如何进行有效的沟通

导读：

1、沟通的有效性

2、有效沟通的原则

3、沟通注意事项

 

沟通是人和人的通信。为什么强调沟通的有效性呢，因为很多沟通没有起到沟通的效果。

比如张三从微信上给朋友李四发了一条消息，让朋友帮着定第二天去北京的火车票，朋友没有回消息。第二天张三问李四票订好了吗，结果李四说：什么票？李四由于微信消息比较多，可能忽略了张三的消息。这就是无效沟通，消息的发出者以为消息发出去了，就算是沟通完成了，沟通不是你说了哪些内容，而是对方接收并理解了哪些内容。

 

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沟通的有效性

       有效沟通受限于很多条件。作为人与人之间的通信，沟通受通信双方知识背景的限制，受时代限制，比如我们常说的父母和子女之间有“代沟”，就是双方生长环境不同，对事物的看法也不同。沟通还受通信条件的影响，比如当面沟通就比电话沟通效果好，因为能观察到对方的表情，体会到对方的情绪。

      沟通的有效性是指信息传递的有效性。有些人在与别人沟通时，尤其是在做报告或汇报时，只想着提高信息交流的速度，追求在尽可能短的时间内传递更多的信息，其实沟通的效果往往与预期相反，越想讲更多内容，传递更多信息，往往接收者由于跟不上发送者的速度，可能会丢失更多信息。结果就是试图在很短的时间里讲很多事情，最后一件事情都说不清楚。

      很多学术讲座或者工作汇报等都有时间要求。很多人准备了太多内容，想在规定的时间内全部讲完，结果参会者听得索然无味，学术交流的目的完全没有达到、听汇报的也没听到想要的内容。所以很多经常做报告的人，被要求一次只讲一件事，讲清楚，这需要训练。

要实现信息的有效传递，需要通信双方具有比较高的“互信息”，即通信双方对所谈论的事情在理解上的一致性越高，互信息就越大。两个认知和背景不同的人在交流时，由于互信息很低，沟通的有效性就比较低。这也是为什么找对象要找三观一致的，两个人对世界的看法有一致性，互信息很高。丈夫说一件事，妻子马上就理解了，两个人沟通就顺畅。如果两人人对同一件事的看法完全不同，互信息接近零，讨论起事情永远不在一个频道上，就形同“鸡同鸭讲”是无法有效沟通的。两个人相处起来总会因为沟通障碍而矛盾不断。

要提高沟通的有效性，可以从两个方面来提升。一个是增加互信息，另外一个就是降低信息传递的速度，给接收者时间去理解。

增加互信息，就是增加沟通双方的共同点，比如同学、同乡相对陌生人来说互信息就高，沟通就比较畅通。现在提高互信息的主要办法，对企业来说就是用企业文化来构建统一认识。对于个体来说可以通过同读一本书、同上一门课的方式来增加互信息，现在很多企业培训，不再是派出几个人去培训，而是请讲师上门培训，就是增加更多人的互信息。企业高管同读一本书也能起到这样的作用，我曾经见过奶奶为了能和孙子有共同语言，专门和孙子共同读孙子爱看的小说。

降低信息传递的速度，相对来说好控制，自己练习即可，就是减少内容，放慢语速，就能提升沟通有效性。

沟通高手往往能根据沟通受众调整自己的沟通内容，比如常做报告的人给根据听众不同，做出讲解内容的调整，有时为了提高互信息，会在沟通前做些铺垫，拉近和沟通对象的距离。

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有效沟通的原则

要达到有效沟通，需要我们提前做好准备。提前了解沟通对象的情况，尽可能提高双方的互信息。比如我们要去面试，为了提高面试的通过率，我们需要提前了解面试公司的情况，如果知道谁面试，能了解面试官的情况最好，这样在和面试官沟通时，我们可以通过提高互信息，提升我们沟通的有效性。给面试官留下比较好的印象。

要进行有效沟通，我们要有目标导向。不是我们说了什么，而是对方接收到了什么。任何沟通都是有目的的，带着目标去沟通。即使是闲聊天，也是为了了解对方的一些情况和信息。有的领导和下级沟通时，经常问听明白了吗？这种沟通往往效果不好，下属不好意思说没听明白，就这样不管理解不理解，就算是沟通过了。这一点上日本企业在安排工作任务时的五步法非常有效。通过让员工复述工作、告诉员工为什么要做这个工作、让员工思考如何工作来让员工明确自己工作内容、工作意义、工作价值、遇到问题如何处理，确保员工真正理解自己的工作，这样的沟通方式才能让执行力不会打折扣。

要保持有效沟通，需要及时反馈。沟通是双向的，即使是演讲、做报告也要和听众互动，了解听众是否听懂了，是否真正接收并理解了我们讲的内容。我们把要讲的内容有效传递给听众才是达到了沟通的目的。就像前文提到的张三要李四帮着定火车票，由于没有反馈，导致沟通成了单向传播，李四没有接收到消息，这个沟通就是无效的，所以有效沟通是需要双发都给予及时反馈。

 

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沟通注意事项

沟通除了要坚持上面的原则以外，还要注意一些沟通技巧，提升沟通的有效性。

第一，重要消息或者好消息要当面沟通。如果做不到，至少要用电话通知对方。比如要给下属发奖金 ，一定要当面告诉他们，最好是现金直接交到对方手里，如果下属休假了，要等他们回来再亲手交给他们。

如果你是下属，想给领导汇报你的成绩，最好约他当面汇报，不要在邮件中透露太多细节。在邮件中将细节告诉对方的坏处是，信件式的信息传递效果没有当面口述好，领导的印象也不深刻。更糟糕的是，你报喜的邮件可能被淹没在他要处理的诸多公文中，他甚至都没有注意到。

第二，对于坏消息，需要根据情况确定通信方式。如果我们对一件事情负有责任，需要解释，最好当面沟通，比如解雇下属，要做好安抚工作，不能简单一句你被解雇了就把人打发了。当然，如果不是很重要的事情，可以采用其他沟通方式。

第三，主观的事情要尽可能面对面沟通，客观的事情则可以用书面形式。因为主观的事情需要通过交互对话才能说清楚，才能影响对方。更重要的是，由于看法是主观的，最好不要给对方留底，以免将来被翻出来造成麻烦。凡是涉及说服别人的事情，都属于此类，最好面对面沟通。客观的事情不仅不怕存档，反而需要存档。

第四，沟通要注意情绪。沟通往往是70%的情绪+30%的内容，绝大多数沟通障碍是由情绪导致的。如果情绪失控，建议先暂停沟通，做深呼吸或者离开现场，带情绪平静下来再沟通

第五，要注意倾听。倾听可以了解倾诉者内心的真实想法，拉近心理距离。会使实沟通对象产生被尊重的感觉，从而充分表达内心诉求。在沟通时，倾听并不是不反馈，而是以听为主，适当给你回应，让对方感受到你是在认真倾听。尤其是最好站在对方角度上来听对方讲，不住表达认同，效果更好。

当然还有很多注意事项，我们平时多留心就可以了。

总结一下，要实现有效沟通，在沟通前，做好准备，我们要了解沟通对象情况，尽量提高互信息度，适当降低讲话速度。在沟通过程中，不要为了沟通而沟通，要注意沟通效果，及时反馈，让沟通是双向畅通的。另外还要注意一些沟通技巧，比如如何传递好、坏消息、哪些情况应该当面沟通，沟通时注意控制情绪和保持倾听等等。