在层级会议系统创建中,当我们完成了会议主题识别之后,下一步就是今天要介绍的:列明会议对象!相信不用过多陈述,大家都了解为什么要列明会议对象吧?1.光有会议内容,没有会议人员,那这个会也开不起来;2.正确的与会人员参加的会议,才能让会议达到目的,更加高效;3.列明会议对象也是对其责任的明确,层级会议本来也就是一种责任;尤其是最后一点,格外重要,这也是为什么层级会议又叫层级责任会议,其就是通过分层来将责任进行明确,而列明了会议对象,就是明确了这层人员的责任!
有些在层级会议刚开始推进的时候还会设置观察人员,让观察人员来对层级会议的开展进行观察,提出后续改进的意见和建议,但当层级会议顺利铺开实施后,则会将观察职责赋予相应的参会人,通过一些检查表格进行评价,代替专门的观察人员,所以接下来还是围绕上述两类人进行介绍!③负责监督层级会议纪律,会议行为符合要求;例如看板是否按时更新,鼓励双向沟通。②负责自己承担会议主题工作,例如通知告知、信息分享;③确保自己行为符合要求;例如看板上内容更新,不随意打断别人发言等。从上述分类及相关责任来看,主持人一般由上级领导担任,而参会人员则由本级相关同事担任。结合上述责任,以生产这条线为例,对层级会议的与会人员给出推荐,详见下表:在列明会议对象中还有重要的一点需要特别强调提出:就是一定要列明与会人员的替代人员方案!这一点是因为层级会议是一个每天都需要召开的例会,而与会人员总会有个人或公司原因造成请假缺席,而如果因为人员缺席就造成会议无法正常开展,那这个会议系统就是一个脆弱的,基于此,一定要列明与会人员替代人员方案!
主持人的替代人员一般会分为第一替代和第二替代两个,因为主持人是层级会议中一个关键人物,他的缺席会造成层级会议无法正常开展,所以需要双重保险。而在替代人选上一般会选择向其直接汇报的骨干人员,可以通过代理主持来进行培养锻炼。或者就是该主持人的直接领导,这样能够确保主持人能够有足够的权限进行决议制定。参会人员的替代人员一般从层级二开始需要指定,因为一线人员很多时候都没有下一级了,而且更多时候都是问题提出者,而非决议制定者,所以其缺勤对会议影响不大,而从二级开始由于参会人员都需要承担信息分享、问题传递职责,因此他们的替代者一般是其直接下属,也有就是同部门职责的同事,确保不会因为缺席而造成的信息传递中断。所以加入替代人员后,那么还是以生产这条线的层级会议与会人员清单更新如下:
上表就是一张层级会议与会人员清单,这里面都是只是通过职位来举例,在正式的与会人员清单中,除了列明具体的职位外,还需要列出具体人员姓名,确保每一个层级会议都有明确的与会人员。
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