日常工作中，经常会有人来工商局查询企业档案，档案的管理与查询服务是工商部门的法定职能，那么档案谁能查，怎么查，需要注意什么？小助手学习后，整理成文并分享给大家，希望能对工作有所帮助，如有疏漏，欢迎指正。
本文依据为《中华人民共和国档案法》、《保密法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业法人登记档案管理办法》、《企业登记档案资料查询办法》、《企业登记程序规定》、办函字[2002]第6号《国家工商行政管理总局关于对商请将审计机关列为查询企业档案不交费单位的复函》、国务院令〔2000〕281号《违反行政事业性收费和罚没收入收支两条线管理规定行政处分暂行规定》、财综[2008]44号《财政部国家发展改革委关于提供政府公开信息收取费用等有关问题的通知》、发改价格[2008]1828号《国家发展改革委、财政部关于行政机关依申请提供政府公开信息收费标准及有关问题的通知》、黑价联〔2012〕94号《黑龙江省物价监督管理局黑龙江省财政厅关于行政机关依申请提供政府公开信息收费标准及有关问题的通知》、财税〔2017〕20号《财政部国家 发展改革委关于清理规范一批行政事业性收费有关政策的通知》等法律法规、部门规章和规范性文件。
一、工商登记档案是什么？
工商登记档案是指工商行政管理机关作出的登记相关行政行为中直接形成的对工商机关及企业有价值的计算机数据及书式文件记录，档案形成后，属于国家所有，档案所有权不属于档案所记载的企业。
二、工商登记档案的类别
企业登记档案资料的查询,分为机读档案资料查询和书式档案资料查询。
机读档案资料包括企业登记事项、企业登记报批文件、企业变更事项、企业注销(吊销)事项、监督检查事项。
书式档案资料包括核准登记企业的全部原始登记档案资料。
因此，基层单位对以上机读档案范围中的资料均应做到能够机读，这是基层局档案管理部门的职责。
三、工商登记档案保管和查询的依据
工商档案中，电子档案目前已经通过国家信用信息公示系统进行公示，属于主动公开的档案，书式档案属于依申请公开的档案。
《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条，《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。
《企业法人登记档案管理办法》第十七条，各级工商行政管理机关应努力开发、利用企业法人登记档案的信息，适应企业法人登记管理的需要。
四、工商档案查询的三种情形
日常工作中，工商档案查询有三种情形：
一是企业本身查询本企业档案；
二是公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关查询企业档案；
三是其他组织或个人查询其他企业登记档案。
对这三类情形，分别有不同的要求。
1.企业查询本企业的档案资料时，无明确禁止性规定，前文表述了工商机关有对外提供查询服务的职责，依据法无禁止皆可为的原则，对行政相对人的申请，应依法予以查询，并依法收取相应的费用。
2.公检法等机关人员持工作证件及公函查询函列书式档案，因民事案件而查询的，应收取查询费，其他行政、刑事等案件查询的，不收取查询费。
3.其他组织或个人查询企业档案的，因企业档案中的个人信息属于个人隐私、章程中章定条款等相关经营信息、股权转让价款等投融资详细信息等可能属于企业的商业机密，国有企业的档案信息等可能含有国家秘密，这些信息形成国家档案后，仍应保密。
所以企业登记材料如涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，不经国家保密机关解密或被查询企业和个人同意的，企业登记机关不应对外公开。对一些重大、敏感的信息，如无法确定是否属于国家秘密，应请示省级以上保密行政管理部门确定。
如查询人是律师，需持律师证，持立案证明查询证明所载的其当事人企业的登记档案，未经第三方企业允许，同样不能查询第三方企业档案。
除此之外，档案应应经本机关有关领导批准后公开。违反档案管理规定扩大公开范围，极易为工商机关带来涉诉风险。
五、档案查询的几个不公开
1.内部文书不公开，即只要不是企业提交的文件，无论是否有登记机关人员签字的，均不公开。
只有工商机关涉行政诉讼时才可提供给公检法等机关。内部审核文书如有泄露，工商机关将面临极大的被诉风险，律师等机构索要内部审核文书，除作为对工商登记机关起诉的证据外，别无他用。
在实际工作中，还发生过银行、社保等部门要求企业向我局索取内部审核文书的情况，类似这种无理要求应当坚决拒绝。
2.没有授权不公开，对律师、股东、债权人、会计师事务所等机构、没有被查询方书面明确授权的，不公开。当前一些律师认为企业登记档案属于政府信息公开范畴，不含任何秘密，应当全部公开。实际上这些律师是将书式档案和登记事项混为一谈，认为法定登记事项公开，书式档案就应该公开，这是对具体业务不了解的表现，实际上登记事项和书式档案内容不能划等号。
曾有律师界人士对此提出过诉讼，经查，未见胜诉案例。
3.没有公函不公开，公检法等机关查询，必须有证有函，函载查询范围明确，三个条件都具备才可查询。
4.领导不同意不公开，属于依申请可公开范畴的信息，也应经主管领导同意后方可查询、复制。
六、收取和免除费用的标准和依据
《企业登记档案资料查询办法》第十条，查询、复制企业登记档案资料，查询人应当交纳查询费、复制费。公、检、法、纪检监察、国家安全机关查询书式档案资料不收费（不包括民事案件）。
所以，工商机关对管理的档案对外提供阅览、复制和摘录均属于法定职责，但不是无条件服务，此类服务需要遵循法律法规及总局相关文件的规定，并依据物价部门批准的标准收费。
《政府信息公开条例》规定，政府机关可以收取检索、复制、邮寄等成本费用，不得通过其他组织、个人以有偿服务方式提供政府信息。行政机关收取检索、复制、邮寄等成本费用的标准由国务院价格主管部门会同国务院财政部门制定。
而国务院财政部门的文件中将制定权交给了省级价格主管部门会同财政部门确定。
而黑龙江省为例，应依据黑龙江省物价局 黑龙江省财政厅联合发文的黑价联〔2012〕94号文件规定收取费用，即：
行政机关依公民、法人或者其他组织的书面申请提供本机关主动公开信息范围以外的政府公开信息，可以向申请人收取检索费、复制费和邮寄费。检索费每件次1元；复制费纸张类单面每张（A4纸型）0.5元，磁盘、光盘类自备的不收取费用，由公开信息单位提供的按实际购买价格收费；邮寄费按邮政资费标准执行，邮寄方式由双方协商确定。
因此，工商机关应依法行政，开具合法收费票据。擅自减免收费违反国务院令，可能造成国有资产流失，增加收费或以指定中介机构复印等有偿服务方式变相收费亦不合法。
但，为切实减轻企业和个人负担，促进实体经济发展，经国务院批准，财政部与国家发改委出台文件规定，2017年4月1日后，政府机关应当提供检索，复制（含案卷材料复制费），邮寄服务，均不得收费。当然也不得指定中介机构复印等方式变相收费。
但目前，各级各地工商机关有的依据法定许可收费，有的超出法定标准收费，还有的不收取查询费，只收取复印费，甚至还有的不收查询复制费，但指定外部中介机构代为复印，由第三方机构向申请方收取复印费。各地管理较为混乱，4月1日后，需要各级政府机关依据财政部和国家发改委文件积极贯彻落实文件规定，总局及财政、物价部门应积极、严格监管，规范地方政府部门违法收费和变相收费行为。
小助手对档案管理工作学习尚浅，仅依据所知的依据整理成文，必定存有疏漏，在此欢迎读者指正。
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