档案工作创新案例 | 从胜诉铅笔反倾销案看档案的重要性
随着我国对外贸易的不断发展，我国出口贸易日益受到美国及西方国家的层层设限，处处卡压，动辄对我国出口商品发起反倾销诉讼调查。自2008年起，美国商务部在针对中国产品的反倾销调查和复审中，频繁采用“目标倾销方法”认定倾销幅度、征收高额反倾销税，把本来没有倾销的认定为倾销，把本来仅有小幅倾销的认定为大幅倾销，严重侵害了中国企业的合法权益。
我公司出口美国的铅笔、家具、纸张等商品也先后受到美国商务部的多次反倾销行政复审，其中，铅笔反倾销复审至今更是已历时十多年的时间。面对美方的施压，为保护中国铅笔在美国市场的份额，为了企业的利益，我们积极应诉，聘请律师，组织材料，并全力配合美国商务部官员深入我公司、供货工厂进行调查取证。应诉反倾销调查是一项细致而全面的工作，其中很重要的环节就是提供详实细致的材料。因为美方对我们所提供材料的要求十分苛刻，囊括了诸如企业性质、出口程序、出口对象、供货厂商、价格构成及制作工艺、原料、能源、工时投入成本等在内的一系列材料。必须提供完整的全套正本材料，稍有不全或遗漏都有可能对我们将获得的税率产生非常不利的影响，而且时间性很强，超出了规定的时间美方就拒收。
公司档案室积极配合业务部门、财务部门、法律室等有关部门参加应诉核查工作，不但按时提供了美方所需的早期正本公司注册文件、职代会文件、相关财务凭证、账本等文书档案和会计档案，还按时提供了公司出口到美国铅笔的所有出口合同档案。如：在2015年年度复审时，档案室提供了2015年与美国某贸易公司、某制笔公司签订的出口合同明细单、发票、装箱单、提单、船名及往来函电、传真等业务档案。2016年年度复审时，档案室又提供了与某文教用品厂出口贸易往来的合同、提单、发票、装箱单、往来函电等档案。由于案件时间跨度长，所需的各类档案材料种类繁多，据统计，到目前为止，公司档案室为铅笔反倾销诉讼案提供的各类档案共计228卷。这些档案材料都有力地证明了我公司出口到美国的铅笔的价格高于在国内的市场价格。最终，美国国际贸易委员会认为，我公司出口到美国的铅笔没有对美国国内的产业造成实质性的损害，不再征收反倾销税。至此，一场以中国企业取得胜利的反倾销案件画上了一个圆满的句号。事后，集团领导来公司调研时，把档案工作评价为铅笔反倾销案胜诉的首要“功臣”，他把公司档案室能在第一时间为案件提供详实、全面的正本材料，最终使案件胜诉的原因归纳为以下四点。开展档案工作，首先就要有一套完整的档案管理规章制度，否则档案工作无章可循、无法可依，正所谓“没有规矩不成方圆”。我公司从1988年起就建立了以进出口合同编号为中心的《进出口合同立卷制度》，后又根据《档案法》《上海市档案条例》《国有企业档案管理办法》的精神，先后制定了《档案管理办法》《文书档案实施细则》《财务会计档案实施细则》《进出口合同档案实施细则》《档案工作条例》《档案工作岗位责任制》《档案借阅制度》《档案保密制度》《档案库房管理制度》《文件材料归档类目和保管期限表》等一系列档案管理工作的规章制度，并把档案工作纳入了公司ISO9001：2000质量保证体系，要求公司各部门严格执行。2016年，公司又根据实际情况对前些年制定的档案工作规章制度进行了修订，这些一系列的制度保证了公司档案工作的正常开展，提高了员工的归档意识，对公司铅笔反倾销案的胜诉功不可没。卷内材料是否完整齐全直接关系到档案质量的高低，关系到能否为借阅者全面地提供所需要利用的材料。针对这一问题，2004年，公司专门制发了《关于填写进出口业务合同卷卷内目录的通知》，要求业务员在移交业务合同档案前，必须填写卷内目录，并由部门经理签字确认。同时，档案室在接收业务合同档案时，必须根据卷内目录逐页核对卷内材料，发现问题及时与业务部门沟通，必须做到卷内材料与卷内目录完全一致。1998年，公司领导在年度工作会议上对档案工作提出建议，“业务合同档案的归档内容除了需要包括：合同、批件、发票、提单、信用证、报关单、装箱单、用户付款记录与收货记录等一系列必须的材料外，还需要把具有保存参考价值的，与业务合同有联系的函电、传真、邮件和其他不同记录方式及载体的材料一并归入卷内。因为这方面的材料往往对处理合同纠纷和法律诉讼能够起到十分关键的凭证作用”。公司领导的这一建议，使公司在之后几年的铅笔反倾销诉讼案中受益匪浅。例如，在2014年年度复审时，美国商务部认为，单凭一份出口合同和上海某文教用品公司出具的发票并不能充分地证明合同中铅笔价格的真实性。于是，档案室通过多方查找把业务合同档案中，业务员、公司领导与该文教用品公司关于铅笔价格方面的多份往来邮件、传真及最终确定铅笔价格的谈判记录找出后，连同出口合同和该文教用品公司出具的发票一并交于美国商务部审查。最终，美国商务部认为，这一系列档案材料的组合充分地证明了出口到美国铅笔价格的真实性。因此，档案卷内材料的完整齐全，同样对铅笔反倾销诉讼案的胜诉起到了决定性的作用。企业各项工作的好坏与领导关不关心、重不重视有着直接的关系，档案工作也是一样，有了领导的重视与支持，工作中存在的困难和问题都会迎刃而解。多年来，我公司领导一贯重视、支持档案工作，对档案部门实行统一领导、集中管理，不断推动着公司档案工作的发展与进步。我公司领导班子每年年初和年末都会在百忙之中抽出时间，先后两次赴档案室调研工作，在调研中，他们仔细倾听公司档案管理的现状、将来的设想及存在的问题，并提出改进方案。例如，早些年，档案室遇到一个比较棘手的问题：公司离职、退休的员工或撤并的部门往往不能及时地将其经手的档案移交档案室，有时甚至会造成档案的缺失。针对这一问题，档案室如实地向公司分管档案工作的副总经理汇报后，公司领导班子非常重视，马上会同总经理办公室、人力资源部研究后，决定：凡是离职、退休的员工或撤并的部门必须交齐其经手的档案，并填写《移交清册》经总经理办公室主任签字确认后，方可去人力资源部办理相关手续。同年，公司领导班子又研究决定：将档案工作纳入各部门年终绩效考核的范畴。由人力资源部和总经理办公室出台《档案归档情况考核表》，考核的内容包括：档案归档率统计、档案归档材料的完整性、档案材料书写的规范性及档案移交的按时性。这四项考核内容由档案室根据实际情况分别打分，最后，根据这四项分数汇总出各部门当年的档案归档情况总评分。对于分数较低的部门，公司领导会要求该部门经理限期整改。同时，档案室也会主动到分数较低的部门针对个别员工或整个部门采取一对一的上门指导。自这项工作开展以来，公司各部门的档案归档情况至今已连续5年获得满分。另外值得一提的是，公司总经理办公室及下属的档案室作为公司档案管理的职能部门，对档案工作同样也本着一丝不苟、兢兢业业的工作作风。例如，公司档案室每年都会会同人力资源部对全公司员工开展档案知识培训，培训的内容由浅及深，从公司档案管理方面的规章制度，讲到现实工作中存在的问题及解决方案。同时，档案室每年还会不定期地组织公司各部门开展形式多样的档案知识测验，人力资源部会把测验分数较低的业务部门和管理部门员工分别整合后，由档案室上门进行档案知识的回炉培训与指导。这些年，通过公司领导及档案职能部门的一系列举措，公司的档案管理工作确确实实得到了长足的发展，公司全体员工的档案意识及重视程度也有了质的提高。正是有了这些发展与提高才能使得档案室为铅笔反倾销案提供完整、全面的档案材料，从而赢得案件最终的胜利。在新的信息时代下，档案管理必须要与时同步，开拓创新，转变传统管理理念，实现信息化管理，这是信息时代下档案管理与时俱进的必然要求。公司档案室自2008年开始根据市档案局关于加强档案数字化建设的要求，先后对1988年至今的文书档案与业务合同档案中的重要单据及会计凭证档案中的重要附件进行扫描，并建立了数据库，制作了相应的电子档案目录。相比原来档案室根据目录查找纸质的档案，特别是查找一些年份久远的文书档案，或是业务合同档案、财务凭证档案中的某个单据，往往都会耗费很长的时间，而现在只要在电脑里输入几个关键字，马上就可以找到相应的电子档案。公司电子档案数据库的建立使得档案的查找速度有了质的飞跃。就拿公司历年的铅笔反倾销案来说，由于反倾销诉讼的时间性很强，超出了美方规定的提供证明材料的时间，就等于前功尽弃。近几年，档案室利用电脑检索电子档案数据库的方法，每次都能在第一时间迅速查找出美方需要我们提供的档案，为铅笔反倾销案件的胜诉赢得了时间。我公司应诉铅笔反倾销案的胜利，击破了美国的贸易保护主义壁垒。近几年来，我公司出口到美国的铅笔一直以较低的税率进入美国市场，与2000年初百分之十几的税率相比，2013年至今的税率均低至3.55%。税率降低的同时，公司近几年出口美国的铅笔数量也在逐年递增，2012年我公司出口美国的铅笔数量为500多万美元，2013年我公司出口美国的铅笔数量为900多万美元，2014和2015年我公司出口美国的铅笔数量分别上升到了1300多万和1900多万美元，2016年我公司出口美国的铅笔数量又向前迈开了一大步，达到了2800多万美元，约占美国市场份额的10%以上，获取了可观的利润。
由于对美国铅笔反倾销案的胜诉，我公司还避免了与墨西哥、巴西、加拿大、欧盟、澳洲等其他西方国家接踵而来的铅笔反倾销案，进一步扩大了对国际市场的铅笔出口，经济效益显著。如今，铅笔已成为我公司出口的拳头产品。同时，近年来，我国从事铅笔出口美国的企业逐年减少，目前，我国出口到美国的铅笔企业已是寥寥无几。通过我公司出口到美国的铅笔在美国市场中占了很大的份额。在我公司长达近10年的铅笔反倾销案抗辩之路中，不仅让世界看到了中国企业的自信与担当，更为重要的是，它为其他走向国际的中国企业应对国际贸易摩擦与经济纠纷提供了弥足珍贵的经验与借鉴，它不仅维护了公平竞争的贸易秩序和我国产业的经济安全，同时还遏制了西方国家对我国滥用反倾销措施和歧视性待遇，由此而产生的社会效益同样显著。所以，我们可以得出这样的结论：因为档案材料提供得齐全、及时，使我公司具有了较强的应对反倾销的能力和较强的市场竞争力，同时，也为我国创造了巨大的经济与社会效益。事后，参加应诉铅笔反倾销调查的同志颇有感触地说，提供完整的档案是铅笔反倾销案胜利的重要一环，如果当时我们不能提供美方所需的档案材料，或是超过了美方规定的应诉时间，均会使公司面临举证的困难，从而导致应诉的失败。如果美方给予我们较高的铅笔出口税率，公司将遭受重大的损失，也将失去美国乃至其他西方国家巨大的铅笔市场。通过为公司应诉铅笔反倾销调查案、为外贸经济纠纷案件提供档案材料的工作，我们深深体会到：反倾销是对中国外贸企业实力的一次检验，是行业内优胜劣汰的一种机制，而反倾销的应诉过程也是中国外贸企业了解国外竞争对手、加深对国际规则的理解和运用的过程，是企业整理信息，整合自身资源，找出自身在管理、技术方面差距的一个良好机会。市场经济是法制的经济，处理经济纠纷的依据是证据。要想在经济纠纷案件中取胜，拥有完整的档案材料是重要的基础。在应诉反倾销案件时，一份合同、一张单据等材料的有无，往往会影响到商品税率的高低，国外市场的进退，以及经济案件诉讼的成败。有的案件的标不是几万元、几十万元，而是几百万元、几千万元甚至上亿元。所以，中国外贸企业作为反倾销的主要对象，在应对国外反倾销中应起到积极的作用。要想使我国出口产品少受甚至不受反倾销指控，最重要的还在于发挥企业的主动性，防患于未然，把大量的工作做在国外对我国出口产品反倾销之前。而作为企业档案管理的职能部门，我们在平时就要花大力气做好各类档案的收集、管理和提供利用工作，只有这样才能使档案在关键时刻发挥出重要的作用，正所谓“养兵千日，用在一时”。案例形成人：郑宏、林宇明等
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