前言
订单处理时间是指从企业需用部门提出物料请购申请，到供应商接受订货到发运交货，并包括受理企业收到货物后反映的处理单据的全过程所花费的时间。物料控制员应该尽量控制订单处理时间，减少订单处理时间，从而缩短整个订单时间，降低订单成本。订单处理主要分为五个阶段：请购裁决、订单传递、下达指令、备货整装、制单发运。具体步骤如下图所示。
1.请购裁决控制
为了使采购裁定顺利进行，需要物控部门和采购部门应注意以下控制点：
（1）适当的请购人。采购所需的内容是最清楚最明确的使用部门或协同管理部门。要求购买的这些部门的内容和附属条件应该是最能正确的表达。如果是其他单位提出的，难免会发生“过与不及”的缺失。
（2）以书面的方式提出。物料的采购有时涉及到相当复杂的内容。如果对要求的只停留在口头上，那不仅容易出现沟通错误，今后在验收时会与实际需要有差距，因口说无凭，增加纠纷。因此，如果“请购单”要求的所需物料的名称、规格、料号、数量、所需日期等能使请求方的请求趋于明确和彻底。
（3）确定需求的内容。即确定物料在质量上的一些状况，包括物料的成分、尺寸、形状、强度、精度、损耗率、不良率、颜色、操作方法、维护和其他特性，材料的位置、姿态等。
（4）用规格说明需求的层次。要求物料在质量要求层次可以在以规格表明，质量的形式有多种，包括标签或商标、形状或尺度、化学成分或物理特性、生产方法或制作方法、市场等级、标准规格（CNS、JIS、ANSI、DIN……）、样品、蓝图或规格、性能或效果、用途等。
（5）预算限制。需求的内容和层次往往与请购人的预算有着密切的关系。所以在提出请购之前，一定要计算好必须支付和愿意承担成本的上下限，这样才不会超出预算范围。
2.订单传输控制
最有效的措施是使用电子数据交换技术。电子数据交换（EDI）是使用国际标准协议和固定数据格式的国际标准协议和固定数据格式，可以减少文件制作费用，加快作业进行。也就是说商业往来文件，如询价单、报价单、订购单、发货指令单、发货通知、发票等单据等标准化的档案格式，无须人为介入和纸质文件传输，直接采用电子的形式，通过计算机通信网络，在企业间进行计算机传输。当企业之间进行日常交易时，可以将公司内部的数据格式转换成标准格式并传输给目标；对象的计算机接收到信息后，转换和处理联合数据的内部数据格式。使用EDI可以减少数据输入的次数，减少人为错误，提高文件处理的效率，使企业掌握制胜的先机。
3.下达指标控制
指标数量是供应商执行订单的开始。一旦订单被接受，合同就成立了。下达指标的控制主要包括：
（1）订单审核控制。订单审核是发布指令的首要步骤。产品名称、规格、包装、数量、价格、交货时间、运输条件、付款方式和所需单证等要逐项审查，并且注意有没有特殊要求。一旦接受订单，就要严格执行，以保证合同的严肃性，并忠实履行合同，树立企业信誉，为扩大产品销售奠定基础。其控制的要点是下级审核的权力，允许一线人员拥有审核权。同时，审查的自动化也是一种重要的控制方法，如使用电子自动订货系统（EOS）。
（2）成效通知控制。下达指示的具体做法，是对执行合同的各个有关环节，发出成交通知。可以通过两种方式告知：一种方法是出示合同复印件，分发相关部门；另一种是在固定格式通知通知书中填写合同内容。不管哪种方式，一定要复制正确。因为交易告知是各部门工作的基础，稍有差错，很快就会影响合同的执行，甚至造成不可挽回的损失。交易通知发出后，一旦发现错误，必须更改正式的书面通知，避免口头通知，造成混乱。它的简化点是加快制作和传输速度，可以使用传真、电子邮件等方式。当然，最理想的是利用电子数据自动交换系统（EDI）来实现数据的实时交换。
4.备货整装控制
（1）库存检查。接受订单时，首先要明确合同履行的是库存还是加工生产。如果是前者，库存管理部门根据交易通知核对库存，按单配货；如有缺货，需要提交给发出交易通知的部门，再单独安排生产，然后入库。如属后者，则一并通知生产管理部门，按照合同安排生产。
（2）交通运输安排。根据交易条款，根据货物种类和出货地点，选择运输工具和运输路线，预定装载量，并通知库存或加工生产部门作出运输日期安排。
如果国际运输货物需要签订合同，则签订合同。
（3）整装备运。按照合同要求，对库存货物或加工生产完毕的货物仍须包装整理，进行包装整理，加刷标记，检验，做好发货准备，安排发货运输工具。出口货物需要办理各种单证，及时办理申请手续，需要办理保险者办理保险。
5.制单发运控制
先做发货单，申请与货物相关的各种单据和运输凭证以便收取货款。对于出口货物，必须注意合同要求，不能有疏漏，申请用国外信用证支付的必须仔细审查信用证，才能发运。货物的装运必须符合合同的要求，这样既能保证货款的收回，又能与客户的各种安排紧密衔接，有利于进一步的业务开展。通知接货人前一定要确保按时、按质、按量安全发运。
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