件修订部门对原文件需作修订时应将修改内容和原文分别填写《文件编制、修订和废除会审单》（EHSP-001-RC-01）相应的栏目内，以便于审核，如果栏目空间受限，可另附说明页。
5.7.1.3 修订文件的审核和批准按照5.6程序执行。
5.7.1.4EHS管理部将修订后批准的新版EHS文件分发至规定分发部门后应同时收回旧版文件复印件。
5.7.2“废除”为文件内容不能符合现在的实际情况，无存在的必要时，该文件即应被废除。
5.7.2.1提出废除EHS文件部门填写《文件编制、修订和废除会审单》（EHSP-001-RC-01）交相关部门审核和总经理批准。
5.7.2.2废除文件的审核和批准按照5.6程序执行。
5.7.2.3经批准废除的EHS文件由EHS管理部收回各复印件，并将原件盖“作废”、“存档”字样存档，并填写《废除文件登记表》（EHSP-001-RC-02），复印件销毁。
5.8文件的分发、收回和销毁
5.8.1文件的分发和收回
5.8.1.1 为了实现无纸化办公，EHS管理部将最新版本的PDF档文件放置到共享平台上即视为文件已发放，各部门可以下载、核对、查阅。各部门严禁私自打印文件。
5.8.1.2必须发放纸版文件时，由EHS管理部填写《文件分发、回收和销毁记录》（EHSP-001-RC-03）。依据文件分发部门数量复印对应的份数，并在复印件上加盖 “受控（ ）号”章。分发新版文件复印件时，接收人要交回旧版本文件复印件，才能领取新版本文件复印件，收到新版文件复印件的各部门接收人应在《文件分发、回收和销毁记录》（EHSP-001-RC-03）上签字，旧版本文件复印件不得在工作现场出现。领用人必须认真核对文件内容、数量、确认是否正确，确保文件的完整性及有效性。
5.8.1.3分发范围由EHS管理部根据各文件上规定的分发部门确定。
5.8.1.4发给各部门的文件应由相对固定人员妥善保管，并做好目录。如有工作调动需进行工作交接时，相应文件也要做好交接，由于人员的变动造成的文件缺失，由部门负责人负责。
5.8.1.5文件使用者在使用过程中发现文件缺章少页、损坏或丢失时，应填写《EHS文件补发/外发申请单》（EHSP-001-RC-04），经部门长审核、EHS管理部长批准后交EHS管理部办理补发手续。
5.8.1.6受控文件因需要向外发放时，由需求部门以“EHS文件补发/外发申请单”提出申请，经部门长审核，EHS管理部长批准（重要文件由总经理批准）后，EHS管理部负责发放，发放时加盖“参考”章即可；文件正本一律不允许外发。
5.8.1.7加盖受控章的文件一律不允许再复印。
5.8.2文件的销毁
5.8.2.1废除文件的复印件由EHS管理部统一收回后销毁，并填写《文件分发、回收和销毁记录》（EHSP-001-RC-03）。
5.8.2.2销毁方式为撕毁。
5.9文件的管理
5.9.1文件保存的方式有书面、电子档、磁盘、CD光盘、可移动存储器、硬盘数据等方式。
5.9.2各部门在每次管理评审前必须对本部门文件进行一次评估，在日常工作中发现需要调整的应及时修订。
5.9.3EHS管理部通过内审和管理评审审等方式督促各部门按本程序规定对文件进行管控。
5.9.4 机密文件一律不允许做二手纸使用，非重要文件鼓励使用二手纸。
5.9.5 本体系涉及的记录的保存期限参照《记录控制程序》执行。
5.9.6永久保存文件:包括公司章程重要制度性规定、重要契约书、协议书、登记注册书；重要诉讼关系文件；政府之许可、决议书及其他重要文件。
5.10外来文件的日常管控
5.10.1 外来文件由收集部门及时传递给EHS管理部。
5.10.2 EHS管理部组织相关部门进行评估，对需要收集/转换的交责任部门处理并将该文件交EHS管理部汇总到“EHS外来文件清单”中；对于未对EHS管理体系运行造成影响的直接返还给收集部门。
5.10.3在每次管理评审前，由EHS管理部长组织各部门对外来文件的有效性进行审查。
5.10.4外来文件的发放、回收、作废按本程序执行。
6 相关文件
6.1 EHS管理相关文件
EHSP-003 《记录管理程序》
6.2 GMP相关文件
MS-AD-043《培训管理规程》
7 相关记录
EHSP-001-RC-01《文件编制、修订和废除会审单》
EHSP-001-RC-02《废除文件登记表》
EHSP-001-RC-03《文件分发、回收和销毁记录》
EHSP-001-RC-04《 EHS文件补发/外发申请单》
EHSP-001-RC-05《EHS管理体系文件目录》
EHSP-001-RC-06《 文件回顾记录》
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