文丨周婧婧
对于职场人来说,写作技能重要吗?
或许不是人人都需要写文章,但任何岗位都需要用文字进行沟通或表达。比如企业微信沟通、写方案、写工作总结、写公司通告、写宣传文案、写邮件、写企业新闻……写作技巧,是任何工作得以有效沟通的必备工具,更是思路沉淀的一种手段。
但即便母语是汉语,写东西还是常让人抓耳挠腮,它既简单又不简单,因为:自己懂是一回事,写出来让别人懂是另一回事;自己high是一回事,怎么带动别人high是另一回事。
并非人人都拥有李白那样“斗酒诗百首”的才华,工作场所的文字表达也无需如此恣意纵情。但是,怎么去驾驭汉语,怎么用文字把事情写清楚、写得动人、写得有说服力,是必要的职场技能。
写作是艺术,也是技术,它可以靠训练习得。我把写作总结为四个层次(把事情说清楚—把事情说生动—把文章写得有说服力—持续、高效的写作),并从这四个层次出发,分享一些关于写作的训练技巧。
第一个层次:把事情说清楚
把事情说清楚,是写文章、或用文字描述的最基础要求。我认为也是职场人最基础的综合技能之一,因为在工作场所我们越来越多的在通过文字沟通。但这个基础技能,对很多职场人、尤其是初入职场的人似乎并不是件自然而然、马上胜任的事。
怎样用文章把事情说清楚?简单的技巧包括:选题明确、遣词造句准确、新闻六要素、倒金字塔结构。
选题明确
什么叫选题明确?即“一篇文章只说一件事,围绕一个论点或者观点去阐述。”。
为什么要选题明确?因为人脑对复杂信息的接纳和理解能力有限,只有选题明确才能让受众更加聚焦、更容易形成记忆。当然,这不是说文章不能写长、呈现的信息不能多;你需要从一个点出发,带出面来;而不是从面开始、散落在各个点上。
我们需要选择和梳理材料,也不是堆砌材料。什么都想说,一定是在掠夺受众注意力。
如何去确定选题、对素材进行取舍?这其实也是一种决策。比如盖雅学院的“人力资源最佳实践栏目”,旨在报道优秀企业的人力资源最佳实践。我们在探访对话过程中,会获得关于这家企业人力资源工作的众多信息和材料,但我们不能全都写出来,必须挑选一个最具独特性、对其他企业最有帮助的点。
我们最终选用的所有信息和素材,都是为了把这个点说得清楚、说得透彻。而其他的素材和信息,尽管也很有价值,但为了不掠夺受众注意力,必须得舍得放弃。(参见盖雅学院HR典范实践历史文章:
《对话周大福HR:通过激活个体,成为优秀的业务伙伴》)。
遣词造句准确
遣词造句,是小学语文的基本功,没法在一篇文章里复盘。我来分享一点新闻学上,关于真实性的基本要求:体现真实性,信息一定要准确、清晰、具体,尤其是主题、公司名称、产品名称、活动名称、职位、人名这些关键信息。很多新闻翻车事故,都是因为将这些关键信息写错了。此类错误在新闻写作中,基于属于零容忍级别。
另外,遣词准确还指,在书面写作时(小说除外),尽量避免一些过于口语化、或过于随意的描述。比如今年=2019年度;今天=具体日期;比如前后信息要一致,不要前面说这个名称、后面又说那个名称。很多非科班出身的小伙伴在写企业通稿时,常常会犯这样的毛病。
写清新闻六要素
新闻六要素包括五个W(when、where、who、what、way)和1个H(how)。指你在文章里,必须得说清楚:什么时间、在什么地点、谁和谁、发生了什么事情,这个事情是为了什么,及这件事是怎么发生的。
倒金字塔结构
倒金字塔结构是最经典、最方便快捷的消息写作方式。指的是:把最重要的内容写在前面,然后将各个事实按照其重要性程度依次写下去,就像一个倒金字塔。
比如这张图中,“导语”呈现文章的最核心信心,比如5个W(什什么时间、在什么地点、谁和谁、发生了什么事情);“说明部分”可以去讲一讲How(这个事情是怎样发生的);“扩充部分”可以进行深入教育一下(所以这个事说明了什么、为了什么目的、产生了什么影响);最后再展望下未来(下一步要干什么?)。
倒金字塔结构的优点是快且清楚,优点是容易变得不生动。
第二个层次:写得生动
把事情写清楚的下一步是,把事情写生动。
“写清楚”好比一名女子的妆容。通过化妆,可以让她的五官更立体,更加突出优势;而“写生动”则好比这名女子的神态。“笑倩兮,美目盼兮”、“浅笑盈盈酒窝俏,黑白分明眼波妙”、“两弯似蹙非蹙罥烟眉,一双似喜非喜含情目”……感受下这些句子的动人之处,神态会赋予人以生动和灵气。
什么样的文章才是“生动的”?我认为可以概括为三个点:
与读者相关(社会性,地域性、及时性)
能刺激感官的(观点奇特、夺人眼球、娱乐性)
可读性强的(故事性、细节描述、图文结合)
这三点的底层逻辑是“读者思维 + 尊重人性”。人的大脑有边缘系统和前额叶皮层两块区域,前者驱动感性、直觉、情绪、感知等,它成熟得早,更容易被触发;后者驱动理性、逻辑、分析、判断等,它成熟得晚,不太容易被触发。这样的生理特点,决定了人天然会对和自己相关的、强烈刺激感官的、通俗好懂的信息更敏感。
怎样把文章写生动,可以有这几个技巧:巧妙的选题、引人入胜的开头、典型场景的细节描述、图文并茂、春秋笔法。
巧妙的选题
一篇文章的选题非常非常重要。选题巧妙可以从这几个方面考虑:观点新颖另辟蹊径;追逐热点、体现时效性;与读者息息相关(比如地域相关、利益相关、领域相关)等。
从盖雅学院原创或转载过的这几篇文章标题,感受下选题巧妙的重要性:
对不起,公司不需要这种“高情商”的员工(观点独特、人群相关)
几个负能量的员工可以搞垮一间公司?(刺激情绪、人群相关)
为什么不能996?因为超时工作真的很危险。(追热点、人权相关)
测测你是爱读书的HR嘛?世界读书日,挑战120本人力资源好书。(追节日热点,人群相关)
《我,到点就下班》日剧刷屏的思考:HR如何提高组织效能。(追热播剧热点,人群相关)
引人入胜的开头
开头非常重要,它通常有两个作用:
1. 快速提炼重要信息(即倒金字塔结构结构中介绍的);
2. 把读者带入到氛围或场景中,引发共鸣和好奇,从而激发出继续阅读的强烈兴趣。
那么,能引发共鸣和好奇的场景或氛围是什么样的?是和他相关的、是他能够感受得到的。以盖雅学院曾经发布的文章:
《敏实集团:用全人健康打造员工幸福的理想国》开头为例,文章从一个让中年职场人扎心的段子来开头,能够迅速唤起共鸣、引发阅读意愿:
典型场景的细节描述
我们一直说要讲故事,到底什么叫讲故事?首先得有故事,生活和工作不是写小说;其次,讲故事不是炫技、不是堆砌大量华丽的辞藻、不是抒发忘乎所以的情感。讲故事,是通过具体、细节、又平实的描述,像放电影一样把场景回放给读者看。这个回放可以有特写镜头、可以有慢镜头,但一定是在展现具体真实的细节。
要知道,越具体、才越真实、才越动人。
引用一段某亲子公众号中,某宝爸写下初为人父第一夜的经历(引用已获得授权):
图文并茂
好的配图能给文章增色,甚至成为神来之笔。而好的配图的标准是:清晰、构图合理、图文相关、有故事。感受一下这两个配图,你应该可以马上明白。它们的文章标题分别是:《我是怎么搞定熊孩子的》、《嫉妒心理学》。
02
01
结尾升华
我们一直强调文章的开头,却容易忽略结尾,正所谓虎头蛇尾、狗尾续貂。事实上,好的结尾对提升文章的层次和效果非常重要,它能够带来余音绕梁的效果。
如果说开头的共鸣是为了引起读者的直觉反应,那么结尾则是为了引申一些有意义的东西。另一种情况是:一个故事的结尾,是另一个故事的开始,比如电影或文章里经常会呈现的开放式的结局。
第三个层次:写得有说服力
写文章第一个境界是写清楚,第二个境界是写生动,第三个境界则是有说服力。怎样有说服力?可以从这几个方面思考:说服逻辑、用事实说话、春秋笔法、知识积累+知识梳理。
说服逻辑
逻辑非常重要,它是作者的线性思路,它展现的是信息及信息之间关系的组合。只有能够阐述清楚这些,才能具备说服力。本文阐述的“写文章的四个层次”,也是一种递进的逻辑。另一种最常见的逻辑是:是什么、为什么、怎么办。
而一篇深度长文中,可以通过拆分成几个小标题来展现文章的逻辑和脉络。比如
《对话周大福HR:通过激活个体,成为优秀的业务伙伴》,这篇文章中的小标题是这样的:
导语
管理挑战:2814家门店的 28600名员工
要激活,先激励 :自我管理,先让员工“看得见”
文化定标:“让年轻人不觉得做黄金土”
底层逻辑:只找对的人
结 尾
用事实说话
“用事实说话”是《焦点访谈》的标语,也是新闻写作的基本原则。它是指不直接表达主观倾向,而是去选择自己需要的事实,巧妙表达立场。
“用事实说话”有两个小技巧:用第三人称说话(上帝视角、客观公正)和引用标注消息来源(权威、客观)。比如盖雅学院
《为什么不能996,因为超时工作真的很危险》一文中,就引用了大量的医学期刊数据,来客观论证超时工作与各种疾病的关系。
春秋笔法
客观很重要,但客观是个伪概念,人类永远无法做到真正客观。巧妙表达主观倾向的另一种方法是春秋笔法。所谓春秋笔法,就是不直接阐述看法,但通过细节描写、修辞手法、词汇选择和材料的筛选,委婉而微妙得表达主观看法。不求起伏,在客观的记录中透出倾向。
如果不好理解,感受下这句著名的古诗:朱门酒肉臭、路有冻死骨。杜甫没有抒发任何点评,只是把这两个客观描述的场景放在了一起,但谁都明白他想说什么。
春秋笔法也在各种演讲中被大量的使用,比如柴静在知名演讲《穹顶之下》中,穿插了她女儿出生、成长的故事,快速唤起了大家情感共鸣,产生了非常好的传播效果。但也被一些新闻人(比如闾丘露薇)批判说过于春秋笔法。
知识积累+知识梳理
持续的输出,需要持续的输入,再好的技巧也敌不过知识的匮乏和思想的贫瘠。有说服力的文章,最核心还是来自你是真的有论据、有知识支持、有真知灼见。有说服力的文章,必然来源于读万卷书、行万里路、阅人无数的积累,加上独立思考的产出。
第四个层次:持续、高效的写作
写出一篇好文章容易,持续且高效的不断写出好文章,则非常非常难。因为你不再靠兴趣驱动,而是用KPI去要求了。有一句话是,“毁掉一个兴趣的最好方法,是把它变成你的工作”,虽然有点道理,但远没有触及到“从不舒适—胜任且舒适”的美好体验。
持续、高效得写文章,是和自己的较劲,是一场艰难的修行。稍微介绍一些个人的小方法:
放弃理想化的执念
不知道大家有没有这样体会:对于写作的期待总是“下笔如有神”、“行云流水”;总想等到这样的状态出现了,才会去真正动笔。(比如我有过电脑前坐到凌晨三点,却只写了个开头的经历)。
但你又不是李白。事实上,即便“读书破万卷”了,“下笔如有神”的状态也是非常少。放弃理想化的执念,接受写作是件很煎熬、但必须得攻克的固定化任务,接受看似枯燥的技巧练习,会是个更好的开始。
快速聚焦注意力
写文章、尤其是写深度文章是件需要高度专注的事。要想高效,需要人为创造出快速进入写作状态的场域。这样的场域包括时间场域和环境场域。
时间场域上,需要是紧迫的、高压的。前面有提到,我曾在电脑前坐到凌晨三点,却只写了个开头。这个故事的下文是,第二天中午我不得不交任务了,就能够在上午的2个小时内,快速写完五千多字。但我们肯定不能一直期待最后一刻的“绝地求生”,总有一天会湿鞋的。所以,人为制造出一些时间紧迫感很有必要:比如带电脑去没有电源插座的地方写,这样就必须在电量耗尽前完成。
空间场域上,则应该是尽量放松的。你可以找一个舒服的地方,环境清静的、桌椅高度让颈椎放松的(毕竟要久坐)、买一杯提神的咖啡、听一个能有助于你专注的音乐(网易云音乐中有个分类叫“高效工作”,全是帮助集中注意力的白噪音音乐)。
先手写列提纲、再电脑敲字
“下笔如有神”之前,必须先去列好提纲。这样才能避免挥洒自如过了、忘了自己为什么要写、究竟要写什么了。提纲最好用手写,好处是可以隔离电子设备干扰、能够驱逐自我意识,更快速得进入写作的场域。
消灭碎片化时间
我们经常说要利用碎片化时间,但我觉得这非常非常难,尤其是对写文章这件事。所以,最好的办法,是去消灭掉碎片化时间。尽量在排自己的事务时,让时间变得整块一些。如果还是很难,就得勇敢拒绝掉一些事,或者在一定时限内隔离掉即时通讯。(最后会发现,少了你,地球还是可以转的。)
最后还有一个技巧,只有两个字:
练习。
祝有志于写作的同行者,修炼成功。