实施电子会计档案管理，电子会计档案系统可根据会计凭证内的摘要、科目、金额、凭证编号等信息对已归档的凭证模糊搜索，调阅者可以在已知信息少的情况下尽可能地找出所需要的信息，方便灵活地查阅档案，提高利用效率和工作效率。
一、建筑业电子会计档案管理的探索
（一）提高效率
一是提高利用效率，降低查找难度。本单位已入库的纸质会计档案无法建立与电子凭证索引关系，查阅繁琐困难。查阅时，需现场填写档案查阅申请单，经部门负责人审核，领导审批，档案管理人员一笔一笔地翻找，耗时耗力；异地调阅会计档案，需要现场手工办理审批流程，程序繁琐，效率低下，甚至造成企业经济损失。
二是提高工作效率，实现资源共享。本单位会计档案多为立卷装盒归档、集中库房保管，会计人员查验会计档案时，要到档案库房查找，耗时耗力，工作效率低下，信息传递依靠运输邮寄，难以建立企业间信息共享机制。实施电子会计档案管理，会计人员直接按权限在线查验会计档案，省时省力，全面提升了工作效率，电子会计档案管理系统支持跨区域调阅档案，多人同时在线查阅，企业各业务部门能够根据相应权限利用电子会计档案系统及时抓取数据，与财务共享中心结合，形成综合解决方案，打破系统间的壁垒，增强互补，进而推动企业整体“业财融合”战略。
（二）安全可控
实施电子会计档案管理，一方面利用加密技术与数字签章，使电子会计档案在收集归档、保管、利用等各个环节减少篡改、损毁、丢失的可能，另一方面以法律的形式确定电子会计档案的效力，规范电子会计档案形成的过程与机制，从技术和制度两方面保障电子会计档案的原始性、真实性和安全性。
一是电子会计档案在归档、保管、利用等环节安全可控。本单位会计档案只归档纸质会计档案，纸质会计档案在保管和利用上存在易损毁、易丢失、易篡改的风险；异地调阅会计档案，无法及时跟踪闭环，无法保证会计档案的安全；人工记录的档案管理台账准确性和完整性也不尽人意，无法保证会计档案的完整性。实施电子会计档案管理，系统具有严格的身份认证、数字签名加密、四性检测、数据监测等技术，针对部门及岗位进行严密的权限控制，合理分配会计档案管理操作权限；采用严格的数据备份、离线归档功能，系统日志支持线上操作留痕，能够有效防范数据损毁、丢失、篡改的风险；电子会计档案系统具备多维度的档案管理功能，全方位动态展示各类会计档案数量和库存状态，保证了会计档案的完整性。
二是电子会计档案管理有国家制度提供安全保障。新的《会计档案管理办法》要求“单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。”以法律效力保障会计档案形成过程与机制。
二、建筑业推进电子会计档案管理存在的问题
（一）管理制度不完善
财务共享模式下，企业制定的会计制度普遍只强调会计业务，忽视电子会计档案管理，造成电子会计档案管理无章可循。一是没有把电子会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中，没有配备专人管理电子会计档案；二是没有制定较为完善的电子会计档案归档、保管、利用、销毁等管理制度；三是没有对电子会计档案的归档范围、保管期限、整理标准、移交时间等问题作出具体的可操作性强的规定。
（二）领导重视程度不够
企业领导人员普遍认为，会计档案只是上级检查或者审计时使用，推进电子会计档案管理意义不大。一是财务部门没有配备电子会计档案管理岗位，认为会计档案管理只是档案部门的事；二是不重视电子会计档案管理的软硬件设施投入，使会计档案管理不能与共享模式下会计核算同步发展。三是没有意识到财务共享模式下的电子会计档案管理可以折射出企业有用的会计信息，为领导人员作出经济决策提供重要依据。
（三）会计人员专业素质不高
企业会计人员计算机专业技能素质不高，不能满足会计档案数字化发展的需要。一是企业会计人员普遍重视业务核算，轻视会计档案管理，对电子会计档案管理重要性认识不够，意识薄弱。二是会计人员对会计档案知识缺乏学习，整理的会计档案达不到规范化标准，更谈不上电子会计档案管理。三是部分会计人员责任意识不强，欠缺计算机的日常维护技能，一旦计算机及服务器出现故障，就会造成电子会计档案数据丢失，给单位带来无法挽回的经济损失。
（四）软硬件建设滞后，安全隐患大
企业对电子会计档案硬件和软件建设投入不够，阻碍电子会计档案管理的推进。一是电子会计档案必须借助于计算机及其特定的软件系统才可显示识读所需的数据与资料，企业对电子会计档案所依赖的软硬件设施缺乏投入，使电子会计档案失去利用价值。二是企业缺乏必要的计算机维护、网络安全人才，一旦遇到电子会计档案系统故障问题，会造成系统崩溃，带来无法挽回的经济损失。三是随着计算机网络技术的不断更新与进步，网络病毒的攻击力也越来越强，病毒将造成电子会计档案丢失或毁坏，对企业会计信息安全的影响是重大的。
三、推进电子会计档案管理的对策
（一）完善管理制度
加强电子会计档案管理，健全电子会计档案管理制度。一是制定《电子会计档案岗位及人员职责》，将电子会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，配备专人管理电子会计档案，明确管理职责。二是依据新的《会计档案管理办法》要求，制定《电子会计档案归档、保管、利用及销毁细则》，对电子会计档案的收集、整理与归档列出详细操作要求，对电子会计档案的保管、利用和鉴定、销毁列出具体可操作的规则。三是制定《电子会计档案归档范围及保管期限规范》，制定详细的电子会计档案归档范围表、保管期限表，对整理标椎和移交时间等问题做出具体的制度规定。
（二）强化领导重视度
企业领导应认识到电子会计档案管理的意义，加强重视度。一是企业财务部门设立会计档案岗位，明确专人专岗管理电子会计档案，将电子档案管理纳入业绩考核范围。二是电子会计档案通过信息网络，进行会计档案信息的传输、交换和资源共享，需要有相关的软硬件设施投入，要配备电子会计档案管理所需的软硬件设施，为推进电子会计档案管理提供有利条件。三是认识到电子会计档案是企业进行经营活动分析、预测、决策的依据，定期组织电子会计档案管理人员、会计工作人员，以及其他与电子会计档案有业务联系的人员学习，确保电子档案管理各项制度得到贯彻落实，为电子会计档案规范化管理提供制度保障。
（三）提高会计人员业务素质
电子会计档案管理政策性、专业性强，要求高。一是要求会计人员提升自身专业素质，促使自己向管理会计方向转型，让自身把更多的精力投入数据分析、归纳、总结，为企业发展决策提供数字依据。二是要求会计人员认真学习电子会计档案管理相关制度和操作规范，企业将电子会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，使其熟练掌握电子会计档案管理的基本知识与操作技能，胜任电子会计档案管理工作。三是加强会计人员职业道德培育，使他们增强责任意识，严守职业道德，遵守各项规定，熟悉各类软件操作及系统维护、网络安全等专业知识，确保电子会计档案管理规范化、安全化。
（四）健全软硬件设施，减少安全隐患
一是建设环境要求达标的电子会计档案室，以保管存储电子会计档案的磁性材料。同时室内安装监控和报警防盗设备，安装温度感应设备，一旦遇到突发事故，可及时报警。二是引进计算机维护、网络安全人才，对电子会计档案管理涉及软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，加强安全规范化管理。定期检测已归档的电子会计档案，及时做好数据备份和优化，防止磁性介质的损坏导致电子会计档案的丢失或不完整。三是为防止存储电子会计档案的计算机及服务器遭到网络病毒攻击，应当定期购买最新的正版杀毒软件查杀病毒，同时构筑防火墙，防火墙能对流经的网络信息进行扫描，过滤掉一些攻击，在具体操作中，可以将防火墙配置成许多不同保护级别，以保护电子会计档案的安全。建筑业应当顺势而为，大力推进电子会计档案管理，财会人员要及时掌握信息化管理技术，保障电子会计档案管理工作顺利推进，真正实现财务资源共享，提高企业整体工作效率，为企业创造更大效益。
企业需加大电子会计档案软硬件设施投入，加快电子会计档案管理的推进，减少安全隐患。
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