【彩云档絮】07-档案收集

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作者：归旭辉

一颗尘埃有它生命的轨迹一粒星火有它散发的微光一个档案员有她独有的温热三人成行皆为吾师而为学愿为一絮遨游在档园一隅集絮成裘  聚裘成花交流互享  乐在彩云档絮

【07】档案收集

不管纸质、电子还是实物，档案的移交与收集，是我们档案人经常要面对的一个难题或者瓶颈。一起来看看同伴们档案收集工作中遇到的具体情况。

问：你好老师，冒昧打扰一下。我是档案小白一名，现在公司成立综合档案室进行收集归档工作，但是有些部门人员觉得自己留档查找更方便，我想问问这种情况应该怎么办呢？感觉大家好像都觉得这个工作就很简单，自己部门能干，为啥要移交？

答：既然是公司行为，那就要服从和执行公司安排，毕竟档案归属于公司，不是个人物品。

问：嗯嗯，好的老师。那像合同归档的话我们怎么把控呢？OA流程应该怎么走？流程需要走到档案管理员这里吗？

答：需要，流程在系统里归档到档案员这里，便于跟进。

问：老师还有一个就是，那像合同是定期归档呢？还是流程走到档案员这块后就要随时归。

答：这个要看公司是怎么规定的，根据公司要求执行。也可以根据工作需要进行建议，目的是及时收集，保证这类档案收集齐全。

上面的对话信息，可以概括、归纳为以下两个问题：1、档案组织、体系建立之初，如何普及和强化档案移交意识。

2、如何构建档案收集框架、规范档案收集程序。其实，档案移交无意识、档案收集无管控是企业档案收集管理中普遍存在的现象，不仅存在于档案管理初具雏形的企业中，档案管理体系运行已久的企业也难以避免。主要表现在如下方面：1、档案收集制度不完善，程序不规范，甚至未建立专门的档案收集制度和程序，专/兼职档案管理人员不知从何入手进行档案收集。2、业务经办人无档案移交意识，不知道哪些文件该自存，哪些文件该移交企业档案管理部门归档。或者明知道需要移交归档，却以业务方便为由而自我保存。而这样很容易造成因保管不善，或相关人员流动频繁而遗失重要档案。3、企业管理层档案移交、管理意识淡薄，不单不带头积极主动配合移交档案，还影响到团队档案移交的力度和效果。从而使档案收集工作难以开展和推进。那么，面对问题，我们该如何应对，从何入手做好档案收集工作呢？根据在实际工作中遇到的情况及问题归纳，我们尝试从三个方面来寻求解决途径。1、建立档案收集制度☆ 确定档案管理模式：是集中归档管理，还是分级收集归档管理。☆ 指定管理部门，组建档案收集管理人员架构，建立档案收集管理责任制。☆ 划定归档范围，确定档案收集内容。☆ 规定档案收集时间与期限：是按年度、季度、月度收集，还是根据业务需要灵活时间归档。☆ 明确收集要求：是由移交人/部门按档案管理要求整理好后交档案管理人/部门，还是仅列清单、与实体及电子档案对应，交由档案管理人/部门整理归档。☆ 设定交接表格模板：如日常档案交接表、专业档案交接表、批量档案交接表等，以便团体统一且便于实施。2、规范档案收集程序☆ 交、接双方提前沟通确认档案移交的时间、地点、内容和方式。☆ 交、接双方现场检验、核对移交档案内容和状态，并签字确认。☆ 交接单一并归档管理，以备后期查证和追溯。3、强化档案收集意识☆ 加强档案管理（含档案收集）制度宣贯，普及档案收集管理基本常识。☆ 以通知或其它形式，年度提醒各部门按规定进行档案移交。☆ 管理层重视，以身作则、日常强调，带领团队自上而下做好档案移交/收集工作。☆ 业务经办人/部门舍“小我”、顾“大我”，强化集体意识和档案移交意识，遵守规定，落实执行档案交接制度，使企业档案趋于集中和完整。当然，档案收集管理过程中遇到的问题不仅限于如上所述，需要我们在实际工作中不断学习和改进，循着“制度先行、规范程序、强化意识、推动落地”的原则，因时、因地制宜制定措施，发现问题、解决问题。

2022年8月6日于郑州

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作者简介：

归旭辉，企业档案人，出品【我的小小档案经】系列篇。业余爱好诗歌与随笔，有《狼》、《菊花》、《故乡》等作品发表。系列篇【成长笔记】、【彩云档絮】创作中。脚踏实地，仰望星空！点滴墨痕，留住时光！

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