以应付账款谈乱账整理行动方案
关于乱账整理，此前本人写过不少这类文章，但是都是从整体上把握，此篇开始准备谈一些乱账具体处理方案。
为什么要反复炒乱账这个冷饭呢？我作为在国企和民营企业都呆过的人，两者在财务上最大的区别是，是否有乱账，以及乱账烂的程度。我深知作为财务负责人，能否在民营企业呆下去，就看你能否搞定乱账。
尤其是你从一个民营企业跳槽到另外一个民营企业，多数是从一个坑跳入另一坑，只是坑大坑小，坑深坑浅而已。迎接你的是历史乱账，等待你的是从老板到各部门，用怀疑的眼光看你能否搞定乱账（可能此前也有不少艺高人胆大的尝试过，然后愤然离去）。如果你能在试用期内，搞定乱账或者有具体方案，你才能长久的呆下去，否则老板可能同时在物色另外一个会计背锅侠来搞定。
曾面试的一些企业，老板此前都是两套账，老板心想着“老板娘出纳当关，万夫莫开”，突然因为有资本运作，想梳理历史乱账。老板以为财务这点破数据，以其智商不需要用到财务。可是一梳理，发现公司账务乱成一锅粥了。
于是乎老板认为，数据的问题那肯定是财务的事情，找财务高手嘛。高手发现根本问题是民营企业管理问题导致，公司各部门都是七大姑八大姨，或者元老级别人物，安排个事情，相关部门没人听指挥，倒是都在等着看新来财务高手的笑话。然后高手火速撤退。
老板又一波一波招聘财务高手，然后财务高手们为了拿下乱账，拿下七大姑八大姨。认为只有利用强势的性格，火爆的脾气，才能让他们服气。于是乎一顿操作猛如虎（背后各部门把财务当二百五），把公司元老得罪了一个遍，然后某个元老给老板天天打小报告，财务高手最后陷入火坑，把自己给坑惨了，最后也是草草走人。有人说是财务高手专业不够，有人说是财务高手情商不够。其实大家都是装糊涂的高手，问题的根本都不是什么智商，情商的事情。
曾面试一企业财务负责人老板上来直接说：“为了节约双方时间，我就和你明说了我这半年，已经换了三个财务经理了，都搞不定我历史数据问题，你估计下你能够搞定”。我相信此前三个人财务同行专业方面应该不是问题。从和老板交谈中，其对面试者不尊重，脾气火爆，说话时常出现粗鄙之语言，以及沟通中透露出其对于财务的认识，其实问题可能出在老板自己身上。
对于乱账的成因，此前写过文章（
论一本烂账的形成）。对于乱账的整体思路，此前也写过文章。此篇主要是结合本人过往梳理乱账的经验，谈一下细节问题。注意以下存在的问题，可能并不是一家企业发生的，是本人把经过的几家企业存在问题放在一起。
一：乱账表现
1：数据层面
1）、公司成立半年，外账是代理记账做。内账老板娘处理（老板娘内账就是流水账，不是收付实现制的内账），无法知道应付账款具体数据（截止日欠供应商多少钱，欠哪些供应商分别多少，账龄都是多长）
2）、未每月对账，无对账单。供应商何时要求付款，老板娘负责核对供应商提供付款数据和单据。
3）、公司固定资产一百多万未入账，对应应付账款也未入账。询问这些固定资产是老板家族亲戚供应商，暂未有合同、发票、单据，不知道具体金额，说是以后一起算总数。
4）、采购由生产总监负责，也是公司小股东之一。公司成立半年时间内，多数采购都是经过其负责，相关单据、表格都未有做。一些送货单杂乱的丢在其办公桌的抽屉下面。具体欠供应商多少钱，没有统计过，等供应商请款时再进行核对。
5）、在未招聘专业采购之前，生产总监因太忙，由项目组人员对接供应商，项目人员离职率过高，基本一两个月换一批人，导致离职人员未交接清楚供应商事项，欠供应商款项无人清楚。
6）、后把办公室人员调入采购，作为采购文员。但是对于公司前期未上线ERP系统，且办公室文员对于采购表格不是太规范，数据处理存在问题。
7）、有ERP系统，但是ERP应付数据混乱，实际应付数据采用线下EXCEL表格统计，但是数据存在缺漏。
8）、其他略
2：管理层面
1）、管理层无应付账款管理意识，认为只要老板娘坐镇出纳，就不会出问题。欠供应商的钱，等什么时候供应商找上门就可以了，认为应付账款清楚或者不清楚影响不大。
2）、应付账款管控，无制度、无流程、无清单、无系统。相关公司领导认为这些都是财务部得事情，财务部去梳理就可以了。
二：乱账诊断
应付账款数据乱账，并不能只应付数据谈应付。需要全面诊断企业财务存在的问题。怎么诊断？无外乎走访、沟通、看制度流程等手段。
走访相关管理层及主要流程操作人员，了解财务体系的组织及流程现状，走访财务相关接口部门负责人，了解对财务部运作的评价及对未来管理的要求。
收集并分析公司目前财务部提供的内部组织及操作流程文档，对收集到的当前业务流程、数据、接口部门的需求进行分类提炼，归纳整理，以帮助发现问题。对现有的财务管理现状分析、评估，比较现状与未来财务部，结合财务管理的最佳实践，进行能力的差距分析。针对发现的问题和不足，结合最佳实践，提出初步的管理建议。
以下这些问题，是不规范的企业中，普遍存在的一些问题，也是导致应付账款数据混乱的其中一些原因。
1：问题描述
1）、财务基础体系薄弱
组织结构：公司管理层管理架构松散，责权利不清晰，财务管理职能薄弱；
财务制度：大量空白，现有制度与事实严重脱节；
人员素质：无法支持财务管理的发挥；
2）、财务管理体系空白
会计制度：缺乏整体财务制度与应付账款管理制度，容易导致应付错误、成本核算错误等；
会计核算：核算方式有误，容易导致财务纰漏；
ERP系统：财务核算采用单机版进行账务处理，未购置供应链一体化ERP软件。
3）、目标管理体系匮乏
应付管理：没有统筹规划，制度管理、应付帐款管理都不完善；
资产管理：固定资产关键点控制不力、存货成本管理缺乏日常管理，导致应付账款数据存在错误；
2：需下一步解决的问题
1）、完善财务基础体系：
按照内部控制原则设立各职能；完善财务管理制度；
2）、建立财务管理体系；
改变现有采购规范，重新规划应付账款管理，加强财务制度建设，重点建立全面应付账款管理制度。
三：乱账行动方案
关于乱账整理方案，此前我写过一篇文章《
乱账整理指南》，主要是从大的框架上，对于乱账，结合个人经验，谈了方向性的意见。此处主要是进行细节补充，并思考如何落地执行的行动方案。
1：组织结构及权责划分层面
乱账正路取得老板及管理层的支持，是工作开展取得胜利的关键因素。所以必须把管理层也纳入整体组织系统中，否则就会成为财务部门的事情。
与管理层和主要流程操作人员进行沟通，确定各流程的优化目标。根据未来的财务组织架构，结合最佳实践，设计财务管理流程。通过访谈业务部门，确认各项财务管理流程与相关业务部门之间的接口关系。主要架构优化应该涉及以下这些方面。
A、财务流程所涉及的公司组织结构是否完整有效，层级设置是否合适，兼顾效率与效果；
B、管理层财务管理意识的建立，以及相关责权利方面的确定。
C、财务关键岗位职责设置与不相容岗位职责设置是否合理；
D、岗位的权责是否清晰对等，财务流程上各部门的分工界限是否明确，是否符合业务的实际需要。
2：财务流程层面
什么是管理？管理就是建立制度，建立流程。所以需要结合现行财务管理制度、业务流程，访谈财务与业务人员，了解财务应付账款相关情况，重点关注以下领域：
A、应付确认与核算
B、应付流程与内控
C、ERP系统上线安排与方案
D、其他应付（费用类报销管理）
E、财务人员岗位职责管理/操作细则（应付岗）
3：行动路线
以上是充分了解问题背景之后，就是如何行动。一个事项能否成功，涉及到什么人去做，每个人怎么分工，按照什么制度流程去做，什么时间完成什么事项，不按照要求完成会有什么惩罚。
1）、制度与流程
制度和流程主要存在制度缺失或者有制度不执行，所以需要从这两个方面下手。
制度缺失：补充、完善制度，编写业务流程操作手册。
有制度，不执行：注重管理，加强监督。
2）、经营数据信息
经营数据信息主要从三个方面着手：一是准确性: 明确规则，精确执行. 二是：时效性，通过系统和审核性进行时效性控制。三是: 完整性，通过审核、多层次核对、系统等控制完整性。
3）、行动项目化安排
具体可以按照以下表格进行（时间根据实际情况来定）
时间
内容
第一周
按照尽职调查思路，进行应付账款及整体财务状况进行详细了解。包括不限于：生产经营业务、财务管理；
对财务内控流程、查阅相关的制度文。
第二周
与管理层沟通存在的问题，以及对公司的影响程度，然后沟通乱账整理方案，确定项目计划与工作重点。
第二周
与公司的各部门沟通了解对于财务的需求，以及各部门存在的问题对财务的影响程度。
第三周
召开公司存在问题会议，并提供乱账梳理方案，以及各部门需要配合的资源。按照项目制形式，形成乱账项目责任人、实施进度、协调资源、问责考核人员等。
第四周
对接ERP供应商，并启动各部门ERP上线前内部相关会议。
4）、形成制度或文件
报告项目
主要内容
《乱账整理方案报告》
反映企业内控、财务做账与合规要求、管理提升之间的差距，提出优化建议、提出整改意见以及对重要会计事项提出优化建议。
《财务管理制度》、《应付账款管理制度》
建立完备的财务管理制度、应付账款管理制度、清单、台账等。应付账款制度里面包括不限于：流程、表单、台账、奖惩等。
应付账款内控制度
企业内控制度、财务内控、应付账款内控。
ERP运作方案
ERP上线方案以及运行后规范
四：乱账后续规范
梳理应付账款乱账，如上所述一定是站在整体层面来分析乱账，整理乱账。因为应付账款乱账问题，不只是应付账款出了问题。但是很可能从老板到各部门，都认为这都是财务的事情。此时要通过以上这些动作，让老板建立正确的认识，然后通过反复沟通、适当培训、多次会议，向各部门宣导财务出错，人人有责。同时要对因各部门导致的财务数据错误，需要进行惩罚，形成与绩效等挂钩的制定。
但是其中有一个重要环节，那就是财务部本身要本领过硬。所谓打铁还需自身硬，虽然公司乱账，多数是企业管理出了问题，但是老板或其他各部门，没有规范的意识，此时财务部需要有整体规范的意识，还要有具体落地的行动方案。
比如应付账款管理，也不只是单纯的把历史应付数据核对清楚就可以了。真正的规范建立，需要从采购管理体系化建立。而采购管理则包括这些方面：合格供应商确定、供应商评价、供应商目录管理、库存平衡、采购计划与审批、采购方式确定、招标与询价、合同签订、预付款、到货验收。
正所谓要有整体思路，也要有具体细节。比如对于应付账款管理，在梳理清楚乱账之后，如何在后续的工作中持续保持，则需要将工作落实到每一天，每一周，每一个月。
而不是只是告诉下面的会计，要认真、要仔细，当然这方面的细节点很多，篇幅所限就不展开说了。
列示一下材料会计或应付会计，具体到每一天的工作注意事项。主要是强调乱账梳理之后，必须建立一套行之有效的财务运作规程。
应付会计岗位操作细则
1、总则：
1-1、合同管理：审核、保管采购合同。
1-2、审核单据：定期审核材料入库、出库单据；审核采购发票的完整性、有效性；根据采购合同、物料采购申请单、入库单审核原材料采购付款单据。
1-3、往来管理：及时准确核算应付账款，定期核对往来。
1-4、填制凭证：依据会计政策、财务工作流程细则核算原材料、制造费用。
1-5、编制报表：及时完整填制所负责的各项管理报表。应付对账表、账龄台账、异常应付分析等。
1-6、原材料管理：依据采购合同、采购申请单审核原材料的出入库情况；定期抽盘原材料，及时了解原材料收发存情况，对不符合要求的事宜要求整改，对不合理流程有权建议修订。
2、日工作：
2-1、付款单据审核：每日根据采购合同、物料采购申请单审核原材料，着重审核采购规格、数量是否与合同采购申请单相符，是否经过质检相关部门验收，是否办理入库，付款金额是否符合合同要求，付款单据经办人、部门负责人是否签字，付款单内容是否完整，收款单位与供货单位是否相符。对于符合的单据签字，并在签字一个小时内将付款审核日报表发送至财务总监邮箱；对于没有采购申请单、合同的要求经办人请领导审批后，审核付款；同时在ERP系统中按照《erp系统审核注意事项制度》进行审核。
2-2、原材料入库单据审核：每日对仓储传递的原材料入库单进行审核，审核入库单的供应商名称、入库品种、数量是否与过磅单相符（尤其关注特殊原料是否附有供应商的出库单和过磅单），入库金额是否正确，大小写是否一致，收货人、采购人、质量验收人是否签字。对审核无误的入库单在总账中依据《财务操作细则》进行账务处理，同时在ERP软件中进行审核。
2-3、采购合同管理：每日对传来的采购合同进行初步审核，着重关注供货单位是否开具发票，开具是否为增值税专用发票，对不符的要求采购重新修订。对公司确认的采购合同进行保管，并建立合同索引，作为签字付款的依据，在付款后及时更新。
2-4、其他略
3、周工作：
3-1、及时督促采购取得发票，并及时统计；异常应付数据问题汇总跟踪；
3-2、对工作中自身不能解决的或需要统一讨论的问题在周例会中提出，并将解决方案进行落实。
3-3、其他略
4、月工作：
4-1、与生产、仓库协调，每月最迟3日提交上月原材料出入库汇总表和成品出入库汇总表，并且数据准确。
4-2、按照流程，采购部与供应商对完账后，应付会计与采购部进行再次核对，以保证应付账款数据准确、及时、完整。
4-3、每月5日前完成管理报表填制应付账款分析表，10日前完成库存分析表、制造费用明细表并报会计经理审核。
4-4、其他略
