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如何进行有效的沟通
管理进阶一天天
>《待分类》
2023.02.09 山东
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导读:
1、
沟通的有效性
2、
有效沟通的原则
3、
沟通注意事项
沟通是人和人的通信。为什么强调沟通的有效性呢,因为很多沟通没有起到沟通的效果。
比如张三从微信上给朋友李四发了一条消息,让朋友帮着定第二天去北京的火车票,朋友没有回消息。第二天张三问李四票订好了吗,结果李四说:什么票?李四由于微信消息比较多,可能忽略了张三的消息。这就是无效沟通,消息的发出者以为消息发出去了,就算是沟通完成了,沟通不是你说了哪些内容,而是对方接收并理解了哪些内容。
01
沟通的有效性
有效沟通受限于很多条件。作为人与人之间的通信,沟通受通信双方知识背景的限制,受时代限制,比如我们常说的父母和子女之间有“代沟”,就是双方生长环境不同,对事物的看法也不同。沟通还受通信条件的影响,比如当面沟通就比电话沟通效果好,因为能观察到对方的表情,体会到对方的情绪。
沟通的有效性是指信息传递的有效性。有些人在与别人沟通时,尤其是在做报告或汇报时,只想着提高信息交流的速度,追求在尽可能短的时间内传递更多的信息,其实沟通的效果往往与预期相反,越想讲更多内容,传递更多信息,往往接收者由于跟不上发送者的速度,可能会丢失更多信息。结果就是试图在很短的时间里讲很多事情,最后一件事情都说不清楚。
很多学术讲座或者工作汇报等都有时间要求。很多人准备了太多内容,想在规定的时间内全部讲完,结果参会者听得索然无味,学术交流的目的完全没有达到、听汇报的也没听到想要的内容。所以很多经常做报告的人,被要求一次只讲一件事,讲清楚,这需要训练。
要实现信息的有效传递,需要通信双方具有比较高的“互信息”,即通信双方对所谈论的事情在理解上的一致性越高,互信息就越大。两个认知和背景不同的人在交流时,由于互信息很低,沟通的有效性就比较低。这也是为什么找对象要找三观一致的,两个人对世界的看法有一致性,互信息很高。丈夫说一件事,妻子马上就理解了,两个人沟通就顺畅。如果两人人对同一件事的看法完全不同,互信息接近零,讨论起事情永远不在一个频道上,就形同“鸡同鸭讲”是无法有效沟通的。两个人相处起来总会因为沟通障碍而矛盾不断。
要提高沟通的有效性,可以从两个方面来提升。一个是增加互信息,另外一个就是降低信息传递的速度,给接收者时间去理解。
增加互信息,就是增加沟通双方的共同点,比如同学、同乡相对陌生人来说互信息就高,沟通就比较畅通。现在提高互信息的主要办法,对企业来说就是用企业文化来构建统一认识。对于个体来说可以通过同读一本书、同上一门课的方式来增加互信息,现在很多企业培训,不再是派出几个人去培训,而是请讲师上门培训,就是增加更多人的互信息。企业高管同读一本书也能起到这样的作用,我曾经见过奶奶为了能和孙子有共同语言,专门和孙子共同读孙子爱看的小说。
降低信息传递的速度,相对来说好控制,自己练习即可,就是减少内容,放慢语速,就能提升沟通有效性。
沟通高手往往能根据沟通受众调整自己的沟通内容,比如常做报告的人给根据听众不同,做出讲解内容的调整,有时为了提高互信息,会在沟通前做些铺垫,拉近和沟通对象的距离。
02
有效沟通的原则
要达到有效沟通,需要我们提前做好准备。提前了解沟通对象的情况,尽可能提高双方的互信息。比如我们要去面试,为了提高面试的通过率,我们需要提前了解面试公司的情况,如果知道谁面试,能了解面试官的情况最好,这样在和面试官沟通时,我们可以通过提高互信息,提升我们沟通的有效性。给面试官留下比较好的印象。
要进行有效沟通,我们要有目标导向。不是我们说了什么,而是对方接收到了什么。任何沟通都是有目的的,带着目标去沟通。即使是闲聊天,也是为了了解对方的一些情况和信息。有的领导和下级沟通时,经常问听明白了吗?这种沟通往往效果不好,下属不好意思说没听明白,就这样不管理解不理解,就算是沟通过了。这一点上日本企业在安排工作任务时的五步法非常有效。通过让员工复述工作、告诉员工为什么要做这个工作、让员工思考如何工作来让员工明确自己工作内容、工作意义、工作价值、遇到问题如何处理,确保员工真正理解自己的工作,这样的沟通方式才能让执行力不会打折扣。
要保持有效沟通,需要及时反馈。沟通是双向的,即使是演讲、做报告也要和听众互动,了解听众是否听懂了,是否真正接收并理解了我们讲的内容。我们把要讲的内容有效传递给听众才是达到了沟通的目的。就像前文提到的张三要李四帮着定火车票,由于没有反馈,导致沟通成了单向传播,李四没有接收到消息,这个沟通就是无效的,所以有效沟通是需要双发都给予及时反馈。
03
沟通注意事项
沟通除了要坚持上面的原则以外,还要注意一些沟通技巧,提升沟通的有效性。
第一,重要消息或者好消息要当面沟通。如果做不到,至少要用电话通知对方。比如要给下属发奖金 ,一定要当面告诉他们,最好是现金直接交到对方手里,如果下属休假了,要等他们回来再亲手交给他们。
如果你是下属,想给领导汇报你的成绩,最好约他当面汇报,不要在邮件中透露太多细节。在邮件中将细节告诉对方的坏处是,信件式的信息传递效果没有当面口述好,领导的印象也不深刻。更糟糕的是,你报喜的邮件可能被淹没在他要处理的诸多公文中,他甚至都没有注意到。
第二,对于坏消息,需要根据情况确定通信方式。如果我们对一件事情负有责任,需要解释,最好当面沟通,比如解雇下属,要做好安抚工作,不能简单一句你被解雇了就把人打发了。当然,如果不是很重要的事情,可以采用其他沟通方式。
第三,主观的事情要尽可能面对面沟通,客观的事情则可以用书面形式。因为主观的事情需要通过交互对话才能说清楚,才能影响对方。更重要的是,由于看法是主观的,最好不要给对方留底,以免将来被翻出来造成麻烦。凡是涉及说服别人的事情,都属于此类,最好面对面沟通。客观的事情不仅不怕存档,反而需要存档。
第四,沟通要注意情绪。沟通往往是70%的情绪+30%的内容,绝大多数沟通障碍是由情绪导致的。如果情绪失控,建议先暂停沟通,做深呼吸或者离开现场,带情绪平静下来再沟通
第五,要注意倾听。倾听可以了解倾诉者内心的真实想法,拉近心理距离。会使实沟通对象产生被尊重的感觉,从而充分表达内心诉求。在沟通时,倾听并不是不反馈,而是以听为主,适当给你回应,让对方感受到你是在认真倾听。尤其是最好站在对方角度上来听对方讲,不住表达认同,效果更好。
当然还有很多注意事项,我们平时多留心就可以了。
总结一下,要实现有效沟通,在沟通前,做好准备,我们要了解沟通对象情况,尽量提高互信息度,适当降低讲话速度。在沟通过程中,不要为了沟通而沟通,要注意沟通效果,及时反馈,让沟通是双向畅通的。另外还要注意一些沟通技巧,比如如何传递好、坏消息、哪些情况应该当面沟通,沟通时注意控制情绪和保持倾听等等。
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