经常听到有人私下抱怨说：
我这个领导哪都好，就是爱开会，一开会就得个把钟头。部门全体会、销售分析周会、业务表彰会，还有各种临时加的会，最近还打算每天开早会。感觉每天三分之一的时间都在开会，根本没时间干活，只能加班才能完成工作。有什么好点的解决办法吗？
开会其实是一种资源整合的方式，大家在同一个时间集合到一起，信息可以同时同步给所有与会者，得到的反馈也是及时的。如果时间利用的好，开会是一项能够解决问题的有效工作方式。那么，怎样才能提高每次开会的效率，从而缩短开会的频次和时长呢？可以试试下面讲到的这四招，都是在工作中实践过的好方法。
第一招：会议准备要做好
需要发言的会议一定要提前准备好发言内容。会议什么时候开？会议内容是什么？会议发起人一般都会在发会议邀请时，注明时间、地点、内容，以及邀请参加会议的人选。请认真阅读会议邀请，判断会议的性质和自己在会议中承担的角色。
如果这个会议需要你发言，请列好提纲，提前打好腹稿。比如说总经理召开的部门经理碰头会，需要各个部门经理汇报各自部门上一周的情况。你是部门经理之一，那就一定要在开会前准备好要汇报的内容。现场才准备的话，很可能会说的磕磕绊绊，更有可能遗漏重要信息没有及时汇报。要是领导继续刨根问底，一方面会拉长会议进程，另一方面也会影响到领导对你的印象。
如果这个会议你只是旁听的角色，可以不用准备太多，但是至少也要了解会议内容的相关背景。这样可以让你在会议中更好地接收别人提供的信息，也避免领导突然询问到你的意见，你支支吾吾的说不到重点。
日常要做好自己的工作总结，对工作有全盘认识。这样即使是临时会议，领导问起你的工作内容，你也能做到胸有成竹。否则面对“突击检查”型的会议，大家要是都对领导说“还没准备好”，可能检查会就变成批斗会了。
就像很多职场达人，他们就算没有跳槽的准备，也会随时在手边准备一份自己的最新简历，也会把简历定期更新在招聘网站上。他们时刻都在做准备，这样有更好的机会出现时，他们才能够抢占先机，快人一步。
开会的过程中最怕什么？最怕冷场。领导抛个问题出来，下面一片寒噤，没人能够回答，领导不气才怪。生气的领导，会议的时间不会短。
正确的做法是：要积极的参与到会议的讨论中去。很多需要创意的部门，经常开头脑风暴就是这个意思。在头脑风暴中，要的就是各种新奇的思路，没人会怪你的想法有多奇特，是否能够执行。开会也是如此，领导担心的就是员工不去思考。
有些员工认为，我的发言也起不到什么效果，领导也不一定采纳，干脆就不说了，等着最后出方案了去执行就好。这种想法是不对的。开会时的发言，无论最后是否被采纳，都是你表达观点的一种方式，可以让领导和同事们发现你身上的亮点，是加分的表现。说的好，领导和同事会认为“这个人挺有想法的，以后有什么问题也可以多听听他的意见”。就算说的比较普通，这种积极参与的精神，领导也会有所赞许。毕竟，领导提出的问题，你响应了，也会赢得领导的关注。
大家都能够积极参与到会议中去，才能更快的推进会议的进程，问题解决的快，开会的时间自然也就缩短了。
有时候，开会的时长是生生被会议上的发言者拉长的。
还拿总经理召集部门经理开碰头会举例，会议预计时长一个小时，一共有六个部门经理参会。除非有特殊重要项目汇报，否则每个部门经理应该做到心中有数，自己的发言时间最好能控制在5-8分钟为佳。这样部门经理总的发言之间大概是30-48分钟，其余的时间要留给总经理，做总结和点评。如果每个部门经理的发言时间都在10分钟以上，那会议一个小时是打不住的。
所以，想控制开会的时长，要“从我做起”。发言讲重点，不说车轱辘话。这样大家听起来也不累，也更容易抓住你的论点，讨论起来也会更加有效率。
可能一个会议开下来，最终的决策不会让所有人都满意。
如果会议已近尾声，决议已公布，领导已拍板，且大多数人都支持，就算你不满意这个决议，也不建议在这个时候继续在会上提出反对意见。这个时候再继续纠结，只会无形中浪费大家的时间。领导或其他同事需要再花时间反驳你的观点，先不说你的观点是否正确，如果每个不同意决策的人都要继续抒发自己的观点，这个会可能就没有结束的时间了。
曾经有一次开会，会上有一位非常执着的同事，他认为领导的意见并不正确，所以当场反驳。两个人当着所有与会者的面，足足讨论了15分钟，双方都不让步，最后还是领导说，“今天的会先开到这，大家散会，这个问题回头你到我办公室来我们再继续讨论”。事后询问这位同事为什么要当场反驳，这位同事说，他的工作职责之一就是要从专业的角度给出专业的意见。这话并没有错，但是应该考虑到提意见的更好场合。在会上直接提出一方面占用大家的时间，一方面好面子的领导也不太容易接受，不一定能真的听进去意见，只会为了反驳而反驳。不如换个缓和的方式。
正确的做法是私下找领导或相关者进行一对一的沟通，充分表达出自己的观点，以及对现有决策的顾虑。这样一方面更有效率，一方面也节约了大家的时间。
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