组织架构图
开始分区管理后,仓库各岗位的职责有了不少变化。王二觉得组织架构需要重新进行调整。跟人事部门要来了仓库的工作职责,仔细研读一番。
1、仓储管理
(1)管理商品验收入库、仓储保管、发货配送等作业,确保物资交付能够满足客户需求。
(2)制定盘点计划并执行,保障商品库存数量的准确性。
(3)商品及作业工具设备的财产安全、存储安全管理。
(4)仓储规划、仓库设计、货位管理、条码管理等。
(5)门店(客户)退货验收及入库。
2、物流配送
(1)到货运公司提取到货、发货等作业。
(2)协调货运公司上门取货。
(3)与货运公司进行货物交接、解决差异。
(4)综合协调仓库发货进度,向门店及时反馈发货信息。
3、理赔管理
(1)门店报废产品接收、验收入库及登记。
(2)门店理赔产品的保管、返还、退回作业。
(3)部分产品的初步理赔鉴定。
4、其他工作
(1)制定并完善本部门各项工作流程及管理规定。
(2)仓库行政后勤事务、员工食宿、员工考勤、库容库貌维护等。
(3)物流车辆管理。
(4)公司领导交办的其他临时性工作。
依据部门职责,王二用Visio绘制了仓库的组织架构图。
看着自己画的组织架构图,王二兴奋的半夜没睡着觉:哇哈哈……,咱老王也有一天被画到最上面了!
岗位说明书的制定
组织架构调整了,岗位职责就需要重新梳理。王二尽管是IT专业人士,好歹十多年前闲着没事,考过人力资源管理师的证,也算个半吊子HR。呵,果然没有白花的钱、没有白读的书、没有白考的证。终于用上了唉!
王二根据岗位说明书的内容需求,大笔一挥,哦哦,又挥了三次,制作了工作说明调查表。一气打印了二十多份,让大家自己回家填。
1、你工作的综合目标是什么?
2、详细描述工作的具体内容,如果可能,写清楚你是如何做的?对你认为最重要和最困难的职责进行说明。具体职责类型如下:
(1)日常性职责:每天的常规性工作。
(2)定期性职责:每周、每月或其他常规性间隔需要完成的工作。
(3)不定期的职责。
(4)履行这些职责大约每天平均要花多少时间。
(5)你认为当前安排的工作中,不必要做的有哪些。
(6)你认为当前在做的工作中,哪些不应该包括在自己的职责中。
3、完成当前这些工作,需要什么样的教育程度(不是你本人的教育背景),从初中及以下、高中、中专、大专中任选一个。
4、完成当前这些工作,需要什么样的工作经验,你是否有工作标准(比如,每小时拣货多少种)。
5、列举你从事现在工作所需的所有技能。
6、简要描述定期使用的机器、工具、设备。
过了两天,王二兴冲冲地收上大家的表格,准备趁热打铁,直接编写岗位说明书。不看不知道,一看吓一跳,世界真奇妙!大家都写了,平均起来,每页纸上字数不超过50个,还得包括自己的名字。
王二心里腹诽,大家平时偶尔抱怨劳动强度大,说起来一套一套滴,咋就写这么点涅。想想大家的文化基础:平均中专以下,没文化真可怕!
王二决定不让大家自己写了,纯粹瞎耽误功夫,口述总行了吧,俺倒霉当速记员。于是,王二每个岗位各确定了一位年纪比较大,工作经验丰富,能说会道的员工。泡上自己的好茶,让大家讲,王二记录。
根据大家的描述,剔除牢骚、表扬与自我表扬等不和谐的内容,王二结合自己在仓库的观察,制作了几个岗位的工作职责说明。以库管为例,大体是这个样子滴。
1、到货入库
(1)到货由装卸组卸车后,清点件数。若货运公司需要回单,当时点清或留回单打收条;若需当时签单,先观察外包装是否完好,在备注里注明“外包装完好,内物不详”。
(2)清点时必须注意整箱货物再次封箱的情况(可能会有破损、数量差异);散箱必须仔细清点,看清是否有压坏、生产日期过长等问题。如有破损,及时向采购部门说明并解决索赔问题;如有数量及型号差异,通报采购部门。
(3)到货清点完成,到货清单与ERP里打印出的入库单核对,注意相近型号。有实际到货与入库单不符的,需用醒目标识标记出来,避免订单处理员入库错误,入库后需要和采购负责人说明。
2、发货出库
(1)门店发货。按拣货单编号由小到大的顺序进行,发货时注意型号相近商品,避免混淆。与其他区域协同,不影响装箱组工作进度。
(2)客户发货。发货时注意货物的新旧,包装是否完好。不发包装破损,老包装货物。同一商品包装一致。
(3)无法发货商品,在拣货单上进行标识;发货完成,在拣货单上签名。
3、存储管理
(1)按自己区域制定的盘点计划及时盘点,每个月必须盘点一遍,盘点完成后结果报分管的仓储主管。
(2)发现库存差异一个工作日内进行处理,不得瞒报;不能发货商品,及时通报经理报废。
(3)货架上定时补货,到货放错货位的及时规整,同一种商品放置位置不得超过两处;保证货物通道畅通,便于拿货及先进先出。
(4)自己区域卫生每天清扫,定期清理商品上的灰尘。
4、退货处理
(1)收到退货按规定时间处理,清点时打开包装逐一检查,确认商品完好。
(2)实收到的商品,要与ERP中审核通过的退货单核对,公司未批准退货的商品直(3)按实收商品,核对ERP里的退货单,明确标识出差异,请订单处理员入库。入库后,核对入库单。
王二完成了各岗位的工作职责说明,设计了岗位说明书模板。
将相应的项目填充完整后,利用每天中午时间,按岗位逐一培训。参加培训的员工要求在签到表上签字,确认已清楚理解岗位职责,且无异议。前后用了十天的时间,才算完工。
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